Da die meisten von uns auf Videokonferenzplattformen umgestiegen sind, sind Meetings für viele zu einem überwältigenden Unterfangen geworden. Die physischen Büronotizen wurden durch geplante Besprechungen ersetzt, und der Übergang war für viele nicht einfacher.
Glücklicherweise bietet Zoom, der führende Anbieter von Videokonferenz-Tools, eine Menge einfach zu beherrschender Funktionen, die die Planung von Besprechungen erheblich vereinfachen. Heute werfen wir einen Blick auf die wiederkehrenden Meetings von Zoom und sagen Ihnen, wie es Ihre tägliche Arbeit erleichtert.
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Inhalt
Was ist ein wiederkehrendes Meeting?
Zoom hat sein Bestes gegeben, um die wesentlichen Elemente des Büroalltags nachzubilden. Es ermöglicht Ihnen, ein Meeting im Handumdrehen zu starten, eines für einen späteren Zeitpunkt zu planen und sogar wiederkehrend zu machen.
Das letzte Stück — Wiederkehrendes Treffen — ist das Thema, mit dem wir uns heute beschäftigen. Für Anfänger kann die Einführung in einen ganz neuen Begriff etwas entmutigend erscheinen, aber seien Sie versichert, dass Sie nicht viel tun müssen, damit es funktioniert. Eine wiederkehrende Besprechung bedeutet einfach, dass die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal oder mehrmals stattfindet.
Betrachten Sie es als ein monatliches Budget-Meeting – ein Ort, an dem jeder Buchhalter in Ihrem Unternehmen mitmacht und seine individuellen Bilanzen teilt. Es könnte auch ein vierteljährliches Planungsmeeting sein, das hilft, dem Unternehmen eine Richtung für das nächste Quartal zu geben.
Wenn Sie eine Besprechung wiederholen, erstellt Zoom einfach viele Instanzen derselben Besprechung an den ausgewählten Daten. Es kopiert einfach die Daten aus dem ursprünglichen Meeting und fügt sie in andere Slots ein. Sie können die Dauer der Besprechungen und auch die Tagesordnung festlegen, um allen Teilnehmern das Ziel der Besprechung klar zu machen.
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Wie richte ich ein wiederkehrendes Meeting in Zoom auf dem PC ein?
Wie wir besprochen haben, geht es bei Zoom darum, normalen Bürobesuchern den Übergang zu erleichtern, was direkt zu einer weniger überladenen Benutzeroberfläche und vielen Optionen führt. Bei wiederkehrenden Besprechungen haben Sie die Wahl, sie über Ihren PC oder Ihr Telefon zu planen, und Sie können auch aus verschiedenen Kalender-Clients auswählen. Nachdem wir die kleine Einführung aus dem Weg geräumt haben, kommen wir gleich dazu.
Sie benötigen die Zoom-Desktop-App, um loszulegen. Wenn Sie die Anwendung nicht haben, rufen Sie das offizielle Zoom-Portal auf , melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen an und laden Sie den Desktop-Client herunter. Nachdem die Installation abgeschlossen ist, starten Sie sie und melden Sie sich an. Klicken Sie nun auf die Option „Planen“.
Sobald der nächste Bildschirm angezeigt wird, machen Sie das Meeting einfach zu „Wiederkehrend“, indem Sie die Option ankreuzen.
Nachdem Sie die Besprechung wiederholt haben, haben Sie die Möglichkeit, einen Kalender auszuwählen. Zoom bietet hier drei Möglichkeiten – „Microsoft Outlook“, „Google Kalender“ und „Andere Kalender“.
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Microsoft Outlook
Microsoft Outlook diente lange Zeit als Standard-Kalenderanwendung für Profis. Es ist einfach zu bedienen, bietet robuste Funktionen und kann in einen E-Mail-Client für nahtloses Hin- und Her integriert werden. Wenn Sie ein Microsoft Outlook-Benutzer sind, überprüfen Sie die Option und klicken Sie auf "Planen".
Sobald Sie dies tun, nimmt Zoom den Kontakt mit der Desktop-Anwendung auf und bietet Ihnen die Möglichkeit, das Meeting als wiederkehrendes Ereignis festzulegen.
Klicken Sie dazu auf „Wiederholung“, sobald Sie sich in der Microsoft Outlook-Anwendung befinden. Sie können die Terminzeit – Startzeit, Endzeit und Dauer – festlegen, das Muster des Meetings ändern, auswählen, wann es wiederholt wird, einen Datumsbereich für das Meeting festlegen und vieles mehr.
Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "OK". Speichern Sie schließlich das wiederkehrende Meeting, indem Sie auf das Symbol "Speichern" in der oberen linken Ecke klicken.
Google Kalender
Google Kalender ist eine äußerst beliebte Kalenderanwendung. Im Gegensatz zu Microsoft Outlook benötigt Google Kalender keine Desktop-Version, um einwandfrei zu funktionieren, da die Web-Version die Aufgabe genauso effizient erledigen kann. Um zu Google Kalender zu gehen und den Vorgang abzuschließen, müssen Sie lediglich die Option "Google Kalender" in der Liste mit drei Elementen aktivieren und auf "Planen" klicken.
Sie werden sofort zur Kalender-Webseite weitergeleitet.
Sie müssen sich mit Ihren Google-Anmeldedaten anmelden. Sobald Sie dies tun, wird der Kalender mit den bereits vorhandenen Zoom-Meeting-Details geöffnet. Danach müssen Sie auf das Dropdown-Menü direkt unter den Datums- und Uhrzeitoptionen klicken. Dort müssen Sie die Wiederholung des betreffenden Meetings auswählen. Es gibt einige Voreinstellungen – täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich – um Sie auf den Weg zu bringen, aber Sie können auch einen neuen Zeitplan hinzufügen, indem Sie auf die Option „Benutzerdefiniert“ klicken.
Überprüfen Sie Ihre Auswahl noch einmal und klicken Sie zum Abschließen auf "Speichern".
Andere Kalender
Wenn Sie etwas anderes als Microsoft Outlook und Google Kalender verwenden, können Sie diese Option verwenden, um Ihre Termine zu speichern.
Im Gegensatz zu den beiden vorherigen Optionen löst dies keine Aufrufaktion aus und erstellt nur eine lokale ICS-Kalenderdatei. Sie können die Datei in Ihrer bevorzugten Kalender-App öffnen, um den Rest des Vorgangs durchzuführen.
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Wie richte ich ein wiederkehrendes Meeting in Zoom auf dem Handy ein?
Desktop-Benutzer haben im Allgemeinen Zugriff auf viele zusätzliche Vorteile, aber glücklicherweise gehört die Möglichkeit, ein wiederkehrendes Meeting zu erstellen, nicht dazu. Sie können sowohl auf Android als auch auf iOS ganz einfach ein wiederkehrendes Meeting erstellen. Im Gegensatz zum PC werden Sie hier direkt zu Ihrer Standard-Kalender-App weitergeleitet.
Nachdem Sie sich bei der mobilen App angemeldet haben, tippen Sie auf "Planen".
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf "Wiederholen".
Wählen Sie aus fünf Optionen – täglich, wöchentlich, jede zweite Woche, monatlich und jährlich.
Nachdem Sie den Wiederholungsrahmen ausgewählt haben, können Sie auch auf „Wiederholung beenden“ tippen und das Enddatum des wiederkehrenden Meetings auswählen.
Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "Fertig".
Diese Aktion würde Sie zu Ihrer Standard-Kalender-App führen und um Erlaubnis bitten.
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Google Kalender
Nachdem Sie in Google Kalender gelandet sind, tippen Sie unter den Datums- und Uhrzeiteinstellungen auf "Weitere Optionen". Tippen Sie auf „Wird nicht wiederholt“, um aus Voreinstellungen auszuwählen – täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich – oder legen Sie einen benutzerdefinierten Wiederholungsplan fest. Überprüfen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf "Fertig".
Microsoft Outlook
Wenn Microsoft Outlook Ihr Standardkalender-Client ist, tippen Sie auf „Wiederholen“ und wählen Sie Wiederholungsoptionen aus. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, tippen Sie auf das kleine Häkchen in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie abschließend auf 'Speichern' und beenden Sie den Vorgang.
Wie lösche ich ein wiederkehrendes Meeting?
Haben Sie Ihre Meinung zu einem bevorstehenden wiederkehrenden Meeting geändert? Machen Sie sich keine Sorgen, das Löschen einer wiederkehrenden Besprechung ist einfacher als Sie vielleicht erwarten.
PC
Um ein wiederkehrendes Meeting von Ihrem PC zu löschen, melden Sie sich zuerst beim Zoom-Desktop-Client an. Gehen Sie nun zur Registerkarte "Meetings", um das bevorstehende wiederkehrende Meeting anzuzeigen. Klicken Sie dann auf "Löschen".
Klicken Sie abschließend auf "Ja", um zu bestätigen. Sie können das Meeting auch innerhalb von 7 Tagen nach dem Verwerfen wiederherstellen.
Handy, Mobiltelefon
Starten Sie auf dem Handy zuerst den Zoom-Client und melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen an. Sobald Sie drin sind, gehen Sie zum Tab "Meetings" und suchen Sie das wiederkehrende Meeting, das Sie löschen möchten.
Tippen Sie auf , um die Eigenschaften anzuzeigen, und klicken Sie auf "Löschen".
Bestätigen Sie die Warnung und klicken Sie auf „Meeting löschen“.
Was sind die Vorteile von wiederkehrenden Meetings?
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie ein wiederkehrendes Meeting einrichten, möchten wir Ihnen einige Gründe nennen, warum Sie Ihre Routinen in "Wiederkehrend" aufnehmen sollten.
In erster Linie ist die Planung eines wiederkehrenden Meetings viel einfacher, als die Arbeit immer wieder manuell zu erledigen. Legen Sie beim ersten Mal ein wenig Arbeit ein und machen Sie sich keine Sorgen mehr, Ihre Besprechungen nicht pünktlich durchzuführen.
Darüber hinaus sind wiederkehrende Meetings ideal für Kontinuität. Es ermöglicht den Teamleitern, mit dem Bodenpersonal in Kontakt zu bleiben und bei Bedarf eine helfende Hand auszustrecken. Durch die Gewährleistung des Engagements ist es möglich, die Produktivität des gesamten Teams zu verbessern.
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