Dank der anhaltenden COVID-19-Pandemie sind wir gezwungen, uns auf eine neue Definition von Normalität einzustellen. Diese neue Normalität tauscht physische Arbeitsplätze gegen virtuelle ein; tauscht echte Telefonkonferenzen gegen aufwändige Videokonferenzen von zu Hause aus.
Bei Videokonferenzen hat sich Microsoft Teams leicht zu einem der bekanntesten Namen in der Branche entwickelt. Unterstützt von einer renommierten Firma und mit fast allen Funktionen, die Sie wahrscheinlich benötigen – Microsoft Teams hat eine neue Generation von Videokonferenzen angeführt, und wir könnten nicht begeisterter sein. Teams ist natürlich nicht die einfachste Anwendung auf dem Markt, was bedeutet, dass es nicht einfach ist, selbst die grundlegendsten Aufgaben auszuführen.
Heute werfen wir einen Blick auf eine der primitivsten Funktionen von Microsoft Teams – das Erstellen eines Teams – und zeigen Ihnen, wie Sie im Handumdrehen einsatzbereit sind. Als Bonus werfen wir einen Blick auf einige der coolen Aufgaben, die Sie nach der Erstellung Ihres ersten Teams erledigen können.
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Inhalt
Was ist ein Team in Microsoft Teams?
Teams sind die grundlegendste Komponente von Microsoft Teams. Der gesamte Betrieb basiert auf Teams und ihren Mitgliedern – wie sie kommunizieren und sich um die anstehenden Aufgaben kümmern.
Einfach ausgedrückt ist ein Team in Microsoft Teams eine Gruppe von Personen, die zusammengeschlossen sind, um an einem Projekt zusammenzuarbeiten, eine Aufgabe auszuführen oder sogar zu interagieren. Es ist der Ort, an dem Sie die Kernmitglieder Ihrer Organisation zusammenbringen. Jedes Team kann verschiedene Kanäle enthalten – standardmäßig und privat. Kanäle werden erstellt, um ein oder zwei bestimmte Themen anzusprechen und bestehen aus Mitgliedern des ursprünglichen Teams.
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So erstellen Sie ein Team in Microsoft Teams
Nachdem Sie nun eine gute Vorstellung von Teams in Microsoft Teams und ihrer Funktionsweise haben, können wir uns damit befassen, eines von Grund auf neu zu erstellen.
Stellen Sie vor Beginn sicher, dass Ihre Organisation Ihnen die Berechtigung zum Erstellen von Teams von Grund auf erteilt hat. Wenn die unten genannten Optionen nicht angezeigt werden, wenden Sie sich an den Administrator und holen Sie die Genehmigung ein.
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Auf dem Desktop
Nachdem Sie den Microsoft Teams-Desktopclient von der offiziellen Website heruntergeladen haben, müssen Sie ihn starten und sich mit den entsprechenden Anmeldeinformationen anmelden. Klicken Sie anschließend im linken Bereich der Anwendung auf „Teams“. Klicken Sie nun unten in Ihrer Teams-Liste auf „Beitreten oder ein Team erstellen“.
Klicken Sie dann auf "Team erstellen".
Wählen Sie als Nächstes "Team von Grund auf neu aufbauen".
Wenn Sie ein Team von Grund auf neu erstellen, haben Sie die Möglichkeit, entweder ein privates oder ein öffentliches Team zu erstellen. Wählen Sie einen von beiden aus.
Legen Sie dann einen Namen fest, fügen Sie eine Beschreibung Ihres Teams hinzu und klicken Sie schließlich auf "Erstellen".
Auf Android und iPhone
Microsoft Teams funktioniert auch auf mobilen Geräten – sowohl Android als auch iOS – einwandfrei und bietet fast alle notwendigen Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, ein Team von Grund auf neu zu erstellen.
Um ein Team zu erstellen, starten Sie zuerst die App und melden Sie sich mit den entsprechenden Anmeldeinformationen an. Gehen Sie nun auf die Registerkarte 'Teams', die sich am unteren Rand des Bildschirms befindet.
Tippen Sie als Nächstes auf die Schaltfläche mit den vertikalen Auslassungspunkten in der oberen rechten Ecke.
Tippen Sie dann auf „Neues Team erstellen“, um den Ball ins Rollen zu bringen.
Wählen Sie schließlich einen Namen aus, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), legen Sie die Privatsphäre des Teams fest und tippen Sie auf das Häkchen-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Das ist es! Ihr Team wird erstellt und unter der Registerkarte „Teams“ angezeigt.
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So fügen Sie einem Team Mitglieder hinzu
Nachdem Sie nun ein Team in Microsoft Teams erstellt haben, sind Sie offiziell ein angesehener Besitzer eines Teams. Ein Teambesitzer zu sein bringt seine eigenen Vorteile mit sich, von denen einer die Möglichkeit ist, wertvolle Mitglieder – bis zu 5000 – zu Ihrem Team hinzuzufügen.
Auf dem Desktop
Wenn Sie sich im Desktop-Client befinden, können Sie mit nur wenigen Klicks ein neues Mitglied hinzufügen. Öffnen Sie zunächst die Anwendung und melden Sie sich mit den entsprechenden Zugangsdaten an. Suchen Sie nun das Team, das Sie zuvor erstellt haben, oder das Team, dem Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (Weitere Optionen) und klicken Sie auf "Mitglied hinzufügen".
Geben Sie einfach den Namen des Mitglieds oder seine E-Mail-ID ein, um es Ihrem Team hinzuzufügen. Sie können sogar Mitglieder außerhalb Ihrer Organisation über ihre E-Mail-IDs hinzufügen.
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Auf Android und iPhone
Sowohl iOS- als auch Android-Clients ermöglichen es Ihnen, Ihrem Team auf ähnliche Weise Mitglieder hinzuzufügen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der iOS-Client eine einfachere Lösung bietet, während der Android-Client einen zusätzlichen Schritt erfordert.
Tippen Sie zuerst auf Ihrem Mobilgerät auf die Microsoft Teams-Anwendung. Wechseln Sie nun zum Reiter „Teams“.
Suchen Sie dann das Team, das Sie mit neuen Mitgliedern auffüllen möchten, und tippen Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (iOS) / vertikalen Auslassungspunkten (Android).
Wenn Sie jetzt iOS verwenden, können Sie direkt auf dem nächsten Bildschirm Mitglieder hinzufügen. Auf Android müssen Sie jedoch auf "Mitglieder verwalten" tippen, um die Option zu erhalten.
Tippen Sie abschließend unten rechts auf die Option „Mitglieder hinzufügen“ und geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein, das Sie hinzufügen möchten.
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So ändern Sie Ihr Teambild
Bei Microsoft Teams geht es darum, Ihnen die Kontrolle zu überlassen, und es ist nicht verwunderlich, dass Sie das Profilbild Ihres Teams ganz einfach ändern können. Wenn Sie den Namen Ihres Teams in Microsoft Teams auswählen, wird Ihnen standardmäßig ein Profilbild zugewiesen – mit dem ersten Buchstaben des Teamnamens und einem pastellfarbenen Hintergrund. Wenn Sie es also professioneller gestalten möchten, sollten Sie das Profilbild Ihres Teams ändern.
Auf dem Desktop
Suchen Sie nach dem Starten und Anmelden bei Teams die Schaltfläche Mehr – Auslassungspunkte – direkt neben dem Namen Ihres Teams. Wenn das Menü erweitert wird, klicken Sie auf "Team verwalten".
Standardmäßig werden Sie zum Tab "Mitglieder" weitergeleitet. Sie müssen rechts auf die Registerkarte "Einstellungen" gehen. Erweitern Sie nun den Abschnitt "Teambild hinzufügen".
Klicken Sie dann auf "Bild ändern".
Nachdem Sie das Bild aus dem lokalen Speicher Ihres PCs hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Das ist es.
Auf Android und iPhone
Auf mobilen Geräten ist der Trick etwas anders. Nachdem Sie Microsoft Teams gestartet und sich angemeldet haben, müssen Sie zur Registerkarte "Teams" wechseln, um das kürzlich erstellte Team anzuzeigen. Suchen Sie nun das Team, das Sie personalisieren möchten. Tippen Sie dann auf die Schaltfläche mit den vertikalen Auslassungspunkten auf der rechten Seite und öffnen Sie "Team bearbeiten".
Klicken Sie als Nächstes auf "Teambild ändern".
Sie können entweder Ihre Kamera verwenden, um ein Foto aufzunehmen, oder eines aus der Fotobibliothek auswählen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Häkchen-Pfeil in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.
So verwenden Sie ein Tag
Bevor wir über die Verwendung sprechen, sehen wir uns an, was ein Tag in Microsoft Teams ist. Wie Sie vielleicht bereits wissen, verwenden wir Tags, um das Auffinden von Inhalten zu erleichtern. Durch die Bereitstellung von Tags erstellen wir im Wesentlichen separate durchsuchbare Gruppen, auf die alle über den Namen des Tags zugegriffen werden kann. Auch in Microsoft Teams funktioniert es ziemlich ähnlich. In diesem Fall weisen wir jedoch den Teammitgliedern Tags anstelle von Mediendateien oder Dokumenten zu. Tags in Microsoft Teams ermöglichen es uns, Personen zu gruppieren und dann als Gruppe und nicht als einzelne Personen mit ihnen zu kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise viele Künstler in Ihrem Büro haben, können Sie diese ganz einfach gruppieren und als Gruppe mit ihnen sprechen. Dies würde Ihnen nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass Sie niemanden ansprechen.
Auf dem Desktop
First, launch the application on Windows or Mac and locate the Team you wish to tweak. Now click on the ellipsis button and open ‘Manage Tags.’
If you don’t have a tag associated with your Team, you’ll see the option to create a tag right in the middle of your screen. Click on ‘Create Tag’ to continue.
Next, you’ll need to give the tag a name. This would basically be your keyword. Underneath the space, you’ll see the text field to put down the relevant names. When you’re happy with your grouping, click on ‘Create.’
That’s it. Your new tag will be created instantly. To modify the tag you created, you’ll need to go to ‘Manage tags’ and make the changes you seek.
On Android and iOS
The Android and iOS clients don’t appear to be as feature-rich as the desktop client, but they have their fair share of perks. For instance, you can very easily create and modify tags on your phone, even when on the fly. After logging in to the application, locate the Team you wish to add a tag to. Now, tap on the vertical ellipsis button and go to ‘Manage tags.’
Right in the middle of your screen, you’ll see the option to ‘Create a tag.’
Tap on it to create one from scratch. Similar to the desktop client, you’ll find the option to add the name of the tag at the top and the space to add the name of the members right underneath. When you’re satisfied with your selection tap on the tick button at the top-right corner.
How to manage member permissions
A team’s strength lies in its members, and that thought holds true for Microsoft Teams as well. The members of your Team can have significant control over how your Channel is run, which, in reality, is a double-edged sword. While giving your teammates have control goes a long way in creating trust, the quality of your Channels can take a major hit if not moderated properly. Thankfully, Microsoft Teams offers a pretty sophisticated solution for this annoying problem, allowing you — the creator — to have complete control of what other members are allowed to do.
On Desktop
First, launch the Microsoft Teams desktop client, log in, and locate the Team you wish to tweak. Now, click on the ellipsis button adjacent to the name of the team. Now, go to ‘Manage team.’
Next, go to the ‘Settings’ tab. Here, under the ‘Member permissions’ banner, you’ll find the options you can enable or disable for the members of your Team.
From allowing them to create channels to stopping them from deleting their messages — there is an abundance of options to play around with.
On Mobile
The intricacies are not yet available on the mobile client.
How to delete a Team in Microsoft Teams
The Team has served its purpose and isn’t required anymore? Don’t fret, you can easily get rid of the Team you created for good.
On Desktop
First, double-click on the Microsoft Teams desktop client and log in with your credentials. Now, go to the ‘Teams’ tab on the left-hand-side panel and locate the Team you want to delete. Then click on the ellipsis button and hit ‘Delete the team.’
Microsoft Teams will ask your permission for one last time before going through with the act. Confirm by selecting ‘I understand that everything will be deleted’ and hitting ‘Delete team.’
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On Android and iPhone
Deleting a Team on mobile is even more straightforward than doing so on a PC. A couple of taps and you can get rid of the Team for good. Start by firing up the app and logging in with your credentials. Now, go to the ‘Teams’ tab, located at the bottom of your screen, and tap on the ellipsis/vertical ellipsis button located right next to the Team you want to delete.
Finally, tap on ‘Delete team.’
Confirm the action by tapping on the ‘Delete’ button.
That’s it!
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