Wie verwende ich den vertraulichen Modus von Google Mail?

Der vertrauliche Modus in der G Suite wurde im vergangenen April vorgestellt, aber noch nicht für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Es ermöglicht dem Benutzer, eine E-Mail mit Ablaufdaten zu senden, alte gesendete Nachrichten zu widerrufen und Optionen wie Weiterleiten, Kopieren, Drucken und Herunterladen über integrierte Rechteverwaltungs-(IRM)-Steuerelemente zu eliminieren. All dies zum Schutz der personenbezogenen Daten von G Suite-Nutzern.

Standardmäßig ist der vertrauliche Modus in der G Suite aktiviert, G Suite-Benutzer können ihn jedoch problemlos deaktivieren.

Hier erklären wir, warum G Suite-Benutzer und andere den vertraulichen Modus von G Suite verwenden sollten, wie Sie Nachrichten und Anhänge mit dem vertraulichen Modus von Gmail senden, den frühen Zugriff entfernen und mehr.

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Warum den vertraulichen Modus verwenden?

Der vertrauliche G Suite-Modus bietet dem Absender die Möglichkeit, Ablaufdaten für seine E-Mails zu erstellen und zuvor gesendete Nachrichten zu widerrufen.

Erste Schritte mit dem vertraulichen Modus der G Suite

Bevor wir beginnen, denken Sie daran, wenn Sie Gmail mit einem Geschäfts- oder Schulkonto verwenden, müssen Sie sich an den Systemadministrator wenden, um Gmail im vertraulichen Modus zu verwenden.

Administrator: Als Administrator können Sie entscheiden, ob Ihre G Suite-Benutzer den vertraulichen Modus in G Suite verwenden können oder nicht. Navigieren Sie dazu zu Apps > G Suite > Gmail-Einstellungen > Benutzereinstellungen. Wählen Sie hier eine der folgenden Optionen aus, um G Suite-Benutzern die Verwendung des vertraulichen Modus in der G Suite zu erlauben oder zu verweigern:

Deaktivieren

Aktivieren

Schritte zur Verwendung von Gmail im vertraulichen Modus auf Ihrem PC:

1. Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto > Verfassen Sie eine E-Mail.
2. Suchen Sie nach Vertraulichen Modus aktivieren (falls deaktiviert), Sie sehen ihn unten rechts im Fenster.

Hinweis: Wenn der vertrauliche Modus aktiviert ist, müssen Sie zum Ende der Nachricht gehen und auf Bearbeiten klicken.

1. Senden Sie nun den Passcode und das Ablaufdatum. Diese Optionen funktionieren sowohl für Nachrichten als auch für Anhänge.

Wenn " Kein SMS-Passcode " ausgewählt ist, kann der Empfänger die Gmail-App direkt öffnen. Empfänger, die die Gmail-App nicht verwenden, erhalten eine E-Mail mit einem Passcode.

Wenn " SMS-Passcode " ausgewählt ist, erhält der Empfänger einen Passcode per SMS.

Tipp: Hier müssen Sie die Telefonnummer des Empfängers eingeben, nicht Ihre.

1. Klicken Sie auf Speichern.

Unabhängig davon, welche Nachricht Sie senden, wird sie jetzt über den vertraulichen G Suite-Modus gesichert.

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Wie entferne ich den Early Access im vertraulichen Modus in der G Suite?

Um zu verhindern, dass der Empfänger die E-Mail vor dem Ablaufdatum anzeigt, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie Google Mail.
2. Klicken Sie auf Gesendet > Vertrauliche E-Mail > Zugriff entfernen.

So deaktivieren Sie den vertraulichen Modus

Gehen Sie wie folgt vor, um Gmail im vertraulichen Modus zu deaktivieren:

1. Rufen Sie die Admin-Konsole der G Suite auf.
2. Navigieren Sie zu Apps > G Suite > Einstellungen für Gmail > Benutzereinstellungen.
3. Suchen Sie hier nach dem Kontrollkästchen "Vertraulichen Modus aktivieren".
4. Wenn aktive Benutzer eine Schaltfläche sehen (rechts neben der Verknüpfung „Bild einfügen“ in der Symbolleiste unter dem Nachrichtentext), um den vertraulichen Modus für eine einzelne E-Mail zu aktivieren. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem sie ein Ablaufdatum festlegen oder einen Passcode anfordern können.

Wie greife ich auf eine E-Mail zu, die mit dem vertraulichen Modus von G Suite gesendet wurde?

Wenn Sie eine E-Mail mit vertraulichem Modus erhalten haben, können Sie sowohl die Nachricht als auch den Anhang vor dem Ablaufdatum öffnen oder bis der Zugriff vom Absender entfernt wird. Um die E-Mail anzuzeigen, wenn Sie ein Gmail-Nutzer sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie Google Mail.
2. Wenn der Absender keinen SMS-Passcode benötigt, können Sie direkt auf die E-Mail zugreifen. Wenn Sie jedoch einen anderen E-Mail-Client verwenden, müssen Sie die E-Mail öffnen, auf E-Mail-Link anzeigen klicken und sich mit Ihren Gmail-Anmeldeinformationen anmelden, um die Nachricht anzuzeigen.
3. Wenn der Absender einen SMS-Passcode benötigt, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Wählen Sie Passcode senden > Sie erhalten ihn auf Ihrem Telefon > geben Sie ihn ein und klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Konto verwenden, öffnen Sie E-Mail > wählen Sie E-Mail-Link anzeigen. Dies öffnet eine neue Seite, wählen Sie Passcode senden > suchen Sie nach der Nachricht mit dem Passcode > geben Sie sie ein und klicken Sie auf Senden.

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Wie funktioniert der vertrauliche Modus von G Suite mit Vault und eDiscovery?

Wenn eine Nachricht im vertraulichen Modus gesendet wird, ersetzt Gmail den Nachrichtentext und die Anhänge durch einen Link. Das heißt, wenn ein Nutzer eine Nachricht im vertraulichen Modus von G Suite sendet, speichert Vault Nachrichten im vertraulichen Modus, sucht sie und exportiert sie. Auf die Nachricht kann nur zugegriffen werden, wenn der Absender der Nachricht aus dem Unternehmen stammt.

Was tun, wenn Ihre empfangene E-Mail abgelaufen ist und die angegebene Nummer für eine Fehlermeldung für ein nicht unterstütztes Land steht?

Wenn Sie den vertraulichen Modus in Gmail verwenden, wenn Sie die Fehlermeldung "E-Mail ist abgelaufen" erhalten, besteht die Möglichkeit, dass der E-Mail-Zugriff vor dem Ablaufdatum entfernt wurde. In einem solchen Fall müssen Sie den Absender bitten, die E-Mail erneut zu senden.

Wenn Sie die angegebene Nummer für ein nicht unterstütztes Land erhalten, denken Sie daran , dass Sie nur SMS-Passcodes für Nummern senden können, die zu diesen Regionen gehören:

Nordamerika

Südamerika

Europa

Australien

Asien: Indien, Korea und Japan

Wie funktioniert Gmail im vertraulichen Modus beim Empfängerende?

Google sendet einen Link, wenn er in einer App oder im Web geöffnet wird, zeigt er den Inhalt der Nachricht an. Wenn der Empfänger kein Gmail-Nutzer ist, muss er auf klicken, um eine E-Mail in einem separaten Cloud-gehosteten Portal anzuzeigen.

Wenn Sie außerdem den vertraulichen Modus in der G Suite auf Android, iPhone und iPad verwenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wie verwende ich den vertraulichen Modus der G Suite auf Android, iPhone und iPad ?

1. Öffnen Sie die Gmail-App > tippen Sie auf Verfassen.
2. Tippen Sie oben rechts auf die drei horizontalen Punkte Mehr > Vertraulicher Modus.

Wenn der vertrauliche Modus aktiviert ist, gehen Sie nach unten > tippen Sie auf Bearbeiten > aktivieren Sie den vertraulichen Modus.

Wenn Sie fertig sind, wenn Sie einen Passcode, ein Ablaufdatum und andere Steuerelemente festlegen möchten, wählen Sie aus einer der folgenden Optionen:

Kein SMS-Passcode

SMS-Passcode

Tippen Sie anschließend auf Fertig.

Auf diese Weise können Sie eine Nachricht im vertraulichen Modus von Ihrem Android, iPhone und iPad senden.

Ich hoffe, Ihnen hat der Artikel gefallen und Sie werden den vertraulichen Modus verwenden, um Ihre von der G Suite bereitgestellten Daten zu schützen. Wenn es noch etwas gibt, möchten Sie, dass wir darüber schreiben, hinterlassen Sie uns einen Kommentar.