이메일 관리를 위한 간단하면서도 효과적인 팁

우리 모두는 수많은 이메일을 받습니다. 관리자부터 직원, 동료, 구독한 다양한 서비스의 뉴스레터, 그리고 그렇지 않은 경우까지!

이러한 방대한 이메일 데이터를 선별하는 것은 시간과 에너지 낭비입니다. 이메일을 효과적으로 관리하는 방법을 재평가해 보십시오.

몇 가지 간단한 트릭으로 이메일을 예약할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까?

• 쓰레기를 없애라

하루에 평균 100개의 이메일을 수신한다고 가정해 보겠습니다. 이 중 메일의 절반만 중요하고 나머지는 '정크'입니다. 스팸/정크 메일이 반복적으로 발생하는 경우 정크 파일을 사용하여 대부분의 스팸을 캡처하고 하루에 두 번 검사하여 원치 않는 이메일을 제거합니다. 받은 편지함의 정크를 30% 줄입니다.

참조:  Outlook 2016, 2013, 2010 및 365에서 '부재중 알림'을 사용하는 방법

• 스마트 폴더 설정

받은 편지함을 열면 이메일의 4분의 1이 특별 제안, 할인 제안, 전달된 농담 또는 광고 알림이라는 것을 알 수 있습니다. 기본적으로 이메일 마케팅 자료입니다. 더 많은 고객을 유치하기 위한 판매 트릭입니다. 따라서 받은 편지함을 정리할 수 있도록 하위 범주에서 이메일의 우선 순위를 지정하십시오. 비상시 이메일을 찾거나 여러 이메일을 함께 삭제하는 것은 쉽습니다.

• 모든 이메일 알림 끄기

이메일은 즉각적인 커뮤니케이션 수단이 아닙니다. 이를 위해 휴대폰과 인스턴트 메시징을 사용합니다. 이메일은 즉각적인 응답이 필요하지 않은 비즈니스에 적합합니다. 따라서 다른 사람들이 당신의 일을 방해하도록 허용하지 마십시오. 이메일 경고 및 경고음은 집중을 방해하고 회의 및 대화에 방해가 될 수 있습니다. 모든 새 이메일에 대해 휴대전화의 진동이나 소리를 끕니다.

• 원치 않는 프로모션 이메일 수신 거부

모든 광고 및 홍보 이메일을 읽고 싶지 않을 것입니다. 불필요한 구독을 취소하십시오. 쉽고 빠른 과정입니다. 원하지 않는 뉴스레터를 구독 취소하려면 이메일 계정에 로그인하고 싫증이 나는 메일러에서 '구독 취소'를 찾으세요. 검색 결과를 검토하고 계속할 이메일을 결정하십시오. www.unroll.me 를 방문 하여 휴지통에 버리고 싶은 뉴스레터 구독을 취소 할 수도 있습니다 . 다양한 카테고리와 폴더로 받은 편지함을 구성합니다.

• 이메일을 읽고 답장할 시간을 예약  하세요.

경고나 알림을 받으면 책임에 집중하지 못하게 됩니다. 예정된 시간에 이메일을 고려하는 것이 긴급한 지원에 도움이 될 뿐만 아니라 회의 일정을 유지하고 업데이트하는 데에도 도움이 됩니다.
연락처 번호를 업데이트하고 연락할 적절한 시간을 제공하여 비상 사태에 대비한 이메일 초안을 작성할 수도 있습니다. 업무량이 많기 때문에 10분에서 15분 동안 매시간 이메일을 확인하거나 오전 오후와 저녁과 같이 하루에 3~4번 이메일을 확인할 수도 있습니다.

더 읽어보기:  Android용 Outlook 앱에서 이메일을 설정하는 방법

• 카테고리별로 이메일 정렬하기

많은 양의 이메일을 함께 받다 보면 중요한 이메일에 집중하는 것을 잊어버리거나 읽지 않고 실수로 삭제하는 경우가 있습니다. 받은 편지함에 있는 모든 이메일을 받았고 해당 폴더에 이메일을 넣을 수 있는 폴더와 범주가 없을 때 발생합니다. 받은 편지함에서 정크를 삭제하면 업무 관련 이메일이 삭제되는 경우가 있습니다. 그러나 휴지통에서 복구할 수는 있지만 복구했는지 여부를 모를 때가 있습니다!

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모든 사람은 자신의 물건을 처리하는 자신의 방법이 있습니다. 이것은 이메일을 효과적으로 관리하는 방법과 간단하게 만들 수 있는 방법에 대한 제안일 뿐입니다. 그러나 당신에게 적합한 시스템을 찾을 수 있습니다.