Wenn Sie in Urlaub gehen, ist es eine gute Idee, Abwesenheitsnotizen für andere Dinge als E-Mail einzurichten. Sie können beispielsweise eine Abwesenheitsnachricht in der Microsoft Teams-App festlegen und andere über Ihre Nichtverfügbarkeit informieren. Wenn Sie eine solche Nachricht hinterlassen, werden Ihre Teamkollegen auf Ihre Abwesenheit aufmerksam gemacht.
So können Sie eine Abwesenheitsnachricht in Microsoft Teams festlegen.
Legen Sie die Abwesenheit im Büro in Microsoft Teams fest
Microsoft Teams für Windows und Mac verwenden dieselbe Benutzeroberfläche. Die Schritte zur Nutzung der Abwesenheitsfunktion bleiben auf beiden Plattformen identisch.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Abwesenheitsnachricht in Microsoft Teams zu verwenden und festzulegen.
Schritt 1: Öffnen Sie die Microsoft Teams-App auf Ihrem Computer.
Schritt 2: Wählen Sie das relevante Team aus der linken Seitenleiste aus.
Schritt 3: Klicken Sie oben auf das Profilbild.
Schritt 4: Wählen Sie Statusnachricht festlegen.
Schritt 5: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abwesenheit planen“ und es öffnet sich ein spezielles Menü „Abwesenheit“.
Schritt 6: Aktivieren Sie den Schalter „Automatische Antworten aktivieren“.
Schritt 7: Legen Sie die Abwesenheitsnachricht fest.
Beachten Sie, dass Ihre hinzugefügte Nachricht angezeigt wird, wenn Personen versuchen, Sie in Teams zu kontaktieren oder Ihr Profil zu öffnen. Teams wird es als automatische Antwort in Outlook senden.
Nachdem Sie die Abwesenheitsnachricht hinzugefügt haben, können Sie aus demselben Menü zwei Optionen auswählen. Lassen Sie uns etwas über sie lernen.
Antworten außerhalb meiner Organisation senden: Wenn Sie lieber eine automatische Nachricht an Kontakte außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, klicken Sie auf das Kästchen neben „Antworten außerhalb meiner Organisation senden“. In Teams können Sie zwischen „Nur an Ihre Kontakte“ und „Alle externen Absender“ wählen.
Sie können verschiedene Nachrichten für Ihre Kontakte nur im folgenden Dialogfeld festlegen. Wenn Sie dieselbe Abwesenheitsnachricht behalten möchten, kopieren Sie die Nachricht von oben und fügen Sie sie ein.
Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden: Dies ist ein Muss für alle, die versuchen, Abwesenheitsnachrichten in Teams einzurichten. Aktivieren Sie das Feld Zeitraum, und Sie werden aufgefordert, das Start- und Enddatum mit Uhrzeit hinzuzufügen.
Nehmen wir an, Sie haben keine Woche mehr. Sie können Start- und Enddaten hinzufügen und die Zeit angeben, zu der eine Abwesenheitsnachricht geplant werden soll.
Legen Sie Abwesenheit in den Teams-Einstellungen fest
Sie können über das Einstellungsmenü von Teams auf dieselbe Option zugreifen und eine Abwesenheitsnachricht festlegen.
Schritt 1: Öffnen Sie die Microsoft Teams-App und klicken Sie neben dem Profilbild auf das Dreipunktmenü.
Schritt 2: Gehen Sie zu Einstellungen.
Schritt 3: Wählen Sie Allgemein und scrollen Sie nach unten.
Schritt 4: Klicken Sie auf Zeitplan, und es öffnet sich ein vertrautes Menü wie oben, um den Abwesenheitsstatus festzulegen.
Bearbeiten Sie die Abwesenheitsnotiz in Teams von Microsoft Outlook aus
Sobald Sie Ihre Abwesenheit in Microsoft Teams eingerichtet haben, wird sie automatisch mit Microsoft Outlook-E-Mail synchronisiert. So können Sie Abwesenheiten in Outlook bearbeiten und dieselbe Nachricht in Teams aktualisieren.
Schritt 1: Öffnen Sie die Microsoft Outlook-App unter Windows.
Schritt 2: Klicken Sie oben auf Datei.
Schritt 3: Wählen Sie Automatische Antworten.
Schritt 4: Sie sehen dieselbe Nachricht, die Sie in Microsoft Teams festgelegt haben.
Schritt 5: Wenn Sie die Abwesenheitsnachricht bearbeiten, wirkt sich dieselbe Änderung auch auf die Microsoft Teams-App aus.
Legen Sie die Statusnachricht in den mobilen Teams-Apps fest
Es gibt keine Möglichkeit, eine Abwesenheitsnachricht in mobilen Microsoft Teams-Apps festzulegen. Sie können jedoch eine normale Statusmeldung einstellen und nach einer festgelegten Zeit löschen.
Dies ist nützlich, wenn Sie sich in einer Besprechung befinden oder sich für einige Stunden von Teams fernhalten. So können Sie es verwenden.
Schritt 1: Öffnen Sie die Microsoft Teams-App auf dem iPhone oder Android (beide verwenden dieselbe Benutzeroberfläche).
Schritt 2: Tippen Sie oben auf das Profilsymbol.
Schritt 3: Wählen Sie die Statusmeldung festlegen.
Schritt 4: Fügen Sie eine Statusnachricht hinzu und aktivieren Sie die Option „Anzeigen, wenn Personen mir eine Nachricht senden“.
Schritt 5: Stellen Sie den Timer so ein, dass die Nachricht nach der festgelegten Zeit automatisch gelöscht wird.
Klicken Sie oben auf Fertig, und Ihre Kontakte sehen die festgelegte Statusmeldung, wenn sie versuchen, Ihnen in Teams eine Nachricht zu senden.
Wenn Sie aus einem bestimmten Grund nicht in Microsoft Teams sind, können Sie diese Funktion verwenden, anstatt einfach den Status von Teams in der App zu ändern .
Setzen Sie klare Kommunikation in Teams
Es sieht professionell aus, wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht in Teams aufgeben, um anderen den Grund und die mögliche Zeit für die Erwartung einer Antwort mitzuteilen. Denken Sie daran, dass dieselbe Abwesenheitsnachricht auch mit Outlook-E-Mail synchronisiert wird.
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