Wir alle erhalten unzählige E-Mails. Von Managern bis zu ihren Mitarbeitern, Kollegen, Newslettern von verschiedenen Diensten, die Sie abonniert haben, und was nicht!
Das Durchsuchen solch umfangreicher E-Mail-Daten ist Zeit- und Energieverschwendung. Warum nicht überdenken, wie Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten?
Wussten Sie, dass Sie Ihre E-Mails mit ein paar einfachen Tricks planen können?
Nehmen wir an, Sie erhalten durchschnittlich hundert E-Mails pro Tag, von denen nur die Hälfte wichtig und der Rest „Junk“ ist. Falls Sie mit wiederholten Spam-/Junk-Mails konfrontiert werden, verwenden Sie Junk-Dateien, um den größten Teil des Spams zu erfassen, und scannen Sie ihn zweimal täglich, um unerwünschte E-Mails loszuwerden. Es wird dreißig Prozent des Mülls aus Ihrem Posteingang reduzieren.
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Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, werden Sie feststellen, dass ein Viertel der E-Mails Sonderangebote, Rabattangebote, weitergeleitete Witze oder Werbemitteilungen sind. Im Grunde E-Mail-Marketing-Zeug. Es ist ein Verkaufstrick, um mehr Kunden zu gewinnen. Priorisieren Sie Ihre E-Mails daher in Unterkategorien, um den Posteingang zu organisieren. Es ist einfach, E-Mails im Notfall herauszufinden oder die mehreren E-Mails zusammen zu löschen.
E-Mail ist kein sofortiges Kommunikationsmittel. Dafür nutzen wir Handys und Instant Messaging. E-Mail ist gut für Unternehmen, bei denen Sie keine sofortige Antwort benötigen. Lassen Sie also nicht zu, dass andere Ihre Arbeit behindern. E-Mail-Benachrichtigungen und Pieptöne unterbrechen Ihre Konzentration, können Sie in Besprechungen und Gesprächen ablenken. Schalten Sie die Vibration des Telefons oder das akustische Signal für jede neue E-Mail aus.
Sie würden nie alle Werbe- und Werbe-E-Mails lesen wollen. Melden Sie sich von den unnötigen ab. Es ist ein einfacher und schneller Prozess. Um Newsletter abzubestellen, die Sie nicht möchten, loggen Sie sich in Ihr E-Mail-Konto ein und suchen Sie in den Mailern, die Sie satt haben, nach "Abbestellen". Überprüfen Sie die Suchergebnisse und entscheiden Sie, mit welcher E-Mail Sie fortfahren möchten. Sie können auch www.unroll.me besuchen und sich von den Newslettern abmelden, die Sie löschen möchten. Es organisiert den Posteingang mit verschiedenen Kategorien und Ordnern.
Wenn Sie eine Warnung oder Benachrichtigung erhalten, sind Sie unkonzentriert gegenüber Ihren Verantwortlichkeiten. Obwohl die Berücksichtigung Ihrer E-Mails in der geplanten Zeit Ihnen bei dringender Hilfe sowie bei der Pflege und Aktualisierung Ihres Terminkalenders hilft.
Sie können Ihre E-Mail auch für Notfälle erstellen, indem Sie Ihre Kontaktnummer aktualisieren und eine geeignete Zeit angeben, um Sie zu erreichen. Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung können Sie Ihre E-Mails auch stündlich für zehn bis fünfzehn Minuten abrufen oder Ihre E-Mails 3-4 Mal am Tag abrufen, z. B. morgens, nachmittags und abends.
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Wenn Sie viele E-Mails zusammen erhalten, vergessen Sie möglicherweise, auf die wichtigen E-Mails zu achten, oder Sie können sie manchmal versehentlich löschen, ohne sie zu lesen. Dies geschieht, wenn Sie alle E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten und keine Ordner und Kategorien verfügbar sind, um die E-Mail in die entsprechenden Ordner zu legen. Wenn Sie Junk-E-Mails aus Ihrem Posteingang löschen, werden manchmal arbeitsbezogene E-Mails gelöscht. Sie können sie jedoch aus dem Papierkorb wiederherstellen, aber manchmal wissen Sie nicht, ob Sie dies getan haben!
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Jeder hat seine eigene Art, mit seinen Sachen umzugehen. Dies ist nur ein Vorschlag, wie Sie Ihre E-Mails effektiv verwalten und wie Sie ihn einfach machen können. Sie können jedoch ein System finden, das für Sie funktioniert.
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