Dropbox hat möglicherweise nicht den Glanz von Microsoft Office oder Google Drive. Aber Sie können es in einen flinken Arbeitsplatz in den Wolken verwandeln. Der Terabyte-Speicher schützt Ihre Dateien, aber was ist, wenn Sie ein Dokument benötigen, um alles zusammenzufügen?
Dropbox Paper ist das Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, mit dem Sie eine vollständige Wissensdatenbank aufbauen können. Vorlagen sind eine zusätzliche Hilfe, um Ihre Arbeit anzukurbeln.
Dropbox Paper-Vorlagen sind wie alle Vorlagen vorgefertigte Bausteine, die Zeit sparen. Sie können jedes Dokument auch mit einem einzigen Klick in eine Vorlage umwandeln. Lassen Sie uns also beide Prozesse untersuchen und sehen, wie einfach Dropbox es gemacht hat.
So wählen Sie vorgefertigte Papiervorlagen in Dropbox aus
Dropbox hat eine gute Auswahl an vorgefertigten Vorlagen. Diese Vorlagen sind für Branchen und ihre täglichen Anforderungen geeignet. Einige Vorlagen wie die Vorlagen für Besprechungsnotizen sind vielseitig und Standard in jeder Vorlagensammlung. Sie können eine Vorlage auswählen und Ihre eigenen Inhalte hinzufügen oder sogar das Design an Ihre Bedürfnisse anpassen.
So starten Sie ein Dokument mit einer Vorlage.
1. Öffnen Sie Dropbox Paper .
2. Gehen Sie auf der Startseite nach rechts und klicken Sie nicht auf Neues Dokument erstellen , sondern auf Mit Vorlagen erstellen .
3. Ein Dropdown-Fenster wird geöffnet und zeigt eine Auswahl von drei Standardvorlagen an (Brainstorming, Besprechungsnotiz, Projektplan). Sie können jede der Vorlagen mit einem einzigen Klick auf die Miniaturansichten verwenden und Ihr Dokument starten.
4. Das Vorlagenfenster zeigt alle Vorlagen an. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Alle und Sie können die Vorlagen filtern, die Ihnen gehören oder die von Ihren Mitbearbeitern für Sie freigegeben wurden. Alle von Ihnen erstellten Vorlagen werden ebenfalls hier angezeigt.
5. Wie alle Vorlagen ist auch dieses Dokument nur eine Blaupause. Sie können es an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie Felder, Kopfzeilen oder Platzhaltertext ändern. Wenn Sie das Dokument fertiggestellt haben, verschieben Sie es in einen bestimmten Ordner.
Dropbox hat auch eine Papiervorlagenbibliothek mit einer gut kategorisierten Auswahl an anderen Vorlagen. Navigieren Sie zu der gewünschten Kategorie, indem Sie die Kategorien durchgehen. Klicken Sie auf die gewünschte Miniaturansicht der Vorlage und wählen Sie Vorlage verwenden, um Ihr Dokument zu beginnen.
So erstellen Sie Ihre eigene Vorlage aus einem leeren Dokument
Sie können jedes leere Dokument in eine Vorlage umwandeln. Gestalten Sie das Dokument und formatieren Sie es mit den Tools, die Dropbox Ihnen zur Verfügung stellt.
Das Formatieren einer Dropbox Paper-Vorlage entspricht dem Formatieren eines Dokuments. Sie können Ihrer Vorlage Tabellen, Zeitleisten, Medien, Codeblöcke usw. hinzufügen. Sie können sogar Platzhaltertext hinzufügen, der als Beschriftung dienen kann, um zu beschreiben, was jemand anderes in die Felder oder Lücken eintragen kann. Denken Sie daran, dass Dropbox alle Änderungen automatisch speichert.
Öffnen Sie dann einfach das Menü „Mehr“ (die drei horizontalen Punkte) oben rechts und klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Vorlagen erstellen“ .
Die Vorlage wird erstellt, und oben auf der Seite wird eine Überschrift „Vorlage bearbeiten“ angezeigt. Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, wirken sich Änderungen, die Sie daran vornehmen, nicht auf Ihr Originaldokument aus.
Sie können sogar Platzhaltertext hinzufügen , indem Sie den Text auswählen und auf das Textsymbol im Formatierungsmenü klicken.
Tipp: Sie können auch das To-Do-Dokument betrachten und in eine Vorlage umwandeln. Die Aufgabe wird ausgeblendet, bis Sie oben rechts auf die Schaltfläche Aufgaben anzeigen klicken. Sobald Sie es angezeigt haben, können Sie es wie ein normales Dokument bearbeiten und es sogar zu einem Teil eines anderen Dokuments machen. Aber um es nützlicher zu machen, nehmen Sie Änderungen daran vor und verwandeln Sie es in eine Vorlage.
Sie können es beispielsweise in eine Checkliste umwandeln, mit der Sie ein Dokument oder ein Projekt überprüfen können. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Team-Checklisten- Vorlage in der Bibliothek zu verwenden.
Bearbeiten von Dropbox-Papiervorlagen
Sie können nur von Ihnen erstellte Vorlagen bearbeiten. Wenn Sie eine freigegebene Vorlage bearbeiten möchten, die von jemand anderem erstellt wurde, erstellen Sie ein Dokument aus der Vorlage. Erstellen Sie als Nächstes eine Vorlage, um Ihre eigene Kopie zu erstellen.
Aber was ist, wenn keine der integrierten Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht? Dropbox Paper macht es einfach, Ihre Vorlagen mit nur wenigen Klicks zu erstellen.
Teilen einer Dropbox-Papiervorlage
Das Teilen einer Vorlage hilft jedem Mitglied des Teams, von der gleichen Basis aus zu starten. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (es sieht aus wie ein Bleistift). Klicken Sie auf Teilen .
Sie können auch Mitarbeiter einladen, mit Ihnen an einer neuen Vorlage zu arbeiten. Der Arbeitsablauf ist derselbe wie für jedes freigegebene Dokument, bevor Sie es mit Vorlagen versehen.
Erstellen Sie Dropbox-Papiervorlagen aus der mobilen App
Sie müssen nicht an den Desktop gebunden sein. Verwenden Sie die spezielle Dropbox Paper-App für Mobilgeräte, um Ihre Dokumente unterwegs zu erstellen und zu verwalten. Der Vorgang ist derselbe.
1. Öffnen Sie Dropbox Paper auf iOS oder Android .
2. Klicken Sie auf dem Bildschirm „Durchsuchen“ oben auf das Pluszeichen und wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus, die auf dem Bildschirm angezeigt wird.
Es gibt noch einige Einschränkungen für die mobile App. Sie können noch nicht auf die Vorlagenbibliothek zugreifen. Außerdem fehlt die Methode, ein Dokument zu „schablonen“. Hoffentlich wird Dropbox es in die nächsten Iterationen der App aufnehmen.
Dropbox ist mehr als nur Cloud-Speicher
Dropbox ist ein beliebtes Ziel in den Wolken. Sparen Sie Zeit und Mühe mit Hilfe dieser Tipps, um Dropbox effektiver zu nutzen . Die subtile Eleganz von Dropbox Paper beweist, dass es sich zu einer vollständigen Produktivitätssuite entwickelt. Das Schreiben Ihrer Dokumente oder das gemeinsame Bearbeiten Ihrer Dateien ist nur eine Möglichkeit, den Ihnen zur Verfügung stehenden Speicherplatz zu nutzen.
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