Microsoft Outlook verfügt über eine Integration mit To Do, einem Aufgabenverwaltungstool, das Ihnen helfen kann, etwas produktiver zu sein. So können Sie es verwenden.
Wenn Sie ein Abonnent von Microsoft 365 Personal, Family oder Business sind, haben Sie möglicherweise ein kleines Häkchen in der unteren rechten Ecke Ihres Postfachs bemerkt, wenn Sie die Seitenleiste in Outlook im Web betrachten. Wenn Sie auch auf den Schalter Neues Outlook testen klicken, ist dies ein Link, über den Sie eine Vorschau-Integration mit To Do, dem neuen Aufgabenverwaltungstool von Microsoft, ausprobieren können.
Dieses Tool ist etwas, das Kleinunternehmer, Schüler, Eltern oder Lehrer gleichermaßen nützlich finden könnten. Es kann Ihre wichtigen gekennzeichneten E-Mails abrufen, Ihnen geplante Dinge anzeigen und sogar Ihre Aufgaben in Microsoft Planner abrufen. Hier ist ein Blick auf all das und wie Sie es zu Ihrem Produktivitätsvorteil nutzen können.
Das erste, was bei To Do auffällt, ist das, was als "My Day" bekannt ist. Mein Tag ist ein neuer, sauberer Schiefer, um bestimmte Aufgaben hinzuzufügen, die Sie jeden Tag erledigen möchten. Sie können häufige Aufgaben manuell mit der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen hinzufügen oder mit dem Glühbirnensymbol oben auf dem Bildschirm vorgeschlagene Routen und andere Elemente für Ihren Tag anzeigen. Vorschläge werden nach Gestern, Später und Früher gruppiert, je nachdem, wann To Do der Meinung ist, dass Sie sie hinzufügen sollten. Sie können auf das +-Symbol neben der Aufgabe klicken, um sie hinzuzufügen, oder auf das Kreisfeld klicken, um sie abzuschließen. Andere auf der Seite Mein Tag verfügbare Optionen umfassen Optionen zum Sortieren. Sie sehen Optionen zum Sortieren nach Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, alphabetisch oder Erstellungsdatum.
Bemerkenswert ist auch der Abschnitt "Aufgaben" in To Do. Dies erscheint unten in der Seitenleiste und ist Ihre Liste all der Dinge, die Sie aus allen Kategorien hinzugefügt haben, die wir als nächstes besprechen werden.
Als nächstes folgt in To Do das, was als "Wichtig" bekannt ist. Wichtig in To Do sind eine Sammlung von Aufgaben, die Sie als dringend markiert haben, z. Diese erhalten dank des Sternsymbols, das Sie neben ihnen sehen, zusätzliche visuelle Aufmerksamkeit. Wichtige Aufgaben funktionieren jedoch genauso wie andere Aufgaben. Nachdem Sie eine mit der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen erstellt haben, wird sie in der Liste angezeigt und Sie können sie mit einem Stern als wichtig markieren. Sie können es abschließen, indem Sie auf das Kontrollkästchen im Kreis klicken. Alle Aufgaben in To Do haben auch ein Symbol neben der Aufgabe, um Ihnen mitzuteilen, woher sie stammt – sei es „Mein Tag“ oder eine E-Mail.
Ein dritter Bereich in To Do ist der sogenannte Plan. Wie der Name schon sagt, sind geplante Aufgaben Aufgaben für die Zukunft. Sie können diese Aufgaben mit dem +-Symbol erstellen und dann auf Hinzufügen klicken. Nach dem Hinzufügen können Sie das Fälligkeitsdatum ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und ein anderes Datum auswählen. Ein herkömmlicher Linksklick auf die Aufgabe bietet Ihnen Erinnerungsoptionen, Schritte und weitere Optionen zum Festlegen eines anderen Datums. Sie können bei Bedarf sogar Dateien anhängen oder Notizen hinterlassen.
Wenn Ihr kleines Unternehmen oder Ihre Schule Microsoft 365 abonniert hat und Microsoft Planner verwendet, ist dieser Abschnitt von To Do genau das Richtige für Sie. Im Abschnitt "Ihnen zugewiesen" werden Ihnen Aufgaben angezeigt, die Ihnen vom Management über To Do oder Microsoft Planner zugewiesen wurden.
Möglicherweise müssen Sie es anzeigen, indem Sie im Popup-Fenster in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Erstellen klicken, um Ihr Planner-Konto mit To Do zu verknüpfen. Nach der Einrichtung werden alle Planner-Aufgaben in To Do angezeigt. Sie können sogar alte sehen, indem Sie auf klicken. . . und wählen Sie dann Erledigte Aufgaben anzeigen. Es ist eine raffinierte kleine Funktion, die Ihnen einen guten Produktivitätsschub bietet und einen Blick auf alle Aufgaben gibt, die Sie für den Tag erledigen müssen.
Wir werden auch über den Abschnitt "Gekennzeichnete E-Mails" sprechen. Wenn Sie E-Mails in Ourlook markiert haben, werden sie in diesem Abschnitt von To Do angezeigt. Von hier aus können Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, um sie zur Liste "Mein Tag" hinzuzufügen, die Wichtigkeit zu entfernen oder das Fälligkeitsdatum zu ändern. Wenn Sie darauf doppelklicken, werden Ihnen die Informationen aus der Nachricht angezeigt und Sie können sie in Outlook öffnen. Auch hier ist es eine nette kleine Abkürzung, um zu vermeiden, dass Sie sich durch mehrere Dinge klicken müssen, um das Wichtige zu finden.
Wir haben die Kernaspekte von To Do angesprochen, aber Sie können auch die Listenfunktion des Dienstes nutzen. Nachdem Sie eine Aufgabe zu To Do hinzugefügt haben, können Sie eine Liste dafür erstellen. Sagen wir, wenn die Aufgabe darin besteht, einkaufen zu gehen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken und dann eine Liste dafür erstellen. Die Liste wird in der Seitenleiste angezeigt und Sie können die Dinge abhaken, wenn Sie sie vervollständigen. Es ist eine wirklich raffinierte Möglichkeit, komplizierte Situationen zu verwalten, wie das Benoten von Papieren oder sogar eine Bestandsaufnahme.
Wenn Sie To Do nützlich finden, teilen Sie uns dies in den Kommentaren unten mit. Besuchen Sie auch unseren News-Hub , in dem wir über die anderen Microsoft 365-Apps und -Dienste sprechen.
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