So senden Sie wiederkehrende E-Mails in Microsoft Outlook

Neben seiner bekannten Verwendung für die E-Mail-Kommunikation und Kalenderverwaltung verfügt Microsoft Outlook über weitere Funktionen, die die Produktivität steigern können . Ein Beispiel ist die Verwendung von Microsoft Outlook zum Versenden wiederkehrender E-Mails. Die meisten Menschen sind mit der Verwendung von Microsoft Outlook zum Einrichten wiederkehrender Besprechungen vertraut. Allerdings wissen sie nicht, dass es auch bei wiederkehrenden E-Mails hilfreich sein kann.

Wiederkehrende E-Mails sind besonders nützlich, wenn Sie sich wiederholende Aufgaben haben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihrem Team am Ende jeder Woche eine Erinnerung senden müssen, damit es seinen Kunden Rechnungen ausstellt. Anstatt jeden Monat manuell eine E-Mail zu versenden, können Sie die E-Mail so einrichten, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch versendet wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende E-Mails in Microsoft Outlook versenden können, einschließlich der dafür erforderlichen Tools.

So greifen Sie über Outlook für Web auf Power Automate zu

Der Zweck der Einrichtung einer wiederkehrenden E-Mail besteht darin, sicherzustellen, dass die E-Mail im erforderlichen Zeitraum automatisch versendet wird. Um dies jedoch in Microsoft Outlook einzurichten, benötigen Sie das Microsoft Power Automate-Tool. Microsoft Power Automate ist ein nützliches Tool zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Auf das Power Automate-Tool kann in Outlook für das Web zugegriffen werden. So greifen Sie darauf zu:

Schritt 1: Melden Sie sich in einem bevorzugten Browser Ihrer Wahl bei Outlook an.

Melden Sie sich bei Outlook an

Schritt 2: Klicken Sie oben links in der App auf das gitterartige Symbol. Dadurch wird eine Liste der Apps geöffnet, auf die Sie über Microsoft 365 zugreifen können.

Schritt 3: Klicken Sie auf Power Automate. Wenn Power Automate in der ersten Liste der Apps nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Ihre Apps erkunden und dann auf Power Automate. Dadurch sollten Sie zur Power Automate-Startseite gelangen.

So erstellen Sie den Flow (wiederkehrende E-Mails in Power Automate)

In Power Automate werden Automatisierungen als Flows bezeichnet. So können Sie einen Ablauf erstellen, um eine wiederkehrende E-Mail zu planen:

Schritt 1: Klicken Sie auf der linken Seite der Microsoft Power Automate-Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Schritt 2: Auf der Seite „Erstellen“ sehen Sie verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen eines Flows, darunter:

• Automatisierter Cloud-Flow: ausgelöst durch ein bestimmtes Ereignis.
• Sofortiger Cloud-Flow: Bei Bedarf manuell ausgelöst.
• Geplanter Cloud-Flow: Sie entscheiden, wann und wie oft er ausgeführt wird.
• Beschreiben Sie es, um es zu entwerfen: Beschreiben Sie den gewünschten Ablauf und die KI erstellt ihn für Sie. Dies ist nur für zahlende Benutzer verfügbar.
• Desktop-Flow: Automatisieren Sie Prozesse in Ihrer Desktop-Umgebung.
• Process Mining: Bewerten und optimieren Sie Ihre bestehenden Prozesse und Aufgaben.

Wählen Sie „Geplanter Cloud-Flow“, da Sie den Zeitpunkt und die Häufigkeit des Versands Ihrer E-Mail bestimmen.

Schritt 3: Geben Sie auf der Karte „Geplanten Cloud-Flow erstellen“ einen Flow-Namen ein oder lassen Sie AI einen für Sie generieren (wenn Sie ein kostenpflichtiges Konto haben).

Schritt 4: Wählen Sie im Feld Diesen Flow ausführen ein Startdatum und eine zugewiesene Zeit für den Flow aus.

Schritt 5: Wählen Sie im Feld „Wiederholen alle“ eine Wiederholung für Ihren Flow aus.

Schritt 6: Klicken Sie auf Erstellen, um Ihren neuen Flow zu speichern.

Schritt 7: Klicken Sie auf dem Bildschirm auf das Wiederholungssymbol.

Schritt 8: Konfigurieren Sie weitere Parameter für Ihren Flow. Zum Beispiel Zeitzone, Minuten usw.

Schritt 9: Schließen Sie die Seite, indem Sie den Zurück-Pfeil auswählen.

So planen Sie den Flow als E-Mail in Microsoft Outlook

Nachdem Sie nun Ihren Ablauf haben, besteht der letzte Schritt darin, ihn in Microsoft Outlook zu integrieren. Hier ist wie.

Schritt 1: Klicken Sie auf das +-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.

Schritt 2: Geben Sie im Suchfeld eine Suchanfrage nach Microsoft Outlook ein, um den Umfang der angezeigten Apps zu reduzieren.

Schritt 3: Wählen Sie Office 365 Outlook, wenn Sie ein kostenpflichtiges 365-Konto haben, oder Outlook.com, wenn Sie ein kostenloses Konto verwenden.

Schritt 4: Klicken Sie auf E-Mail senden (V2).

Schritt 5: Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, an die Sie die E-Mail senden möchten, sowie einen Betreff und einen E-Mail-Text.

Schritt 6: Klicken Sie auf Erweiterte Optionen anzeigen, um CC, BCC und Anhänge einzuschließen und Ihrer E-Mail Wichtigkeit zuzuweisen.

Schritt 7: Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

So testen Sie die wiederkehrende E-Mail

Um sicherzustellen, dass Ihre geplante E-Mail in Outlook ordnungsgemäß funktioniert, können Sie nach der Einrichtung einen Test durchführen. Hier ist wie.

Schritt 1: Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Testen“, um einen Testlauf Ihres neuen Ablaufs zum Senden einer wiederkehrenden E-Mail in Outlook durchzuführen.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Flow manuell testen“.

Schritt 3: Klicken Sie auf Speichern und testen.

Schritt 4: Klicken Sie auf Flow ausführen. Sie sollten die Meldung „Ihr Flow wurde erfolgreich ausgeführt“ erhalten.

Andere Verwendungsmöglichkeiten für Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate kann mit anderen Microsoft 365-Apps verwendet werden. Sie können beispielsweise Power Automate verwenden , um den Überblick über Ihre Erwähnungen auf X (früher bekannt als Twitter) zu behalten. Sie können damit auch wiederkehrende Teams-Nachrichten senden. Teilen Sie uns in den Kommentaren unten Ihre bevorzugten Anwendungsfälle für Microsoft Power Automate mit.