So synchronisieren Sie SharePoint-Bibliotheken mit OneDrive for Business

Wenn Sie SharePoint auf Office 365 oder einem lokalen Server verwenden, wollten Sie wahrscheinlich schon einmal von Ihrem Windows-Desktop auf Ihre Dateien zugreifen. Sie können dies mit dem OneDrive for Business-Synchronisierungsclient tun, obwohl dies kein Feature der regulären modernen OneDrive-App ist.

Microsofts wichtigste OneDrive-App, die mit Windows 10 vorinstalliert ist, kann Dateien von persönlichen, geschäftlichen und schulischen Konten synchronisieren. Dazu gehören OneDrive for Business-Dateien und SharePoint-Websites, die Teil von Office 365 Business-Abonnements sind. Die neue App kann jedoch noch keine SharePoint-Dokumentbibliotheken synchronisieren, eine wichtige und sehr beliebte SharePoint-Funktion, mit der Sie Dateien speichern, organisieren und freigeben können.

Um eine Dokumentbibliothek zu synchronisieren, müssen Sie sie zunächst in der SharePoint-App online öffnen. Wenn die OneDrive for Business-App installiert und auf Ihrem PC geöffnet ist, klicken Sie in der SharePoint-Symbolleiste auf die Schaltfläche "Synchronisieren". Klicken Sie in der angezeigten Eingabeaufforderung auf die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" und genehmigen Sie die Eingabeaufforderung zum Öffnen von OneDrive for Business.

Wenn OneDrive for Business gestartet wird, wird Ihnen der Name der Bibliothek und der SharePoint-Website angezeigt, die Sie synchronisieren möchten. Wählen Sie einen Ordner, in dem Sie die Bibliothek auf Ihrem PC speichern möchten, indem Sie auf den Link "Ändern" klicken. Drücken Sie nach der Einrichtung auf "Jetzt synchronisieren", um mit dem Herunterladen der Dateien in der Bibliothek zu beginnen. Möglicherweise müssen Sie sich mit Ihren Office 365- oder SharePoint-Anmeldeinformationen anmelden, wenn Sie noch nie zuvor von der Website synchronisiert haben.

OneDrive for Business hält Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden, wenn die Synchronisierung beginnt. Sobald es fertig ist, können Sie über den Datei-Explorer auf Ihre Dateien zugreifen, als ob Sie OneDrive mit einem normalen persönlichen oder geschäftlichen Konto verwenden würden. Wenn Sie die Bibliothek in Zukunft entfernen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneDrive for Business-Symbol in der Taskleiste und klicken Sie auf "Synchronisierung eines Ordners beenden". Sie können die Synchronisierung auch anhalten oder eine neue Bibliothek direkt über eine URL hinzufügen.

Es gibt einige Einschränkungen bei der Synchronisierung von Dokumentbibliotheken, mit denen Sie vertraut sein sollten. Im Gegensatz zum modernen OneDrive-Client können Sie Ordner innerhalb einer Bibliothek nicht selektiv synchronisieren. Wenn Sie viele Dateien haben, aber nur auf wenige offline zugreifen möchten, können Sie versuchen, sie in zwei verschiedene "Offline"- und "Online"-Bibliotheken zu sortieren.

Darüber hinaus synchronisiert der OneDrive for Business-Client nur bis zu 5.000 Elemente in einer einzelnen Bibliothek und insgesamt 20.000 Elemente. In Kombination mit der Dateigrößenbeschränkung von 2 GB können diese Einschränkungen problematisch sein, wenn Sie viele Daten online gespeichert haben. Es gibt keine einfache Möglichkeit, die Probleme zu umgehen. Sie müssen also planen, wie Sie Dateien speichern, um sicherzustellen, dass Sie nicht auf sie stoßen.

Das Synchronisieren einer SharePoint-Dokumentbibliothek mit Ihrem PC erfordert ein wenig Aufwand, ermöglicht Ihnen jedoch den nativen Zugriff auf alle Ihre Dateien, ohne einen Webbrowser zu verwenden. Die Synchronisierung der Dokumentbibliothek ist die einzige verbleibende einzigartige Funktion der OneDrive for Business-Client-App der letzten Generation. Es wird erwartet, dass Microsoft das Feature schließlich in die moderne OneDrive-App einbetten wird, um das Verfahren zu vereinfachen.

In der Zwischenzeit müssen Sie beide Synchronisierungsclients installiert lassen, wenn Sie Dokumentbibliotheken herunterladen möchten. Die Supportseiten von Microsoft bieten einen vollständigen Überblick darüber, welche OneDrive-Version für die häufigsten Anwendungsfälle verwendet werden sollte.