Was sind koordinierte Besprechungen in Microsoft Teams? Warum Ihre Organisation es verwenden sollte.

Microsoft Teams hat sich während der Pandemie zu einem unschätzbaren Werkzeug entwickelt, insbesondere für geschäftsorientierte, streng professionelle Arbeitsplätze. Es lässt Sie nicht wie einige der Konkurrenten spielen und arbeiten, aber es ist wohl auch besser als die Konkurrenz, wenn es um die reine Produktivität geht.

Microsoft Teams ist eine der am meisten geschätzten Unternehmenslösungen von Microsoft. Kein Wunder also, dass das Unternehmen alles daran setzt, den Service so zuverlässig und vielseitig wie möglich zu gestalten. Ende August führte Microsoft eine solche Produktivitätsfunktion in Teams ein, die als koordinierte Besprechungen bezeichnet wird. Und heute sagen wir Ihnen, wie sich dies auf Ihren Arbeitsplatz auswirken könnte.

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Was sind koordinierte Meetings?

Microsoft Teams ist auf allen Plattformen verfügbar, auch auf Nicht-Microsoft-Systemen. Und standardmäßig ist das Erlebnis so zusammenhängend, wie Sie es erwarten. Coordinated Meetings baut einfach auf der Idee auf, indem es für ausgewählte Microsoft Teams-Benutzer nahtlose Konnektivität ermöglicht.

Mit Hilfe von Teams Rooms-Geräten und Surface Hubs ermöglicht Coordinated Meetings Ihren all Ihren Geräten die Teilnahme an einer einzelnen Teams-Besprechung im Handumdrehen. Wenn koordinierte Besprechungen aktiviert ist, würde eine einzelne Verbindung von einem der Geräte andere Geräte dazu auffordern, derselben Besprechung beizutreten.

Durch die automatische Anmeldung anderer Geräte bei demselben Meeting verkürzt Coordinated Meetings die Latenz erheblich, sodass sich der Prozess organischer anfühlt.

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Was sind die Voraussetzungen für koordinierte Meetings?

Wie am Anfang des Artikels erwähnt, sind koordinierte Besprechungen nicht für jeden Microsoft Teams-Benutzer geeignet. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie einige sehr spezifische und anspruchsvolle Kriterien erfüllen.

Erstens: Ihre Organisationen müssen über ein oder mehrere Teams Rooms-Geräte verfügen. Diese von Microsoft Teams zertifizierten Geräte sind natürlich nicht billig, weshalb sie an den meisten Arbeitsplätzen eine Seltenheit sind.

Zweitens: Ihre Organisation muss auch über einen Microsoft Surface Hub verfügen. Dies würde hauptsächlich als Whiteboard verwendet werden. Wenn Sie einen Surface Hub 2S besitzen, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass das Gerät nicht unterstützt wird. Da Hub 2S über ein eigenes Betriebssystem verfügt, kann es mit anderen Systemen nicht einwandfrei funktionieren.

Drittens: Alle Geräte, die an koordinierten Besprechungen teilnehmen, müssen über ein eigenes Exchange-Raumpostfach verfügen. Sie müssen auch vorkonfiguriert werden. Damit sie einem Meeting beitreten können, wenn sie dazu aufgefordert werden.

Viertens: Microsoft versichert, dass alle Unternehmen die volle Freiheit haben, ihre Geräte nach Belieben zu konfigurieren. Es wird jedoch empfohlen, Teams Rooms-Geräte als primäre Audio- und Videogeräte zu verwenden, während der Surface Hub die Rolle des Illustrators übernimmt.

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Was sind die Vorteile von koordinierten Meetings?

Wenn Sie über den aufwendigen Anstand hinwegsehen, werden Sie feststellen, dass dieses System einige sehr nette Vorteile hat. An erster Stelle steht die Benutzerfreundlichkeit. Sobald sich ein Gerät in einem Teams-Raum mit einer Besprechung verbindet, folgen alle anderen Geräte diesem Beispiel. Dieses Phänomen verringert den Aufwand und ermöglicht es den Teilnehmern, sich ausschließlich auf das Meeting und nicht auf Verbindungsprobleme zu konzentrieren.

Da koordinierte Besprechungen vollständig anpassbar sind, kann Ihr Unternehmen einfach die besten Audio- und Videogeräte verwenden, während die anderen ausgeschaltet bleiben. Dies stellt sicher, dass die Teilnehmer nur das beste audio-visuelle Erlebnis genießen und keine unterdurchschnittlichen Geräte an Bord sind.

Da Sie dem Meeting nur die besten Geräte hinzufügen, eliminieren Sie auch das extrem lästige Echo und Feedback, das die meisten Teilnehmer erleben, wenn sie versuchen, mehrere Geräte mit einem Meeting zu verbinden.

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Warum sollte sich Ihr Arbeitsplatz für koordinierte Besprechungen entscheiden?

Nun, da Sie mit koordinierten Besprechungen vertraut sind, sehen wir uns an, wie Ihr Arbeitsplatz davon profitieren könnte.

Erstens stellt die Einrichtung eines koordinierten Meetings sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und niemand unter Qualitätsproblemen leidet. Da nur die besten Geräte verwendet werden, ist die Audio- und Videoqualität so gut wie möglich, es gibt kein Echo oder Feedback, und es gibt hier keine merkliche Verzögerung beim Spielen.

Microsoft hat klargestellt, dass man einen Microsoft Surface Hub braucht, um koordinierte Meetings zu starten. Und bei richtiger Verwendung kann der Surface Hub ein Schmuckstück sein. Da es mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist, können Sie für Ihre Meetings kaum einen besseren zweiten Bildschirm/Whiteboard bekommen. Der 120-Hz-Bildschirm, gepaart mit einem mindestens 100-Punkte-Multi-Touch-Sensor, garantiert grenzenlose Illustrationen für Ihre Meetings.

Um koordinierte Meetings einzurichten , gehen Sie einfach die ausführliche Dokumentation von Microsoft durch und Sie sind in kürzester Zeit einsatzbereit.