사내 인스턴트 메시징(IM) 클라이언트: 안전한 조직 커뮤니케이션

의사 소통과 의미 있는 상호 작용은 조직을 보다 효율적으로 만듭니다. 구성원의 상호작용 없이는 해당 작업장이 유리한 비즈니스 성과를 제공할 수 없습니다. 그러나 직원 간의 커뮤니케이션 및 정보 공유는 효과적인 조직 커뮤니케이션의 목적을 달성할 뿐만 아니라 중요한 데이터 및 유용한 업데이트의 공유를 수행할 수 있는 매체가 필요합니다. 여러 조직에서 WhatsApp 및 Skype Chat과 같은 IM 클라이언트를 사용하여 구성원이 그룹으로 개별적으로 통신할 수 있도록 지원합니다. 그러나 그들 중 다수는 인터넷 호스팅 IM 클라이언트가 조직에 미치는 위험과 외부 서버에서 호스팅되는 이러한 타사 IM 클라이언트 앱 에서 공유되는 관련 정보에 대해 인식하지 못합니다 .

이러한 문제를 해결하려면 조직에서 선호하는 IM 클라이언트에서 공유하는 조직 데이터 및 직원 정보와 기타 중요한 파일 및 정보를 모두 보호하는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 사내 IM 클라이언트가 사무실 공간에서 구성원 간의 즉각적인 커뮤니케이션을 용이하게 하는 더 좋고 안전한 솔루션이 될 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

사내 인스턴트 메신저는 타사 IM 앱과 어떻게 다릅니까?

이미지 출처: 캐나다 비즈니스

행아웃, WhatsApp 및 Skype와 같은 타사 IM 클라이언트를 사용하면 발신자와 수신자 간의 전송 매체를 제공하여 정보를 주고받을 수 있습니다. 그 매체는 해당 IM 클라이언트의 데이터 센터로, 앱에서 공유하는 전체 데이터와 채팅이 저장됩니다. 기본적으로 공유하는 모든 파일, 논의하는 조직 전략 및 해당 IM 클라이언트를 사용하여 전달하는 모든 정보가 IM 클라이언트 서버로 전송되고 데이터베이스 형태로 저장됩니다.

이는 해당 정보를 도난 및 하이재킹의 위험에 빠뜨립니다. 많은 검토자들이 제기한 또 다른 우려는 데이터가 공용 네트워크를 통과해야 하며 인터넷에서 아무도 이 데이터를 오용할 수 있는 해커와 엿보는 정부에 의해 가로채지 않을 것이라고 자신 있게 말할 수 없다는 것입니다.

반면 사내 IM 클라이언트 앱은 사무실 공간에서만 작동합니다. 타사 IM 클라이언트 앱 서버와 달리 사내 인스턴트 메신저는 사무실 네트워크에만 연결됩니다. 즉, 이러한 IM 클라이언트 앱에서 발신자와 수신자 간에 공유되는 데이터는 직장 위치에 설치된 서버를 통해 전송됩니다. 이를 통해 공용 네트워크에 연결되지 않은 신뢰할 수 있는 서버에서 조직 내 공유 데이터를 유지할 수 있습니다.

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사내 IM 클라이언트는 어떻게 작동합니까?

프로세스는 약간의 차이가 있지만 타사 IM 클라이언트 서버와 거의 동일합니다. 첫째, 여기 IM 서버는 다른 타사 IM 앱의 소유자 회사가 아닌 자신의 사무실 공간에 있습니다. 이렇게 하면 귀하 또는 조직의 IT 관리에 임명된 사람이 사내 IM 클라이언트의 컨트롤러이자 관리자가 됩니다. 이제 IM 클라이언트 앱을 사용하기 위해 관련 사용자에게 특별히 생성된 사용자 이름과 비밀번호(나중에 변경할 수 있음)가 제공됩니다.

암호가 입력되면 사내 서버가 조직 내에서 일하는 구성원 목록과 함께 사용자 계정을 직접 로드하여 개인화된 사무실 친구 목록을 형성합니다. 나머지 과정은 완전히 동일합니다. 발신자가 메시지를 입력하면 사내 서버로 전송되어 수신자에게 전달됩니다. 그리고 이 모든 작업이 몇 초 만에 완료되므로 전체 전송을 파악할 수 없으므로 즉각적인 응답을 주고받을 수 있습니다.

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사설 네트워크에 연결된 사내 서버에서 작동하는 사내 IM 클라이언트 앱을 사용하면 작업 위치의 벽 안에 데이터를 보관할 수 있습니다. 그러나 사내 인스턴트 메신저가 제공하는 것은 이것이 전부가 아닙니다.
사내 호스팅 IM 클라이언트가 타사 IM 클라이언트 앱에 대해 제공하는 이점

조직에서 쉽고 무료로 사용할 수 있는 타사 인스턴트 메신저와 비교하여 사내 IM 클라이언트를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까? 다음은 타사 메신저가 제공하는 기능에도 불구하고 조직에 적합하지 않은 이유를 이해하는 데 도움이 되는 모든 플러스 포인트 목록입니다.

1. 보다 안전한 정보 공유

사내 IM 클라이언트 앱에서 이미지나 문서 형태로 공유한 패킷 정보는 사무실 네트워크를 통해서만 전송되고 그곳 서버에 저장되어 수신자에게 전송됩니다. 공유된 데이터는 귀하의 소유 네트워크 및 서버 내에 남아 있고 제3자 회사가 아니므로 무단 액세스 또는 정보 남용 가능성에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

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2. 소유자인 귀하는 공유 정보를 제어하고 모니터링할 수 있습니다.

비즈니스 소유자는 누군가 조직 데이터를 잘못 취급하거나 채팅을 통해 승인되지 않은 파일을 공유하는 것을 원하지 않을 것입니다. 타사 IM 클라이언트에서는 이와 관련하여 아무 것도 추측할 수 없습니다. 하지만 사무실 서버에서 실행되는 사내 인스턴트 메신저를 사용하면 앱을 통해 지속적으로 공유되는 정보와 데이터를 정기적으로 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직 내에서 증오심 표현과 비윤리적인 커뮤니케이션이 확산되는 것을 방지할 수 있습니다.

3. 자신이 선호하는 데이터베이스 관리

이미지 출처: MitchJ

IM 클라이언트의 모든 활동에서 수집한 서버 데이터베이스를 타사 회사에 맡기는 대신 사내 메신저를 사용하면 해당 데이터베이스를 사무실 구내에 보관할 수 있습니다. 그런 다음 IT 담당자가 원하는 대로 데이터베이스를 구성하도록 하면 데이터 검색 및 저장을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다. 이 조직화된 데이터는 연구 목적을 위해 조직의 이익을 위해 회고적으로 더 사용될 수 있습니다.

4. 선호하는 방화벽 방법으로 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.

이미지 출처: 워싱턴 포스트

타사 IM 응용 프로그램의 경우 서버 보안을 위해 클라이언트의 개발자와 기업 소유자에게 의존해야 합니다. 이들의 단일 결함으로 인해 위반이 발생할 수 있으며 데이터가 보호되지 않고 제어할 수 없는 취약한 상태가 될 수 있습니다. 그러나 사내 서버는 소유자로 선택한 모든 방화벽으로 보호할 수 있으며 자체 이용 약관에 따라 안전하게 유지할 수 있습니다. 따라서 맬웨어 및 스파이웨어 공격으로부터 서버를 얼마나 안전하게 보호할지 결정할 수 있습니다.

5. 귀하의 데이터는 귀하의 것입니다

이미지 출처: 푸터 프로

제3자 IM 클라이언트는 귀하의 데이터를 사용하고 이 데이터에서 얻은 정보를 디지털 광고주 및 마케터에게 판매하여 커미션 또는 직접 지불의 대가로 소비자를 조달할 수 있습니다. 그러한 활동의 ​​대부분은 법으로 금지되어 있지만 IM 고객은 그러한 활동에 어느 정도 탐닉하고 있습니다.

그러나 완전한 관리자 제어 기능이 있는 사내 IM 앱을 사용하면 자신의 이용 약관을 선택하고 데이터의 무단 사용 및 관련 없는 모든 가능성을 제거할 수 있습니다.

6. 기지에서 공간이 부족할 때까지 공간 문제 없음

이미지 출처: IBI 타임즈

모든 IM 클라이언트 앱에는 하나의 특정 계정 전용으로 제한된 클라우드 공간이 있습니다. 그 외에도 별도의 타사 클라우드 및 웹 서비스를 선택하거나 추가 공간에 대한 비용을 지불해야 합니다. 그러나 사내 IM 클라이언트의 경우 확장하지 않기로 결정한 경우에만 공간이 제한됩니다. 서버에는 내부에 전용 하드 드라이브가 설치되어 있습니다. 서버에 더 많은 데이터를 저장할 수 있도록 항상 더 많은 전용 드라이브 또는 더 큰 디스크 공간이 서버에 설치된 드라이브를 가질 수 있습니다. 이렇게 하면 추가 공간에 대한 비용을 지불하는 문제 없이 IM 서버에 항상 더 많은 채팅 로그를 저장할 수 있습니다.

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7. IM 앱의 변경 사항 제어

타사 회사는 IM 클라이언트를 변경하고 업그레이드하는 동안 소비자의 전반적인 관심을 고려할 수 있습니다. 그러나 사내 IM 클라이언트 앱이 있으면 사용자 정책, 업데이트 및 제한 사항에 대한 완전한 권한을 가질 수 있습니다. 비즈니스 및 조직 목적의 요구 사항에 따라 모든 것을 설정할 수 있으므로 비즈니스 관심사의 달성에 따라 해당 메신저를 코딩합니다. 즉, 불필요한 업그레이드, 원치 않는(비즈니스 용도에 따라) 기능, 제한된 사용자 계약 조건 및 정책에서 자유로워집니다.

8. 조직 전용

사내 IM 클라이언트는 사무실 시스템에서만 작동하는 것입니다. 사무실 서버와 네트워크에 연결될 것이기 때문에 원격으로 개인 통신을 할 수 없습니다. 이를 통해 비즈니스 및 조직 커뮤니케이션을 위한 별도의 전용 IM 클라이언트 앱을 가질 수 있으며 사용 중인 모든 컴퓨터에도 필수로 설치됩니다. 사무실 시스템과 조직 구성원으로만 구성된 친구 목록으로 제한되어 해당 IM 클라이언트 앱은 전적으로 비즈니스 커뮤니케이션 및 정보 공유 전용이며 비즈니스 IM에서 개인 연락처 및 개인 커뮤니케이션의 간섭이 없습니다. 앱.

9. 참여 완료

사내 IM 클라이언트 앱은 할당된 시스템에서 액세스할 수 있는 구성원 간에 공통 통신 매체를 설정합니다. 또한 원격으로 액세스하는 타사 IM 앱과 분리되어 사무실 통신용으로만 공개됩니다. 따라서 모든 조직 업데이트를 수집하고 동료 동료와 어울리기 위한 유일한 장소로 남아 있기 때문에 모든 구성원이 의무적으로 사용해야 합니다.

통신 속도가 빠르게 증가함에 따라 인스턴트 메시징은 사무실을 연결하는 중요한 방법입니다. 이를 통해 태스크 포스는 서로 즉시 통신하고, 데이터와 파일을 공유하고, 응답을 받고, 거의 즉시 응답을 받을 수 있습니다. 하지만 속도 경쟁이 조직 데이터의 보안과 신성함에 대한 타협을 의미하지는 않는다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 제3자 서비스를 사용하는 데에는 여러 가지 부작용이 있습니다. 그 중 가장 중요한 것은 제3자가 소유하고 제어한다는 사실입니다!

조직은 내부 통신을 위해 공용 네트워크에 연결하고 타사 서버에 액세스해야 합니다. 개인 정보 보호 및 보안 문제가 증가하고 이러한 제3자 통신 서비스 제공업체의 느슨한 태도로 인해 내부 통신에 적합한 매체를 선택하는 것이 필수적입니다. 지금 자체 호스팅 인스턴트 메시징 클라이언트를 사용해 보십시오!