So erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn jemand Ihre Dateien in SharePoint Online ändert

Wenn Sie im Rahmen Ihrer täglichen Routine Dateien für Kollegen freigeben, möchten Sie möglicherweise den Überblick darüber behalten, wer Änderungen an Ihren Dateien vornimmt. Dies kann besonders in Unternehmen wichtig sein, in denen die Remote-Zusammenarbeit für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung ist.

Glücklicherweise gibt es eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, wenn Ihr Unternehmen Office 365 abonniert hat und SharePoint zum Speichern von Dateien verwendet. Um auf dem Laufenden zu bleiben, wenn sich Ihre SharePoint-Dokumente oder -Elemente auf Ihrer Website ändern, können Sie Benachrichtigungen erstellen. In dieser Anleitung sehen wir uns an, wie Sie das tun können.

Einige Notizen

Bevor es losgeht, gibt es einige wichtige Hinweise, die wir erwähnen möchten. Zunächst einmal sehen Sie möglicherweise verschiedene Optionen, wenn Sie eine Benachrichtigung einrichten. Wenn Sie ein fortgeschrittener Benutzer sind, können Sie die manuelle Arbeit auch überspringen und Ihre Warnungen mit Power Automate mit dem SharePoint-Connector automatisieren . Es gibt auch Möglichkeiten, Ihre Dateiaktivität in einer Dokumentbibliothek anzuzeigen, ohne Warnungen zu erstellen. Bei dieser Methode können Sie die vorgenommenen Änderungen anzeigen, indem Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner klicken, den Detailbereich auswählen und den Aktivitätsbereich scannen.

Wie man anfängt

Um mit Warnungen in SharePoint Online zu beginnen, sollten Sie zuerst die Datei, den Link oder den Ordner aufrufen. Sie können dann auf das Ellipsenmenü daneben tippen und unten auf Mich benachrichtigen wählen. Sie erhalten dann ein neues Menü auf Ihrem Bildschirm.

Wenn Sie eine Benachrichtigung für einen Ordner oder eine Bibliothek einrichten, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Sie können beispielsweise oben einen benutzerdefinierten Benachrichtigungstitel festlegen oder Ihre Versandmethode von E-Mail zu SMS ändern. Sie können auch Ihren Benachrichtigungstyp ändern. Sie können Benachrichtigungen für Folgendes erhalten: Nur wenn neue Elemente hinzugefügt werden, wenn vorhandene Elemente geändert werden oder wenn Elemente gelöscht werden.

Sie können sich auch eine bestimmte Benachrichtigung senden lassen, wenn sich etwas im Ordner aufgrund bestimmter Kriterien ändert. Dazu gehören: wenn jemand anderes ein Dokument ändert, wenn jemand anderes ein von Ihnen erstelltes Dokument ändert oder wenn jemand anderes ein zuletzt von Ihnen geändertes Dokument ändert. Es gibt sogar Optionen zum Versenden von Benachrichtigungen, entweder sofort oder als tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung.

So stornieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Wenn Sie Ihre Meinung zu Benachrichtigungen ändern, können Sie diese ganz einfach abbrechen. Um Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, können Sie zu jedem Ordner oder jeder Bibliothek in SharePoint wechseln. Dann können Sie auf das Auslassungsmenü in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken und Meine Benachrichtigungen verwalten auswählen. Sie können dann die zu löschende Warnung auswählen und Ausgewählte Warnungen löschen auswählen. Sie können dann auf OK klicken, um es zu löschen.

Nur eine Möglichkeit für die Zusammenarbeit mit Office 365

SharePoint ist nur eine Möglichkeit, den Überblick über Ihre Dateien zu behalten und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Sie können auch in Word und Excel zusammenarbeiten, die neue Office-App auf iOS und Android verwenden sowie OneNote 2016 mit Outlook ausprobieren. Hast du Ameisen-Tipps für die Zusammenarbeit? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen und besuchen Sie unseren Office 365-News-Hub für weitere Funktionen und Geschichten.