So verwalten Sie Besprechungen in Outlook

Hier sind unsere Tipps zum Verwalten von Meetings in Outlook

Verwenden Sie den Planungsassistenten. Diese integrierte Funktion von Outlook finden Sie, indem Sie auf die Registerkarte Start klicken, dann auf den Abwärtspfeil neben Neue E-Mail klicken und dann Besprechung auswählen.

Bevor Sie einer Besprechung per E-Mail zustimmen, können Sie schnell Ihren Kalender anzeigen, um zu sehen, wie sich Ihr Tag oder Ihre Woche entwickelt. Bewegen Sie einfach Ihre Maus über das Kalendersymbol, um den Monatskalender anzuzeigen.

Öffnen Sie die E-Mail mit der Besprechungsanfrage. Sie sollten Akzeptieren, Vorläufig oder Ablehnen sehen. Klicken Sie auf eine dieser Optionen, um den Besprechungsteilnehmern Ihren Status mitzuteilen und ihn zum Kalender hinzuzufügen.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder jetzt ins Büro zurückkehren, sind Besprechungen im Laufe der Zeit immer wieder aufgetreten. Von der Diskussion wichtiger Themen über das Abhalten von Interviews, Einzelgesprächen und vielem mehr – ein Teil jedes Geschäfts oder Jobs beinhaltet Besprechungen, damit sich alle auf dem Laufenden halten und auf dem gleichen Stand bleiben können.

Je mehr Besprechungen Sie jedoch haben, desto unübersichtlicher kann Ihr Kalender werden. Nun, die Outlook-App unter Windows 10, wie sie in Microsoft 365 enthalten ist, macht es einfach, Besprechungen zu verwalten. Hier sind unsere Tipps zum Verwalten von Besprechungen in Outlook.

Verwenden Sie den Planungsassistenten

Unsere erste Wahl für die Verwaltung von Besprechungen in Outlook ist die Verwendung des Planungsassistenten. Diese integrierte Funktion von Outlook finden Sie, indem Sie auf die Registerkarte Start klicken, dann auf den Abwärtspfeil neben Neue E-Mail klicken und dann Besprechung auswählen. Sie sollten dann oben eine Registerkarte für den Planungsassistenten sehen. Klicke hier.

Im Planungsassistenten zeigt ein schattierter Bereich mit vertikalen Balken die gewünschten Besprechungszeiten an. Sie können die Balken ziehen, um die Zeit anzupassen. Ein Raster wird auch angezeigt, wenn Teilnehmer verfügbar sind. Sie werden sehen, dass Outlook auch Zeiten und die Anzahl der Konflikte für diese Besprechung vorschlägt, falls vorhanden.

Der Planungsassistent hilft sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer der Besprechung auf derselben Seite befinden und es keine Konflikte gibt. Es blockiert Zeiten, in denen Ihre Kollegen nicht verfügbar sind, und zeigt Ihnen sogar an, wann Besprechungsräume verfügbar sind und wann nicht, wenn Sie eine Besprechung durchführen.

Schnell Ihren Kalender anzeigen

Als nächstes müssen Sie den Kalender von Outlook zu Ihrem Vorteil verwenden, um Besprechungen in Outlook zu verwalten. Bevor Sie einer Besprechung per E-Mail zustimmen, können Sie schnell Ihren Kalender anzeigen, um zu sehen, wie sich Ihr Tag oder Ihre Woche entwickelt. Bewegen Sie einfach Ihre Maus über das Kalendersymbol, um den Monatskalender anzuzeigen. Mit der Kalender-Schnellansicht können Sie Ihren Zeitplan sehen, ohne Ihre E-Mails zu hinterlassen.

Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, können Sie anstehende Besprechungen und Termine für die Woche sehen. Sie können auch sehen, in welchen Räumen sie zu welchen Zeiten auftreten. Wenn Sie möchten, können Sie auch das Peek-Symbol in der oberen rechten Ecke des Kalenders (in der Nähe der Bildlaufleiste) auswählen, um den Peek auszukoppeln und Sie beim Lesen Ihrer E-Mails verfolgen zu lassen.

Nutzen Sie die Besprechungsanfragen-Funktion zu Ihrem Vorteil

Unsere letzte Auswahl bezieht sich auf die Funktion für Besprechungsanfragen in Outlook. Mit diesem haben Sie die volle Kontrolle über die Beantwortung von Besprechungsanfragen, sobald Sie diese erhalten, und stellen sicher, dass Sie die aktuellsten Informationen in Ihrem Kalender haben. Es hilft auch, Ihren Posteingang von Einladungen zu bereinigen.

Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie die E-Mail mit der Besprechungsanfrage öffnen. Sie sollten Akzeptieren, Vorläufig oder Ablehnen sehen. Klicken Sie auf eine dieser Optionen, um den Besprechungsteilnehmern Ihren Status mitzuteilen und ihn zum Kalender hinzuzufügen. Wenn Sie zustimmen, können Sie die Antwort vor dem Senden bearbeiten, die Antwort jetzt senden oder keine Antwort senden. Diese Auswahlmöglichkeiten helfen dem Besprechungsorganisator, eine bessere Vorstellung davon zu haben, wer teilnehmen möchte. Wenn Sie nicht antworten, weiß die Person, die die Veranstaltung organisiert hat, nicht, ob Sie teilnehmen möchten oder nicht.

Natürlich können Sie auch auf die Option Neue Zeit vorschlagen klicken, um eine alternative Zeit für das Meeting vorzuschlagen. Sie können die Besprechung auch in Ihrem Kalender bearbeiten, indem Sie beispielsweise die Uhrzeit ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Sehen Sie sich auch einige andere Funktionen an

Obwohl wir die Outlook-App unter Windows besprochen haben, gibt es auch einige zusätzliche Möglichkeiten zum Verwalten von Besprechungen. Diese decken Outlook für das Web und Outlook Mobile ab. Wie im Juli angekündigt , gibt Outlook im Web Benutzern jetzt mehr Kontrolle über Besprechungseinladungen, indem Nachrichten, Besprechungsdetails, Antworten der Teilnehmer und mehr angezeigt werden. Outlook auf Android zeigt in der Zwischenzeit die für Sie relevanten Informationen, wie E-Mails und Dateien, in den Termindetails Ihres Kalenders an, damit Sie Ihre Besprechungen besser planen können. Es gibt definitiv mehr als eine Möglichkeit, Meetings in Outlook zu verwalten. Teilen Sie uns daher mit, wie Sie Ihre Meetings verwalten, indem Sie uns unten einen Kommentar hinterlassen.