Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Gmail -Posteingang zu organisieren und übersichtlich zu halten. Wenn Sie jeden Tag Dutzende oder Hunderte von E-Mails erhalten, müssen Sie sich bewusst bemühen, die Dinge zu organisieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihre E-Mails zu archivieren . Wenn Sie Google Mail verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Arbeit zu erledigen.
So archivieren Sie E-Mails automatisch in Google Mail
Verwenden Sie Labels und Filter, um Ihre E-Mails zu archivieren
Um Ihre E-Mails automatisch in Gmail zu archivieren, müssen Sie bestimmte Labels erstellen . Sie können diese Labels dann verwenden, um Filter zu erstellen, die Ihre E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben. Stellen Sie sich diesen Ordner als das Archiv für diese bestimmte Kategorie von E-Mails vor.
So archivieren Sie E-Mails automatisch mit Labels und Filtern
- Gehen Sie zu Google Mail und wählen Sie Einstellungen aus .
- Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen .
- Wählen Sie die Registerkarte Etiketten aus.
- Scrollen Sie dann nach unten zu Etiketten und wählen Sie Neues Etikett erstellen aus.
- Fügen Sie den Namen des neuen Etiketts hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche
Erstellen .
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- Öffnen Sie dann eine der Nachrichten, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie auf Weitere Optionen ( die drei Punkte ) und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus .
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- Gmail ruft alle E-Mails von diesem Absender ab. Sie können die Nachrichten nach bestimmten Wörtern weiter filtern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter erstellen, um einen bestimmten Filter für diese E-Mails zu erstellen.
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- Wählen Sie das zuvor erstellte Archivlabel aus. Sie können auch eine bestimmte Kategorie für Ihre E-Mails auswählen.
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- Speichern Sie die Änderungen.
Ab sofort werden alle E-Mails, die die Kriterien erfüllen, automatisch in Ihren Archivordner verschoben.
Alternativ können Sie auch die Optionen „Archivieren“ oder „Senden und Archivieren“ verwenden, um Ihre E-Mails zu archivieren.
Archivieren Sie alle Ihre E-Mails
- Starten Sie Google Mail und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
- Klicken Sie auf das Suchfeld und filtern Sie die E-Mails, die Sie archivieren möchten, mithilfe des folgenden Formats:
- label:posteingang älter_als:Xd
- label:posteingang älter_als:Xm
- label:posteingang älter_als:Xy .
- X ist die Anzahl der Tage, Monate oder Jahre, die Sie zum Filtern Ihrer E-Mails verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise E-Mails archivieren möchten, die älter als 40 Tage sind, geben Sie label:inbox older_than:40d ein .
- Drücken Sie die Eingabetaste, um die gefilterten E-Mails aufzulisten.
- Wählen Sie alle E-Mails aus. Wenn Sie mehr als 50 E-Mails haben, die der Suche entsprechen, klicken Sie auf Alle Konversationen auswählen, die der Suche entsprechen .
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Archiv .
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⇒ Hinweis : Sie können Ihre E-Mails nach Tagen, Monaten und Jahren filtern. Wenn Sie beispielsweise E-Mails archivieren möchten, die älter als 3 Monate sind, verwenden Sie label:inbox older_than:3m . Wenn Sie E-Mails archivieren möchten, die älter als ein Jahr sind, verwenden Sie label:inbox older_than:1y .
Verwenden Sie die Option „Senden und archivieren“.
Sie können auch die Funktion „Senden und Archivieren“ verwenden. Die Option ist neben der Schaltfläche Senden verfügbar und sendet Ihre E-Mails automatisch an das Label Alle E-Mails. Google Mail verschiebt die E-Mail automatisch zurück in Ihren Posteingang, wenn jemand darauf antwortet.
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zu Google Mail-Einstellungen und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen aus . Klicken Sie dann auf die Registerkarte Allgemein und scrollen Sie nach unten zu Senden und Archivieren . Wählen Sie als Antwort die Schaltfläche „Senden und archivieren“ anzeigen .
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Fazit
Um Ihre E-Mails automatisch in Google Mail zu archivieren, erstellen Sie ein bestimmtes Label und verwenden Sie es dann, um einen Filter zu erstellen, der dieses Label auf eine Reihe von E-Mails anwendet. Alternativ können Sie auch die Optionen „Archivieren“ oder „Senden und Archivieren“ verwenden, um das Archiv Ihrer E-Mails abzurufen.
Wie oft verwenden Sie die Archivierungsoption in Gmail? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.