Da virtuelle Meetings mittlerweile zur Norm geworden sind, führen Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams neue Funktionen ein, um benutzerfreundlicher zu wirken. Beispielsweise können Sie die Besprechungsteilnahme auf Besprechungsteams herunterladen, um eine Liste der Teilnehmer zu erhalten.
Microsoft Teams bietet derzeit drei Klassen virtueller Meetings an, darunter Live-Events, Webinare und reguläre Meetings. In der Vergangenheit boten nur Live-Events Anwesenheitsberichte an. Benutzer konnten die Besprechungsteilnahme für andere Besprechungen nur abrufen, indem sie einen Schnappschuss erstellten oder Personen, die an einer Besprechung teilnahmen, manuell zählten. Benutzer konnten je nach Anwesenheitszeit keine Personen erfassen, die dem Meeting zu spät beitraten oder es vorzeitig verließen.
Die gute Nachricht ist, dass all diese Meetings jetzt über die Funktion zur Teilnahme an Meetings verfügen, auch wenn es einen Haken gibt. Sie müssen der Besprechungsorganisator oder ein Mitorganisator sein, um auf diese Funktion zugreifen zu können, und der Administrator muss sie vor der Besprechung aktivieren. Derzeit gibt es zwei Möglichkeiten, die Besprechungsteilnahme in Microsoft Teams herunterzuladen.
Laden Sie die Anwesenheit von Microsoft Teams während des Meetings herunter
Wenn Sie Ihre Meeting-Teilnahme während des laufenden Meetings abrufen möchten, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
Schritt 1: Treten Sie dem Meeting bei und warten Sie, bis die Teilnehmer beitreten.
Schritt 2: Klicken Sie auf Teilnehmer unter Besprechungssteuerung anzeigen.
Schritt 3: Gehen Sie zu Teilnehmer und klicken Sie auf die Auslassungspunkte oder den nach unten zeigenden Pfeil.
Schritt 4: Klicken Sie auf Teilnehmerliste herunterladen, und Microsoft Teams sollte die Liste im .CSV-Format herunterladen.
Schritt 5: Gehen Sie im Datei-Explorer zu Ihrem Downloads-Ordner und suchen Sie nach dem Dateinamen Meeting AttendanceList.
Schritt 6: Doppelklicken Sie darauf, um die Datei zu öffnen. Normalerweise sollte die Datei die Namen der Teilnehmer, ihre Beitrittszeiten und dann die Austrittszeit jedes Teilnehmers enthalten. Wenn ein Teilnehmer dem Meeting vor dem Organisator beitritt, sollte seine Beitrittszeit mit der Beitrittszeit des Organisators übereinstimmen.
Laden Sie die Anwesenheit von Microsoft Teams nach dem Meeting herunter
Die meisten Menschen ziehen es aus mehreren Gründen vor, nach dem Meeting teilzunehmen. Erstens kann es ziemlich ablenkend sein, dies während des Meetings zu tun. Sie können also warten, bis das Meeting vorbei ist, um die Liste zusammenzustellen.
Ein weiterer Grund ist, dass Sie wissen möchten, wer bis zum Ende des Meetings geblieben ist. Denken Sie daran, dass beim Abrufen des Besprechungsteilnahmeberichts während der Besprechung nur Informationen erfasst werden, bis Sie den Bericht herunterladen. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, Ihre Besprechungsteilnahme nach einer Besprechung in Microsoft Teams zu erhalten.
Abrufen der Besprechungsteilnahme mithilfe der Besprechungseinladung
Bevor Sie die Schritte erklären, sollten Sie beachten, dass Sie dies nicht verwenden können, wenn Sie ein Meeting über einen Kanal planen. Überprüfen Sie die folgenden Schritte, um herauszufinden, wie Sie die Besprechungsteilnahme über die Besprechungseinladung herunterladen können:
Ein in der Teams-App erstellter Kanal ist nur auf die Kanalmitglieder beschränkt.
Schritt 1: Starten Sie Microsoft Teams und klicken Sie auf das Kalendersymbol.
Schritt 2: Klicken Sie in Ihrem Kalender auf das Meeting.
Schritt 3: Klicken Sie auf das Popout-Symbol.
Schritt 4: Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben Anwesenheit.
Sie können die Besprechungsteilnahme auch von der Registerkarte „Teilnahme“ neben den Besprechungsdetails herunterladen. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, wählen Sie den Bericht aus, den Sie anzeigen und herunterladen möchten.
Laden Sie die Meeting-Teilnahme über den Meeting-Chat herunter
Nachdem ein Meeting beendet ist, wird die Meeting-Teilnahme im Meeting-Chat verfügbar gemacht. Sie können diese Methode verwenden, wenn der Kanal zum Erstellen eines Meetings verwendet wurde. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Meeting-Teilnahme herunterzuladen:
Schritt 1: Starten Sie Microsoft Teams und klicken Sie auf das Chat-Symbol.
Schritt 2: Blättern Sie durch Ihre Chats für den Meeting-Chat oder klicken Sie auf Beiträge, wenn das Meeting aus einem Kanal erstellt wurde.
Schritt 3: Sie sollten im Chatbereich eine Kachel mit der Bezeichnung Anwesenheitsbericht sehen. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben diesem Bericht, um Ihre Meeting-Teilnahme herunterzuladen.
Besprechungsteilnehmer in Microsoft Teams stumm schalten
Microsoft Teams lädt den Besprechungsbericht im CSV-Format herunter. Um auf einen Anwesenheitsbericht zugreifen zu können, muss der Meeting-Administrator die Funktion vor dem Meeting aktivieren. Wenn Sie während des Meetings viele Hintergrundgeräusche von den Teilnehmern hören, können Sie sie stumm schalten.
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