Microsoft Teams에서 교대 근무를 사용하여 근무 시간, 일정 등을 관리하는 방법

Microsoft Teams를 시작하여 귀하와 직원의 근무 시간 및 일정을 관리하는 방법을 살펴보세요.

... Teams 사이드바에서 더 많은 앱을 찾아 Shifts 앱을 엽니다.

당신의 상사가 당신에게 일정이나 교대를 할당했는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 설정하도록 요청하십시오.

관리자는 Shifts로 처음 부팅할 때 팀 일정을 만들어 Shifts를 설정할 수 있습니다.

관리자는 "그룹에 사람 추가" 버튼을 클릭하여 직원의 교대조 및 일정을 추가할 수 있습니다.

그런 다음 관리자는 특정 시간을 추가할 수 있습니다. 메모 및 교대 근무에 대한 기타 정보.

그런 다음 팀과 공유 버튼을 클릭하여 근무조를 팀과 공유할 수 있습니다.

직원은 교대 근무를 통해 휴가 요청, 출근 및 퇴근 등을 할 수 있습니다.

IT 관리자 가 활성화한 경우 Microsoft Teams에서 "교대" 환경을 확인할 수 있습니다. 이것은 관리자와 일선 작업자(고객 또는 일반 대중과 직접 접촉하는 사람들)를 위한 일정 관리 도구입니다. 추가 비용 없이 Teams 플랜에 포함되어 있으며 Microsoft의 이전 Staff Hub 환경도 대체합니다. .

그러나 일선 근로자에게만 해당되는 것은 아닙니다. 교대 근무를 통해 관리자는 일정을 짜고 교대 근무를 바꾸고 그룹을 만들고 휴가 요청을 제출하고 시간 시계를 유지할 수도 있습니다. 이 기능은 Microsoft Teams 경험에 크게 최적화되어 있으므로 소규모 기업에 매우 유용할 수 있습니다. 다음은 귀하와 직원의 근무 시간 및 일정을 관리하기 위해 시작하는 방법에 대한 포괄적인 설명입니다.

Shifts 앱을 열고 새로운 교대 근무 관리 시작하기

시작하려면 Shifts 앱을 열어야 합니다. Teams의 왼쪽에 내장되어 있습니다. 거기에 표시되지 않으면 ... 더 많은 앱을 클릭하고 목록에서 찾아야 합니다. 그곳에 가면 이번 주에 할당된 교대 근무 목록이 표시됩니다. 아무 것도 없으면 관리자 또는 관리자가 귀하에게 교대를 할당하거나 앱을 통해 교대를 추가하도록 요청해야 합니다.

다음에 관리자 또는 관리자가 이를 수행할 수 있는 방법에 대해 논의하려고 하지만 이러한 다음 단계는 일반적으로 관리자 또는 올바른 관리자 권한이 있는 사용자만을 대상으로 한다는 점을 명심하십시오. 관리자 는 Office 365 팀의 소유자로 설정된 경우 에만 교대 근무에서 일정을 만들 수 있습니다 . 다른 모든 사람들은 여전히 ​​교대 근무에 액세스할 수 있지만 한 주 동안 자신의 교대조를 확인하거나 휴가 및 기타 요청을 관리할 수 있는 옵션만 있습니다.

관리자이고 적절한 권한이 있는 경우 교대조 생성을 계속하려면 페이지의 팀 목록에서 생성을 선택하는 것이 좋습니다. 만들기를 선택하면 교대 근무 시간대를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. CloudO3에 있는 것처럼 전 세계적으로 작업하는 경우 모든 사람이 이해할 수 있는 표준 시간대를 선택하는 것이 좋습니다. Microsoft에 대해 글을 쓸 때 시애틀 레드몬드 회사가 위치한 태평양 표준시를 사용합니다.

그런 다음 Teams에서 일정을 만들 수 있는 시간을 주고 싶을 것입니다. 완료되면 둘러보기를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 이것은 팀 구성원을 추가하고 교대를 만드는 등의 방법을 보여줍니다. 다음 섹션에서 이에 대해 알아보겠습니다.

관리자가 교대 및 일정을 만드는 방법

관리자와 올바른 Office 365 권한이 있는 사람은 Microsoft Teams에서 교대 근무를 통해 직원을 위한 교대 및 일정을 만들 수 있습니다. "그룹에 사람 추가" 버튼을 클릭하면 됩니다. 이 아이콘은 화면의 맨 오른쪽에 사람 사진으로 표시됩니다. Office 365 요금제에 따라 유효한 프로필이 있는 한 교대조 및 일정에 모든 사람을 추가할 수 있습니다.

누군가가 그룹에 "추가"되면 해당 사용자에 대해 근무조를 만들 수 있습니다. 이렇게 하려면 해당 주의 일정에서 빈 슬롯을 두 번 클릭하기만 하면 됩니다. 기본적으로 이 일정은 요일로 나누어집니다. 여기에서 특정 날짜를 두 번 클릭하고 특정 교대조에 대한 세부 정보를 입력할 수 있습니다. 여기에는 시작 및 종료 시간, 특정 테마(또는 활동)에 대한 색상, 교대조가 무엇을 위한 것인지에 대한 메모가 포함됩니다. 활동 추가 버튼을 클릭하여 다루지 않은 더 구체적인 활동을 추가할 수도 있습니다.

완료되면 저장 버튼을 클릭하여 근무조를 일정에 추가할 수 있습니다. 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 교대 근무 편집을 선택하면 언제든지 돌아가서 세부 정보를 편집할 수 있습니다. 다른 날에도 복사하려는 경우(CloudO3에 유사한 쓰기 이동이 많기 때문에 수행) 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 복사를 선택한 다음 배치할 위치를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭할 수 있습니다. Shift 키를 누르고 붙여넣기를 선택합니다. 

일정을 약간 사용자 정의하려는 경우 교대 근무 슬롯 위의 상자에 이름이나 추가 세부 정보를 입력할 수 있습니다. 또한 Day Notes 섹션 아래에 몇 가지 메모를 추가하여 자신에게 몇 가지 추가 정보를 제공할 수도 있습니다.

Open Shifts 영역을 클릭하여 Open Shifts를 생성할 수도 있습니다. 이렇게 하면 다른 구성원에게 할당하기 전에 "무료" 교대조를 만들 수 있습니다. 열린 교대조를 만들 때 팀 구성원에게 할당할 수 있습니다. 그 아래에 있는 ...를 클릭하고 Open shift 할당을 선택하기만 하면 됩니다. 

구성원별로 보기를 필터링하거나, 현재 보기를 인쇄하거나, 교대조, 가용성 또는 그룹에 따라 보기를 변경하는 추가 제어 기능도 있습니다. 필요한 경우 일, 주 또는 월 보기로 변경할 수도 있습니다.

팀과 교대 근무 공유

교대가 만들어지면 공유될 때까지 공식적이지 않거나 직원의 Teams 버전에 표시되지 않습니다. 화면 오른쪽 상단에 있는 보라색 팀과 공유 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 팀 구성원과 공유하는 방법에 대한 추가 제어가 제공됩니다. 팀원과 공유할 날짜를 선택할 수 있는 몇 가지 옵션이 표시됩니다. 포함할 범위를 자유롭게 선택하십시오. 또한 전체 팀(일정에 나열된 모든 사람) 또는 영향을 받은 사람(방금 교대를 할당한 사람)에게 알리는 확인란이 됩니다.

휴가 및 기타 요청 관리 또는 만들기

교대 및 일정 생성, Teams 사용자 및 직원은 Teams의 교대조 섹션을 클릭할 때 일정을 볼 수 있는 새로운 옵션을 갖게 됩니다. 그러나 일정을 보는 것 외에도 휴가를 요청하고 다른 요청을 할 수도 있습니다. 물음표가 있는 시계 모양의 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 아이콘을 클릭하면 됩니다.

사용자는 휴가를 요청한 후 상태를 확인할 수 있습니다. 필요한 경우 취소할 수도 있습니다. 그들은 또한 교대조를 바꾸거나 다른 교대조를 제안할 것을 요청할 수도 있습니다. 위와 같이 이유를 선택하고 메모를 남길 수 있는 멋진 UI가 있습니다.

관리자 또는 관리자로서 이러한 요청을 승인하는 것은 귀하에게 달려 있습니다. 교대 근무 아래에 있는 요청 탭을 클릭하면 됩니다. 진행 중 아래에 표시됩니다. 그런 다음 화면 오른쪽에서 확인할 수 있습니다. 위에 남겨둔 것처럼 승인하거나 거부할 수 있는 옵션이 있습니다. 관리자로 승인하면 사용자에게 알림이 전송됩니다.

교대로 시간 시계 설정

우리가 다룰 팀 교대의 마지막 측면은 시간 시계입니다. 이 시간 시계 옵션을 사용하면 직원이 모바일 장치를 사용하여 출근하고 퇴근할 수 있습니다. 관리자는 선택적 위치 감지도 설정할 수 있습니다. 이것은 직원이 출근하고 퇴근할 때 어디에 있는지 감지합니다. 이러한 설정은 Teams의 교대조에서 설정 탭을 클릭하여 언제든지 변경하거나 제거할 수 있습니다. 거기에 설정 시작 버튼이 표시됩니다.

직원은 iOS 또는 Android 모바일 장치에서 Microsoft Teams의 시간 시계를 사용할 수 있습니다. 클릭하면 시간에 맞춰 출근한 다음 Teams 앱을 다시 방문하여 휴식을 취할 수 있습니다. 그들도 확인할 수 있는 옵션이 있습니다. 그런 다음 Excel 스프레드시트로 내보내고 확인하고 위에서 언급한 동일한 시간 시계 섹션을 통해 시계 출입 보고서를 다운로드할 수 있습니다.

시프트를 어떻게 사용할 것인가?

보시다시피 Shifts in Teams는 매우 포괄적인 솔루션입니다. ADP와 같은 급여 서비스에 액세스할 수 없는 경우 근무 시간 등을 추적하는 데 사용할 수 있습니다. 또한 설정이 간단하고 익숙해지는 데 시간이 오래 걸리지 않습니다. 가이드가 도움이 되었나요? 아래 의견에 알려주고 이번 주에 CloudO3를 계속 지켜봐 주시기 바랍니다. Shifts 경험에 대해 더 자세히 알아보십시오.