Werden Sie mit diesen fünf Best Practices zum Experten bei Microsoft Teams-Meetings

Je mehr Zeit Sie in Teams verbringen, desto wichtiger wird es, alle Funktionen, die Ihnen innerhalb des Dienstes zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen. Hier ist ein Blick auf einige dieser Funktionen und bewährten Teams-Praktiken.

Verwischen Sie Ihren Hintergrund oder verwenden Sie Hintergrundbilder:  Dies trägt zum Schutz Ihrer Privatsphäre bei Besprechungen bei, indem nur Ihr Gesicht betont wird.

Verwenden Sie ein Headset für ein besseres Erlebnis: Dies trägt dazu bei, dass Sie während eines Meetings die beste Audio- und Mikrofonqualität erhalten.

Planen Sie Ihre Besprechungen mit dem Planungsassistenten: Dies stellt sicher, dass Sie und Ihre Kollegen auf der gleichen Seite sind und es keine Planungskonflikte gibt.

Erstellen Sie Besprechungsnotizen mit der Besprechungsnotizen-Funktion in Teams: Diese integrierte Teams-Funktion hilft Ihnen, das Jonglieren zwischen verschiedenen Programmen zu vermeiden.

Zeichnen Sie Ihre Meetings auf: Mit Erlaubnis Ihres Kollegen können Sie auf diese Weise eine Kopie des Meetings zum späteren Nachschlagen haben.

Mehr denn je verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Besprechungen in Microsoft Teams. Je mehr Zeit Sie jedoch in Teams verbringen, desto wichtiger wird es, alle verfügbaren Funktionen optimal zu nutzen, damit Sie ein nahtloses Erlebnis haben. Hier sehen Sie einige dieser Funktionen und einige bewährte Methoden, die Sie nutzen können, damit Sie ein Experte für Besprechungen in Microsoft Teams werden können.

Übung 1: Verwischen Sie Ihren Hintergrund oder verwenden Sie Hintergrundbilder

Die erste Best Practice auf unserer Liste ist die offensichtlichste und beliebteste in der aktuellen Situation. Das heißt, Sie können Ihren Hintergrund in Team s verwischen oder Hintergrundbilder verwenden.

Mit dieser bewährten Methode können Sie Ihr Meeting fast überall abhalten und alles verbergen, was im Hintergrund um Sie herum passiert. Dank der Funktion wird Teams nur Ihr Gesicht betonen und alles andere ausblenden. Seien Sie sich nur bewusst, dass es künstliche Intelligenz verwendet und nur mit Menschen funktioniert. Seien Sie also vielleicht etwas vorsichtig, wenn Ihre pelzigen Freunde im Hintergrund sind.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Hintergrund unscharf zu machen oder ein Hintergrundbild in Teams zu verwenden. Sie können dies vor dem Meeting oder während des Meetings tun.

Vor dem Meeting sollten Sie auf dem Beitrittsbildschirm auf das quadratische Kästchen links neben PC-Mikrofon und Lautsprecher unter Ihrem Video-Feed klicken. Von dort aus sehen Sie eine Option für die Hintergrundeinstellungen. Sie können den ersten auswählen, der Blur sagt. Wenn Sie einen anderen Hintergrund wünschen, können Sie einen aus der Liste auswählen. Ihr Feed ändert sich in den gewünschten Hintergrund, und wenn Sie fertig sind, können Sie das Fenster mit den Hintergrundeinstellungen mit dem X schließen.

Um Ihren Hintergrund während des Meetings unscharf zu machen, klicken Sie oben im Meeting-Fenster auf die drei Punkte ( . . . ). Klicken Sie dann von dort auf Hintergrundeffekte anwenden. Sie können dann eine aus der Liste auswählen und auf Übernehmen klicken. 

Übung 2: Verwenden Sie ein Headset für ein besseres Erlebnis

Als nächstes kommt eine Praxis, die Ihre Kollegen vielleicht zu schätzen wissen: die Verwendung eines Headsets . Mit dieser Vorgehensweise erhalten Sie in Teams einen Anruf mit höherer Qualität. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Kollegen Sie nicht hören oder Sie sie nicht hören. So können Sie einen in Teams einrichten.

Um ein Headset mit Teams zu verwenden, stellen Sie einfach sicher, dass es eingesteckt oder mit Ihrem Gerät verbunden ist, entweder über Bluetooth oder die Kopfhörerbuchse. Nach der Verbindung sollten Sie sicherstellen, dass Teams für das Headset richtig konfiguriert ist. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun, entweder vor dem Meeting auf dem Beitrittsbildschirm oder während des Meetings über das Menü.

Vor dem Meeting können Sie die Einstellungen konfigurieren, indem Sie unter Ihrem Video-Feed auf die Schaltfläche PC-Mikrofon und -Lautsprecher klicken. Sobald Sie dies getan haben, werden die Geräteeinstellungen angezeigt. Sehen Sie sich unbedingt die Abschnitte für Lautsprecher und Mikrofon an. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Ihren Kopfhörer aus der Liste für Lautsprecher und Mikrofon aus. Schließen Sie dann das Fenster mit dem X.

Während des Meetings können Sie zu Ihrem Headset wechseln, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die drei Punkte ( . . . ) klicken und Geräteeinstellungen auswählen. Von dort aus können Sie die gleichen Einstellungen wie oben beschrieben auswählen. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Fenster mit dem X.

Es ist erwähnenswert, dass Sie auch hier die Funktion Testanruf tätigen verwenden können, um sicherzustellen, dass alles funktioniert, bevor Sie zu einem Meeting gehen.

Übung 3: Planen Sie Ihre Meetings

Eines der schlimmsten Dinge an Meetings ist, in der allerletzten Minute oder Sekunde in ein Meeting gezogen zu werden. Aus diesem Grund empfehlen wir als Best Practice die Planung und Feinabstimmung Ihrer Meetings. Sie können dies mit dem Terminplanungsassistenten in Microsoft Teams tun. Hier sehen Sie, wie Sie es verwenden.

Klicken Sie zunächst auf das Kalendersymbol in der Seitenleiste von Teams. Klicken Sie dort oben auf die Registerkarte Planungsassistent. Auf dieser Registerkarte können Sie ein Meeting basierend auf der Verfügbarkeit Ihrer Kollegen planen. Sie können Standorte, Teilnehmer und vieles mehr hinzufügen. Beim Hinzufügen von Teilnehmern werden Ihre Kollegen entweder als verfügbar, nicht verfügbar oder als unbekannt angezeigt. Der Assistent ruft Informationen aus dem Outlook-Kalender Ihres Kollegen ab, um diese auszufüllen. Sie sehen eine Zeitplanansicht, in der die bereits angesetzten Meetings in Lila angezeigt werden. Sie können auch durch Tage und Stunden scrollen, um die richtige Zeit für jeden zu finden.

Damit verbunden ist die Möglichkeit, eine Meeting-Agenda zu teilen. Sie können dies tun, damit Ihre Kollegen und alle Teilnehmer des Meetings auf derselben Seite sind. Wenn Sie ein Net-Meeting erstellen, sehen Sie dies im Feld zum Verfassen. Sie können Ihre Agenda hier platzieren und sie wird in der Einladungs-E-Mail angezeigt.

Übung 4: Besprechungsnotizen machen

Was passiert, wenn Sie sich mitten in einem wichtigen Meeting befinden, aber eine Möglichkeit brauchen, sich Notizen zu machen? Sie denken, Sie müssten Microsoft Word oder ein anderes Programm verwenden, aber wussten Sie, dass Teams auch über eine eigene Funktion für Besprechungsnotizen verfügt?

Dies ist eine unserer anderen bewährten Methoden für Besprechungen in Teams. Der Grund warum? Notizen werden als Teil des Meetings selbst gespeichert und können überall hin mitgenommen und für später oder zum Teilen mit Ihren Kollegen gespeichert werden.

Um die Funktion zu verwenden, treten Sie der Besprechung wie gewohnt bei und klicken Sie dann auf die Schaltfläche (...) Weitere Aktionen, gefolgt von Besprechungsnotizen. Sie sollten dann ein Popup-Fenster mit Besprechungsnotizen sehen. Von dort aus möchten Sie auf Notizen machen klicken. Dadurch erhalten Sie vollen Zugriff auf eine Formatierungssymbolleiste mit Fett, Kursiv, Hervorhebung und einigen anderen Dingen, die Sie von Microsoft Word gewohnt sind. Sie können auch mit der (+)-Taste einen neuen Abschnitt erstellen.

Wenn das Meeting beendet ist, können Sie über den Chat auf Ihre Notizen zugreifen. Es sollte eine Option geben, die sagt, Notizen im Vollbildmodus anzeigen. Klicken Sie darauf, um die Notizen anzuzeigen.

Übung 5: Zeichnen Sie Ihre Meetings auf (natürlich mit Erlaubnis!)

Der letzte Punkt unserer Best Practices-Liste ist das Aufzeichnen eines Meetings in Teams. Eines der schlimmsten Dinge in Meetings ist, wenn Sie Ihre Kollegen ständig bitten müssen, Dinge immer und immer wieder zu wiederholen, weil Sie nicht in der Lage waren, es aufzuschreiben oder sich Notizen zu machen. Nun, wenn Sie die Zustimmung aller Beteiligten in den Meetings haben, können Sie ein Meeting tatsächlich live aufzeichnen, um sicherzustellen, dass Sie später eine Kopie des Meetings haben.

Um ein Meeting aufzuzeichnen, können Sie oben auf dem Bildschirm auf die drei Punkte ( . . . ) klicken, gefolgt von der Schaltfläche Aufzeichnung starten. Von dort aus sehen Sie einen Haftungsausschluss, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Sie können es ignorieren, dies dient nur der Sicherheit Ihres Kollegen. Wenn das Meeting vorbei ist und Sie zum Beenden bereit sind, können Sie auf dasselbe Menü klicken und Aufzeichnung beenden auswählen.

Wenn die Aufzeichnung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie darüber informiert, dass sie in Microsoft Stream verfügbar ist. Sie können auf diesen Link in der E-Mail klicken, um darauf zuzugreifen, und sogar eine Datei herunterladen, damit Sie sie offline anzeigen können.

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Obwohl der Schwerpunkt dieses Artikels auf einigen der Best Practices für Teams-Besprechungen lag, gibt es noch viel mehr über Microsoft Teams zu wissen. In den letzten Monaten sind wir tiefer in Teams eingetaucht. Zu den Themen gehören das Ausführen mehrerer Instanzen von Teams , die Verwendung von Bots , das Verwalten von Benachrichtigungen und vieles mehr. Sehen Sie sich hier unseren News-Hub an, um mehr zu erfahren, und lassen Sie uns wissen, ob Sie eigene Teams-Tricks und -Tipps haben, indem Sie uns unten einen Kommentar hinterlassen.