Wenn Sie mit einem Team an einem Dokument arbeiten, durchläuft diese Datei verschiedene Entwürfe. Aber was ist, wenn Ihnen ein früherer Entwurf gefallen hat? Wenn Sie den alten Text einfach durch neuen Text ersetzt und keinen Entwurf dieser bestimmten Version gespeichert haben, können Sie ihn als verloren betrachten. Aber das muss nicht sein, dank Google Docs.
Eine von vielen nützlichen Optionen, die Google Docs bietet, ist das Anzeigen der verschiedenen Versionen von s-Dokumenten. Wenn Ihnen die Erstellung eines früheren Entwurfs immer noch gefällt, können Sie ihn auf diese Weise immer noch wiederherstellen. Hier sind zwei Möglichkeiten, wie Sie verschiedene Versionen Ihrer Google Docs-Datei anzeigen können.
So verwenden Sie den Vorschlagsmodus, um Änderungen anzuzeigen
Im Vorschlagsmodus können Sie alle Änderungen, die Ihr Team vorgenommen hat, in einer anderen Farbe sehen, damit Sie den Unterschied leichter erkennen können. Sie sehen auch eine zusammengefasste Version der Änderungen auf der Seite, und Sie können eine vorgeschlagene Änderung entweder akzeptieren oder ablehnen.
Klicken Sie zunächst auf das Stiftsymbol oben rechts und wählen Sie die Option „Vorschlagen“.
Sobald Sie diese Option ausgewählt haben, sehen Sie eine kurze Nachricht, die Sie darüber informiert, dass die Vorschlagsoption aktiviert wurde. Wenn Sie jemals zu einer anderen Option wechseln möchten, klicken Sie auf den grünen Stift. Mit dieser Option können Sie genau das tun, schlagen Sie vor. Der gesamte Text, den Sie hinzufügen, ändert die ursprüngliche Version nicht. Wenn Sie einmal einen Vorschlag ändern möchten, klicken Sie einfach auf und der Cursor beginnt zu blinken.
So überprüfen Sie den Bearbeitungsvorschlag in Google Docs
Wenn das Ende des Tages gekommen ist, ist es an der Zeit, diese Vorschläge zu überprüfen. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Tools und dann auf Vorschläge überprüfen . Sie sehen Optionen zum Akzeptieren oder Ablehnen der Vorschläge. Sie sehen dort keine Liste mit Vorschlägen; Google Docs hebt direkt im Dokument hervor, wo sich der Vorschlag befindet.
Sie können sich durch die vorgeschlagenen Änderungen bewegen, indem Sie auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile klicken. Sie werden wissen, dass Sie sich befinden, da Google Docs diejenige hervorhebt, in der Sie sich gerade befinden. Wenn Sie „Vorschau Alle akzeptieren“ auswählen, sehen Sie alle vorgeschlagenen Änderungen am Dokument, und alles, was Sie tun müssen, um sie alle zu akzeptieren, ist auf die große blaue Schaltfläche „Alle akzeptieren“ zu klicken.
Wenn Sie die Option „Vorschau verweigern“ auswählen, werden alle Vorschläge aus dem Dokument entfernt. Klicken Sie zum Abschluss einfach auf die Schaltfläche Alle ablehnen. Wenn Sie die Vorschläge bereits akzeptiert oder abgelehnt haben, es aber bereut haben, können Sie zurückgehen, indem Sie auf den Zurück-Pfeil klicken, um neue Änderungen vorzunehmen.
Versionsgeschichte
Sie können auch verschiedene Versionen Ihrer Datei anzeigen, indem Sie zu gehen:
Auf der rechten Seite sehen Sie alle verschiedenen Versionen der Datei. Klicken Sie auf die Punkte, und Sie können diese bestimmte Version benennen oder eine Kopie davon erstellen. Sie sehen auch Dinge wie Datum und Uhrzeit der letzten Bearbeitung. Hier finden Sie die Option zum Wiederherstellen dieser Version, aber Sie sehen sie auch in einem großen blauen Button oben.
Sie sehen auch die Namen aller Personen, die die Datei an einem bestimmten Datum bearbeitet haben. Indem Sie Nur benannte Versionen anzeigen aktivieren, können Sie Versionen, die Sie benannt haben, schnell finden. Alle anderen werden entfernt, aber nicht gelöscht.
Um einen Kommentar zu einem von Ihnen gemachten Vorschlag abzugeben, markieren Sie den Text, den Sie kommentieren möchten, und klicken Sie auf die Option „Kommentar“. Es wird das letzte auf der Liste sein. Um Änderungen an Ihrem Kommentar vorzunehmen , klicken Sie rechts auf die Punkte und wählen Sie Bearbeiten. Sie können auch auf diesen Kommentar verlinken und ihn löschen, wenn Sie Ihre Meinung ändern, solange Sie dort sind.
Um einen Kommentar eines Teamkollegen zu beantworten, klicken Sie auf den Kommentar. Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ oder „Auflösen“. Wenn Sie bereit sind, Ihre Datei herunterzuladen, indem Sie auf Datei > Herunterladen gehen , können Sie aus einer Vielzahl von Formaten wählen.
Sie können wählen aus:
Android
Um das zuvor Erwähnte auf Ihrem Android-Gerät auszuführen, müssen Sie auf verschiedene Optionen zugreifen . Um eine Änderung vorzuschlagen und die beiden Versionen anzuzeigen, tippen Sie auf den Bleistift unten rechts , aber bevor Sie mit der Eingabe beginnen, tippen Sie auf die Punkte oben rechts und wählen Sie die Option Änderungen vorschlagen.
Genau wie auf dem Desktop wird alles, was Sie vorschlagen, in einer anderen Farbe angezeigt.
So kommentieren Sie eine Google Docs-Datei – Android
Wenn Sie etwas zu sagen haben, sagen Sie es. Sie können die Google Docs-Datei auf Ihrem Android-Gerät kommentieren, indem Sie lange auf n das Wort oder den Satz drücken, den Sie kommentieren möchten, gefolgt von den Punkten. Sie sollten jetzt die Option Kommentar hinzufügen sehen.
Sie wissen, wo sich Ihr Kommentar befindet, da er hervorgehoben wird. Um Ihren Kommentar und andere anzuzeigen, tippen Sie darauf. Wählen Sie Kommentar anzeigen, und Sie sollten sehen, was Sie eingegeben haben. Sie können den Kommentar bearbeiten, löschen oder einen teilbaren Link für den Kommentar erhalten, indem Sie auf die Punkte tippen. Wenn das Problem hinter dem Kommentar behoben wurde, können Sie auf die Option „Beheben“ tippen, damit es verschwindet.
Wenn Sie versehentlich auf die Lösungsoption getippt haben, sehen Sie ( für einige Sekunden ) die Rückgängig-Option. Tippen Sie darauf, um den Kommentar erneut zu öffnen. Du solltest neben dem Kommentar eine Nachricht sehen, dass er von dir geöffnet wurde. Um andere Kommentare anzuzeigen, tippen Sie auf die Pfeile, um vor und zurück zu gehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Vorschlag machen, da der Autor oder die Autoren für jeden Vorschlag eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Selbst wenn Sie Ihre Meinung ändern, bekommen sie es immer noch. Wenn Sie der Autor sind und nicht für jeden kleinen Vorschlag eine Benachrichtigung erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren, indem Sie zu den Einstellungen von Google Drive gehen:
So teilen Sie ein Google Docs-Dokument
Sie dachten, Sie hätten alles, um das Dokument zu bearbeiten, und erinnern sich, dass Sie vergessen haben, jemanden hinzuzufügen. Um Ihre Google Docs-Datei zu teilen, klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche Teilen.
Klicken Sie auf Personen und Gruppen hinzufügen und fügen Sie Ihren Kontakt hinzu. Denken Sie daran, diesem Kontakt Bearbeitungsberechtigungen zu erteilen, indem Sie auf das Dropdown-Menü rechts klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bearbeitungsoption auswählen.
So ändern Sie die Bearbeitungsberechtigungen für Google Docs
Wenn jemand es verdient hat, aus einem Dokument entfernt zu werden, können Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken. Unter der Option, jemanden hinzuzufügen, sehen Sie alle Benutzer, die Sie bereits hinzugefügt haben.
Rechts sehen Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie eine andere Option auswählen können.
Sie haben auch die Möglichkeit eines Links, über den jeder mit dem Link auf die Datei zugreifen kann, oder nur Personen, die Sie hinzugefügt haben. Sie sehen Optionen zum Ändern dieser Einstellung oder zum Kopieren des Links zum Teilen. Durch Klicken auf das Zahnrad können Sie Einstellungen ändern wie:
Fazit
Indem Sie die Änderungen sehen, die die Datei durchläuft, können Sie sehen, ob die Änderungen das Dokument verbessert haben. Kommentare können auch konstruktiv zur Verbesserung einer Datei beitragen, und Sie wissen jetzt, wie Sie sie hinzufügen oder ändern können. Arbeiten Sie häufig oder selten mit anderen an Dokumenten in Google Docs? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit und vergessen Sie nicht, den Artikel mit anderen in den sozialen Medien zu teilen.
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