Produktivitätstipp: Verwenden von IFTTT zur Automatisierung eines Prozesses – Senden von Twitter-Benachrichtigungen an ein Microsoft Band 2

Microsofts neue und übergreifende Strategie besteht darin, sich zum „Cloud-First, Mobile-First“-Produktivitätsunternehmen zu entwickeln, eine massive Transformation von einem vorherrschenden „Windows-Unternehmen“, wie es jahrzehntelang war. Durch das Angebot einer breiten Palette von Produktivitätslösungen, die auf allen wichtigen Plattformen ausgeführt werden können, ist Microsoft auf dem besten Weg, ein wirklich allgegenwärtiger Anbieter von Produkten und Dienstleistungen zu werden, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu erledigen.

Die Lösungen des Unternehmens funktionieren jedoch nicht im luftleeren Raum. Es gibt eine Reihe von Optionen von Drittanbietern, die dazu beitragen können, die verschiedenen Produkte von Microsoft noch effektiver zu machen. Und da Microsoft hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass die Dinge auf iOS und Android zusammen mit ihrer eigenen Windows 10-Plattform laufen, besteht eine gute Chance, dass Sie all diese verschiedenen Tools mit Ihren bevorzugten Microsoft-Produkten verwenden können, unabhängig von Ihrem gewählten Smartphone.

Ein solches Tool ist IFTTT (was für IF This Then That steht), das im Hintergrund verschiedene Eingaben oder "Trigger" entgegennimmt, sie verarbeitet und dann auf die eine oder andere Weise an ein anderes Gerät oder einen anderen Sensor ausgibt. Während IFTTT über Apps verfügt, die auf iOS und Android und nicht auf Windows 10 (PC oder Handy) ausgeführt werden, ist es in erster Linie ein Dienst, der eine Reihe wichtiger Microsoft-Produkte im Backend unterstützt.

Hier ist eine Liste der Microsoft-Produkte, die derzeit von IFTTT unterstützt werden:

• Eine Note
• Eine Fahrt
• OneDrive für Unternehmen
• Office 365 Business and Education (also Nicht-Consumer-Versionen)
  • Office 365-Kalender
  • Office 365-Kontakte
  • Office 365 Mail

Obwohl die Unterstützung von IFTTT für die Produktlinie von Microsoft begrenzt erscheinen mag, gibt es immer noch viel zu erreichen. IFTTT kann so viele andere Dienste unterstützen (insgesamt sind 305 Kanäle verfügbar, während dieser Beitrag geschrieben wurde), dass Sie vielleicht überrascht sein werden, was Sie tun können. Für mich sticht OneNote als ein äußerst wichtiges Element meines Produktivitäts-Toolsets hervor – OneNote ist der Ort, an dem ich schließlich alles speichere – und so passt IFTTT extrem gut in meinen Workflow.

Der Fall der überraschenden Windows-Insider-Veröffentlichung

Letzte Nacht wurde ich an eine Verwendung von IFTTT erinnert, die für mich als WinBeta-Editor äußerst hilfreich ist. Microsoft hat versehentlich Windows 10 Insider Preview Build 13432 veröffentlicht , und es begann gegen 19:30 Uhr PST mit der Weitergabe an Insider. Vermutlich hat niemand damit gerechnet, dass dieser Build veröffentlicht wird, und so habe ich nicht nach ihm Ausschau gehalten.

Als Redakteur auf dieser Site bin ich zusammen mit allen anderen diensthabenden Redakteuren dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass wir diese Art von Aktualisierungen ankündigen, sobald sie eintreffen. Manchmal werden Builds veröffentlicht, wenn ich der einzige Redakteur auf der Site bin, und manchmal bedeutet das, dass ich genau in dem Moment von meinem Schreibtisch weggetreten bin, in dem Gabe Aul den großen roten Knopf drückt (absichtlich oder nicht). In diesem Fall aß ich ein spätes Abendessen.

Bei WinBeta möchten wir unsere ersten Ankündigungen so schnell wie möglich nach der Veröffentlichung von Builds veröffentlichen, da unser Publikum dies von uns erwartet. Wenn wir 30 Minuten warten, um Ihnen mitzuteilen, dass ein neuer Build verfügbar ist und was dieser Build enthält (und nicht), dann verlieren wir an Wert. Jeder kann Sie Stunden später wissen lassen, was los ist. Eine Verzögerung von 10 Minuten ist für uns zu lang. Es kommt natürlich vor, dass wir bei den Nachrichten nicht der Erste sind und manchmal verspätet sind, aber das gefällt uns sicherlich nicht.

Jetzt, selbst wenn ich auf der Site bin, konzentriere ich mich nicht immer auf Twitter, wo Gabe zum ersten Mal ankündigt, dass ein neuer Build verfügbar ist. Vielleicht schreibe ich Originalmaterial, überprüfe RSS-Feeds oder Reddit oder PRNews oder eine beliebige Anzahl anderer Quellen für aktuelle Geschichten – oder komplett weg von jedem System, wie ich es gestern Abend getan habe. Das Letzte, was ich möchte, ist jedoch, dass mir jemand mitteilt, dass Gabe vor fünf Minuten getwittert hat, dass ein Build veröffentlicht wurde – denn dann muss ich die erste Geschichte schreiben und veröffentlichen, egal wie schnell ich sein mag einen Beitrag zu schreiben dauert ein paar Minuten. Wenn ich sofort nach dem Pushen des Tweets starte, bin ich dem Spiel voraus.

IFTTT und meine Band 2 kommen zur Rettung

Und so fragte ich mich eines Tages, was ist der beste Weg, um zu wissen, wenn Gabe die Nachrichten twittert – besonders wenn ich nicht an meinem Schreibtisch bin und vor allem, wenn ich mein Telefon oder irgendetwas anderes nicht bei mir habe? Die Antwort war einfacher als ich dachte. Das einzige, was ich fast immer dabei habe – bei mir sogar – ist mein Microsoft Band 2 . Das einzige Mal, dass ich es abnehme, ist, wenn ich dusche und wenn es etwas Zeit in dem Ladegerät braucht, das auf dem Schreibtisch in meinem Home-Office steht.

Das war der erste Teil des Puzzles. Wenn ich während der Arbeitszeit meinen Schreibtisch verlasse, habe ich fast garantiert mein Band 2 am Handgelenk. Das Band 2 kann Benachrichtigungen weiterleiten, solange sich mein Telefon in Bluetooth-Reichweite befindet, die so ziemlich überall in meinem Haus ist. Auf meinem Band 2 laufen zwar nicht so viele Benachrichtigungen, aber ich habe ständig Benachrichtigungen für Telefonanrufe, Textnachrichten und Cortana-Erinnerungen.

Das ließ mich die nächste Frage stellen: Gibt es eine Möglichkeit, per Telefonanruf oder SMS benachrichtigt zu werden, wenn Gabe über einen neuen Build twittert? Telefonanrufe werden nicht stattfinden, zumindest nicht ohne weiteres, und sie sind störend. Aber Textnachrichten, jetzt gibt es eine Option, die für mich funktionieren könnte.

How, then, can I get a text message when Gave tweets about a new build? That's where IFTTT comes in, and the process is actually pretty simple. Here's how I did it.

Step 1: log into IFTTT

That's simple enough--I created an IFTTT account well over a year ago and have been using it productively ever since. One thing to remember about IFTTT is that the service requires connecting to various other services (e.g., see Step 2) and granting authorization to do things. If you're worried about such things for security and/or privacy reasons, then IFTTT might not be for you.

Start creating a free ifttt by entering your email address and creating a password.

Personally, I'm okay with it because as far as I can tell, the risks are limited. The OneNote channel, for example, appears to only be able to create pages, not access them, and so it doesn't seem like someone could hack into OneNote through my IFTTT account and do anything other than create new notes. I'd be more concerned if IFTTT was able to read my personal notes and, even worse, copy or publish them somewhere else.

Generally speaking, I'm not worried about what someone can do with the other channels I've connected, such as Facebook or Twitter. At most, those would be embarrassing if someone hacked in and posted something offensive. And of course, IFTTT is just one of many hacking vectors--if I think too much about such things, I'll just stop using technology altogether.

Nevertheless, it's something to keep in mind

Step 2: connect to IFTTT's Twitter channel

Channels are the backend services that IFTTT can interact with in order to accomplish tasks. Connecting to the Twitter channel required login into Twitter and then authorizing IFTTT to access my Twitter account. Note: again, using IFTTT requires access to accounts that you might not want to allow. If you're at all concerned about enabling such access, then you can stop reading, because it's required to do any of this cool stuff.

Connecting to a twitter account.

Note what you're allowing as you authorize ifttt to use your twitter account.

Step 3: connect to IFTTT's SMS channel

The other IFTTT channel that I needed to authorize was the services SMS channel. That required simply entering my cell phone number and then entering a pin that IFTTT sent via text as confirmation. Then, I needed to click through the prompts notifying me that I'd get could charged for any text messages sent through IFTTT.

Connecting to the sms channel.

Note the caveats to connecting to sms.

Step 4: create an IFTTT recipe.

Here's where the magic happens. Next, I created an IFTTT "recipe" that would monitor Twitter for a tweet from Gabe Aul's Twitter account and then pass along the message to phone via text messages. The basic process is depicted below.

The first step is to select create a recipe.

Next, click on "this" and then choose a trigger channel. In this case, i chose twitter.

Choose what kind of trigger you want to start the recipe.

Complete the trigger by entering in the criteria. In this case, i entered gabeaul as the twitter account.

Next, click on "that" and then choose an action channel for the recipe's output. I chose sms in this case.

Choose an action that you want the recipe to perform. I need ifttt to send an sms to my phone.

Complete the action by specifying what you want included. In this case, i want an sms message that includes gabe's tweet.

Finally, confirm that the recipe is correct.

And here's what the completed recipe looks like.

Step 5: turn on text message notification on my Band 2

As I mentioned, that part was already setup, and so I was good to go. The Band 2 provides just enough of a vibration on my wrist to get my attention, but not enough to, say, disrupt my family at dinner.

Ich habe die Nachrichtenkachel in der Gesundheits-App auf meinem Nexus 6p aktiviert. Das Ergebnis: Jedes Mal, wenn gabe einen Tweet schickt, wird mir am Handgelenk gesummt.

Immer wenn Gabe einen Tweet veröffentlicht, wenn das Rezept aktiviert ist, sendet IFTTT eine SMS an mein Handy. Mein Band 2 erhält dann diese Benachrichtigung und vibriert. Ich überprüfe meine SMS, sehe, dass es sich um einen Tweet über einen neuen Build handelt, und laufe zurück an meinen Schreibtisch, um die Veröffentlichung zu starten.

Hier sind einige der Texte, die von ifttt gesendet wurden, als gabe über den neuen Build twitterte.

Ich schalte das Rezept nur ein, wenn es vernünftig ist, einen Build zu erwarten (zB Gabe hat angedeutet, dass ein Build kommen könnte), ich bin der einzige Redakteur und ich weiß, dass ich nicht an meinem Schreibtisch bin, weil ich sonst könnte mit Nachrichten überschwemmt werden. Ich habe das Rezept am Montag aufgrund von Hinweisen eingeschaltet, dass diese Woche neue Builds kommen könnten, und damit war ich fertig.

Aber das ist nicht alles

Natürlich gibt es noch viele andere Rezepte, die Sie erstellen können. Einige andere, die ich verwende, sind die folgenden:

• Erstellen Sie eine Notiz in OneNote, wenn ein Tweet von mir geliked wird.
• Erstellen Sie eine Notiz in OneNote, wenn ich in Facebook getaggt werde.
• Erstellen Sie eine Notiz in OneNote, wenn ich eine neue Statusnachricht in Facebook erstelle.
• Erstellen Sie einen Twitter-Hashtag, den ich zu einem Tweet hinzufügen kann, um automatisch eine Kopie an OneNote zu senden.
• Erstelle eine Notiz in OneNote, wenn ich einen Tweet favorisiere.

Offensichtlich verwende ich IFTTT ziemlich oft mit OneNote, und ich habe eine Reihe anderer IFTTT-Rezepte, die nicht von Microsoft stammen, die ich verwendet habe. Auf der IFTTT-Site gibt es Hunderte (oder Tausende?)

Wenn Sie nach einer guten Möglichkeit suchen, einige Prozesse zu automatisieren, sollten Sie IFTTT ausprobieren. Letzte Nacht hat es sicherlich geholfen, als Build 14342 versehentlich freigegeben wurde, und obwohl mein Abendessen etwas kalt wurde, wurde die Nachricht veröffentlicht. Und genau das soll diese Technologie tun, oder?