Microsoft Planner를 사용하여 작업 흐름을 개선하는 방법

프로젝트 관리 도구인 Microsoft Planner는 Trello 또는 Asana와 같은 무료 또는 유료 서비스와 유사합니다. Office 365에 바로 내장된 Planner는 직장에서 혼란을 줄이고 워크플로를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

• "버킷"을 사용하여 Planner에서 다양한 작업에 대한 범주 만들기
• 진행 상황, 날짜, 카드 세부 정보 추가 등을 설정하여 Planner에서 작업 추적
• 필터를 사용하거나 기능별로 그룹화하여 중요한 작업을 선택하는 데 도움이 됩니다.
• 차트를 사용하여 진행 상황을 분석적으로 살펴보세요.

직장이나 기업이 Microsoft Office 365를 구독하고 있다면 효율성을 개선하기 위해 활용할 수 있는 훌륭한 도구가 많이 있습니다. 우리는 이미 Teams , Outlook , OneDrive 및 OneNote 를 포함하여 이들 중 일부를 다루었습니다 . 그러나 이제 Microsoft Planner로 관심을 돌릴 때입니다.

프로젝트 관리 도구인 Planner는 무료 또는 유료 서비스인 Trello 또는 Asana와 유사합니다. 추가 비용 없이 제공되며 Office 365에 바로 내장되어 조직에서 중요한 작업을 추적하고 워크플로를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 CloudO3에서 사용하는 방법에 대한 자세한 내용과 직장에서도 사용하는 방법에 대한 안내입니다.

"버킷"으로 다양한 작업에 대한 카테고리 생성

Planner 경험의 핵심에는 "계획", "버킷" 및 "보드"로 알려진 것들이 있습니다. 우선, 보드는 계획 또는 작업 목록의 집입니다. 사이드바의 (+) 버튼으로 플래너 아래에 계획을 생성하면 새 보드가 생깁니다. 그런 다음 다양한 유형의 작업을 구성하기 위해 보드 내에서 다양한 "버킷"을 생성할 수 있습니다.

보드 상단에 있는 "새 버킷 추가" 링크를 눌러 이 작업을 수행할 수 있습니다. CloudO3에서는 뉴스 보도를 추적하기 위해 Planner를 사용합니다. 또한 Office 365 및 방법을 포함하여 다른 유형의 적용 범위에 대한 다양한 보드가 있습니다. 일반적으로 스토리 아이디어, 뉴스 스토리, DIBS용 버킷과 편집자가 완성된 스토리를 표시할 수 있는 특별 버킷도 있습니다.

버킷을 추가하면 버킷 이름 아래에 별도의 (+) 버튼이 있습니다. 이렇게 하면 새 작업 카드를 만들고 마감 날짜를 설정하거나 팀 구성원에게 할당할 수 있습니다. 우리는 아래에 더 있습니다.

Microsoft Planner의 샘플 보드 살펴보기

진행 상황, 날짜, 카드 세부 정보 추가 등을 설정하여 작업 추적

Planner에서 작업 카드를 활용하여 생산성을 높일 수 있는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 버킷을 다양한 버킷으로 이동하고 진행 상황을 변경하고 시작 날짜와 마감 날짜를 설정할 수 있습니다. 동료에게 작업 내용을 알리기 위해 설명을 입력할 수도 있습니다. 에. 단순화를 위해 할당된 모든 진행 상황을 추적하는 데 도움이 될 수 있는 체크리스트도 있습니다.

게다가 카드 자체에 표시될 파일이나 링크를 삽입하는 데 사용할 수 있는 "첨부 파일 추가" 버튼도 있습니다. 우리는 종종 여기 CloudO3에서 이 기능을 사용하여 우리가 작성 중인 모든 기사의 소스에 대한 링크를 공유합니다.

또한 각 작업 카드의 측면을 따라 달리는 다양한 색상의 "레이블"이 있습니다. 총 6개를 사용할 수 있으며 각각의 이름을 사용자 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 카드 측면에 색상 레이블을 붙이고 카드가 의미하는 바에 대한 시각적 신호를 만드는 데 도움이 됩니다. CloudO3에서는 "높은 우선 순위" 및 "낮은 우선 순위" 레이블을 사용합니다.

Microsoft Planner의 샘플 카드

필터를 사용하거나 기능별로 그룹화하여 중요한 항목을 선택하는 데 도움이 됩니다.

플래너에 점점 더 많은 작업과 버킷 목록을 추가하면 진행 상황을 추적하기 어려울 수 있습니다. 다행히도 도움이 될 수 있는 필터 기능이 있습니다. 창의 오른쪽 상단에서 사용 가능한 이 기능을 사용하면 자신의 이름 또는 동료의 이름만을 기준으로 과제를 필터링할 수 있습니다.

대안으로 "그룹화 기준" 기능을 사용하여 버킷 목록의 모양을 전환할 수도 있습니다. 이렇게 하면 작업이 할당된 사람, 진행 상황 또는 마감 날짜 및 레이블별로 그룹화할 수 있습니다.

group by 아래의 "assigned to" 옵션

차트를 사용하여 진행 상황을 분석적으로 살펴보세요.

플래너는 때때로 지저분해질 수 있으며 (상사 또는 관리자로서) 항상 어떤 작업이 진행되고 있는지, 누가 어떤 특정 작업을 수행하는지 볼 수 있는 것은 아닙니다. 운 좋게도 Microsoft에는 도움이 될 수 있는 깔끔한 작은 기능이 Planner에 내장되어 있습니다.

상단 메뉴 모음에서 플랜 이름 옆에 그래프 모양의 아이콘이 표시됩니다. 클릭하면 차트 모드로 전환됩니다. 계획의 전체 상태와 시작, 진행 중, 지연 또는 완료된 작업에 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다. 버킷당 작업 수와 구성원당 작업 수도 확인할 수 있습니다. 사용 가능한 모든 버킷 항목이 있는 목록도 측면에서 볼 수 있습니다.

팀의 모든 사람이 모든 계획과 버킷에서 작업을 시각적으로 볼 수 있도록 유사한 기능을 사용할 수도 있습니다. 개요 페이지를 실행하려면 왼쪽 사이드바에 있는 원 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다. 남은 작업 수 등을 시각적으로 확인할 수 있습니다.

플래너의 차트

플래너를 어떻게 사용하시겠습니까?

보시다시피 Planner는 매우 강력한 도구입니다. 혼란을 없애고 직장 환경에서 작업을 더 잘 관리하기 위해 사용할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. Office 365에 바로 내장되어 있으며 다른 서비스나 앱 간에 전환할 필요 없이 팀을 관리하는 데 필요한 모든 것을 얻을 수 있습니다. 회사에서 Planner를 사용할 것이라고 생각하십니까? 아래 의견에 알려주십시오.