Wie Sie einen Flow in Microsoft Teams erstellen und warum Sie möglicherweise dabei helfen möchten, produktiv zu bleiben

Mit Power Automate und Microsoft Flow können Sie bestimmte „Flows“ erstellen, um den Überblick über Ihr Geschäft zu behalten und Ihre Produktivität zu steigern. Hier ist wie.

Richten Sie die Power Automate-App in Microsoft Teams ein, indem Sie sie aus dem App-Katalog in der linken Seitenleiste von Teams installieren

Nach der Einrichtung werden Sie zur Startseite in Power Automate weitergeleitet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Flow. Wählen Sie dann eines aus, das zu Microsoft Teams passt.

Verbinde deine Konten mit dem Flow, damit er grün leuchtet

Fahren Sie fort und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm und klicken Sie dann auf Flow erstellen

Der Flow wird in Teams ausgefüllt und in der Liste auf der Hauptseite von Power Automate angezeigt

Wollten Sie schon immer eine Benachrichtigung über Aktivitäten in Teams im Zusammenhang mit hochgeladenen Dokumenten, unterschriebenen Formularen oder sogar erledigten Aufgaben in Planner erhalten? Normalerweise müssen Sie möglicherweise jede dieser Microsoft 365-Apps einzeln überprüfen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Mit Power Automate und Microsoft Flow können Sie jedoch bestimmte "Flows" erstellen, um Ihr Geschäft zu verfolgen und Ihre Produktivität zu steigern. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie das tun können.

Hinzufügen von Power Automate zu Teams

Das Wichtigste zuerst: Sie müssen Power Automate zu Microsoft Teams hinzufügen, um fortzufahren. Klicken Sie dazu in der Teams-Seitenleiste auf den Abschnitt Apps. Suchen Sie dort nach Power Automate. Wählen Sie dann die sich öffnende Power Automate-App und die violette Schaltfläche zum Hinzufügen aus. Wenn Sie Flows in einem bestimmten Kanal oder einem ganzen Team für alle Benutzer wünschen, können Sie auch den Abwärtspfeil auswählen und Zum Team hinzufügen auswählen, wenn Sie über die Berechtigung zum Hinzufügen einer Automatisierung für alle verfügen. Sobald Sie fertig sind, sollten Sie die Power Automate-App in der Seitenleiste in Teams öffnen sehen.

Erstellen eines vorgefertigten, "beliebten" Flows in Teams

Als nächstes sollten Sie zu einer gefilterten Option weitergeleitet werden, die Ihnen nur Microsoft Teams-Flows und -Vorlagen anzeigt. Sie können nach anderen Flows filtern, wenn Sie möchten, indem Sie auf die Filterschaltfläche neben der Schaltfläche Flows suchen klicken (dazu später mehr). Auf jeden Fall sollten Sie auch einige beliebte Vorlagen für Flows in Teams beachten. Dies sind vorgefertigte Vorlagen von Microsoft, die Sie mit nur wenigen Klicks aktivieren können, keine Codierung erforderlich!

Wir konzentrieren uns zuerst auf diese, da diese die beliebtesten sind und einige der häufigsten Anforderungen an Benachrichtigungen in Teams erfüllen. Im Folgenden finden Sie eine Liste, aber denken Sie daran, dass Sie eine Liste aller Teams-Flows anzeigen können, indem Sie unten in der Power Automate-App Alle Teams-Vorlagen anzeigen auswählen. Im Allgemeinen lässt sich jeder der Flows in der Teams-Liste direkt einrichten und erfordert nur ein paar einfache Schritte.

• Ein Team benachrichtigen, wenn eine neue Forms-Antwort gesendet wird
• Wenn sich der Status einer Aufgabe in Planner in „Abgeschlossen“ ändert, benachrichtigen Sie einen Kanal
• Ein Team benachrichtigen, wenn ein neues Element in einer SharePoint-Liste erstellt wird
• Nachricht in OneNote speichern
• Erstellen Sie eine Arbeitsaufgabe aus einer Nachricht
• Ein Team benachrichtigen, wenn einem Trello-Board eine neue Aufgabe hinzugefügt wird
• Benachrichtigen eines Teams, wenn sich der Status einer Arbeitsaufgabe in Azure DevOps ändert
• Benachrichtigen Sie ein Team, wenn in PowerBI eine Warnung ausgelöst wird.

Wenn sich der gewünschte Flow in dieser Liste befindet, klicken Sie darauf. Sie erhalten eine Popup-Meldung, mit der Sie es konfigurieren können. Als Beispiel verwenden wir den Flow für Aufgabenänderungen in Planner. Normalerweise sollten Sie ein Feld sehen, in dem Sie den Flow benennen können. Darunter befindet sich dann eine Liste der Anmeldungen (oder Connectors), die Sie benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei jedem anmelden, klicken Sie dann auf Weiter und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm. In unserem Fall müssen wir die Planner-Gruppen-ID, die Plan-ID, das Teams-Team und dann den Kanal konfigurieren und auswählen, um fortzufahren.

Wenn Sie fertig sind, können Sie Flow erstellen auswählen. Und Sie sollten dann eine Popup-Meldung sehen, die besagt, dass Ihr Workflow erstellt wurde. Es erscheint jetzt in der Liste der Flows auf der Hauptseite von Power Automate! Und es läuft von nun an automatisch.

Erstellen anderer und benutzerdefinierter Flows in Teams

Dank Power Automate sind Sie nicht nur auf Flows mit dem Thema Teams beschränkt. Wenn Sie möchten, können Sie auch andere Flows erstellen. Sie können zu diesen wechseln, indem Sie oben auf dem Bildschirm neben dem Suchfeld auf die Schaltfläche Filter klicken und Alle Vorlagen auswählen. Schauen Sie dann nach links, um eine Kategorie auszuwählen. Die Schritte sind die gleichen, Sie müssen sich wie oben beschrieben anmelden und Konten verbinden.

Wenn Sie ein fortgeschrittener Benutzer sind, können Sie auch selbst einen leeren Flow erstellen, ohne einer Vorlage zu folgen. Klicken Sie in Power Automate auf die Registerkarte Erstellen, und wählen Sie dann aus leer erstellen aus. Von dort aus sehen Sie eine Liste mit Auslösern und Aktionen. Unter Alle werden auch einige Themen angezeigt. Wählen Sie Ihr Thema aus, um den Auslöser und die Aktionen zu filtern.

Wählen Sie dann einen Auslöser aus, indem Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Nachdem der Trigger abgeschlossen ist, richten Sie die Aktion ein, indem Sie den Anweisungen und dem Assistenten auf dem Bildschirm folgen. Jeder Flow hat andere Anweisungen, aber es ist ziemlich einfach zu verstehen. Anschließend können Sie den Flow testen, indem Sie oben auf die Schaltfläche Test klicken. Sie können den Flow auch auf Fehler überprüfen, indem Sie auch Flow Checker wählen. Wenn du fertig bist, klicke auf Speichern und dein Flow wird in Aktion gesetzt.

Flows prüfen und löschen

Nachdem Sie Ihre Flows jetzt erstellt haben, können Sie sie ganz einfach löschen oder auch bearbeiten. Öffnen Sie einfach die Power Automate-App in Teams, indem Sie in der Seitenleiste auf ( . . .) und dann auf die Registerkarte Start klicken. Von dort aus solltest du eine Liste deiner Flows sehen. Sie können Ihre Maus ganz nach rechts bewegen, auf die drei Punkte in der Liste klicken und dann Bearbeiten oder Löschen auswählen, um den Flow zu löschen. Noch wichtiger ist, dass Sie auch den Laufverlauf überprüfen können, um zu sehen, wie er läuft oder ob er abtrünnig geworden ist.

Nur der Anfang unendlicher Möglichkeiten!

Flow in Teams mit Power Automate zu erstellen ist nur der Anfang der Möglichkeiten. Microsoft verfügt über eine Plattform namens PowerApps, mit der Sie mithilfe ähnlicher Vorlagen Ihre eigenen benutzerdefinierten Apps für Ihr Unternehmen erstellen können. Hier können Sie mehr darüber erfahren . Und denken Sie daran, unseren Microsoft 365-Hub für weitere Neuigkeiten und Informationen zu besuchen.