Gmail에서 Inbox Zero로 이동하는 방법

받은 편지함이 이전에 응답하지 않은 메시지로 가득 차서 중요한 이메일을 놓친 적이 있습니까? 대부분의 사람들이 이것을 경험했으며 거의 ​​모든 사람들이 아침에 받은 편지함을 열자마자 주의를 요하는 50개의 읽지 않은 이메일이 주의를 산만하게 한다는 것을 알고 있습니다. 

연구에 따르면 근로자는 일주일 중 28%를 이메일을 읽고 답장하는 데 보냅니다. 그것은 직장에서 일하는 전체 시간의 4분의 1 이상입니다. 끊임없이 쏟아지는 이메일을 처리할 필요가 없다면 얼마나 더 많은 것을 성취할 수 있을까요? 

Inbox Zero란?

Inbox Zero는 생산성 전문가인 Merlin Mann이 개발한 개념입니다. 대부분의 사람들은 이름에 있는 "0"을 한 사람이 가지고 있는 이메일 수를 나타내는 것으로 해석하지만 원래는 사람들이 이메일에 대해 생각하는 시간을 나타냅니다. 이메일이 전혀 없다면 그것에 대해 생각하는 데 거의 시간을 할애하지 않습니다.

이 문서에��는 Gmail 내에서 사용할 수 있는 도구를 사용하여 받은 편지함에서 읽지 않은 이메일 수를 최소한으로 유지하는 방법과 수신하는 이메일 떼를 길들이는 데 도움이 되는 업무에 적용할 수 있는 방법을 안내합니다. 하루 종일. 

이메일 관리 기본 사항

이메일 생산성을 향상시키는 첫 번째 단계는 받은 편지함을 닫는 것입니다. 직관에 반하는 것처럼 들릴 수도 있지만, 이메일이 도착했을 때 주소를 지정하는 것보다 이메일을 읽고 답장할 시간을 정하는 것이 좋습니다. 연구에 따르면 기한이 스스로 부과하든 아니든 효율성을 높이고 프로젝트에 소요되는 시간을 줄이는 것으로 나타났습니다.

매 시간 시작 시 5분, 하루 시작 및 종료 시 20분 정도 시간을 내어 이메일에 답장하십시오 . 스팸이 분명한 이메일은 모두 삭제하십시오 . 이메일 응답에 2분 이하가 소요되는 경우 먼저 응답하십시오. 

이메일에 응답하는 데 시간이 더 필요한 경우 특별히 지정된 폴더로 이동하십시오.

Gmail을 사용하여 Inbox Zero에 도달하기

Gmail은 전 세계에서 가장 많이 사용되는 이메일 클라이언트이지만 대부분의 사람들은 플랫폼이 실제로 얼마나 다재다능한지 깨닫지 못하고 있습니다. Gmail은 모양을 엄청나게 제어할 수 있는 도구와 사용자 지정 가능한 옵션으로 가득 차 있습니다 . Inbox Zero는 이러한 도구를 활용할 때 훨씬 더 달성하기 쉬워집니다. 

특별한 별 사용

누구나 별표 아이콘을 클릭하여 이메일에 "별표"를 표시하는 기능에 대해 알고 있습니다. 하지만 사용할 수 있는 별표가 12개라는 사실을 알고 계셨나요? 설정 > 모든 설정 보기 > 일반을 클릭한 다음 별 하위 섹션이 보일 때까지 스크롤합니다 . 

별의 색상은 다양하지만 느낌표, 빨리 감기 화살표, 확인 표시, 물음표, 소문자 i와 같은 아이콘도 있습니다. 기본적으로 메인 별만 활성화되지만 아이콘을 클릭하고 사용 중 섹션으로 드래그하여 활성화할 수 있습니다. 

Gmail에는 하나의 기호만 나타납니다. 여러 번 클릭하면 선택한 모든 별을 순환할 수 있습니다. 표준 별, 빨간색 별, 소문자 i 및 녹색 체크의 최소 4개 기호를 선택합니다. 

여러 받은 편지함 및 필터 설정

프로모션, 개인, 소셜 등 Gmail에서 사용할 수 있는 여러 탭에 이미 익숙할 것입니다. 설정 > 받은 편지함 으로 이동하여 받은 편지함 유형 옆에 있는 드롭다운 상자를 클릭하고 여러 받은 편지함을 선택합니다.

여러 받은 편지함 섹션 이라는 새 섹션이 나타납니다 . 기본 받은 편지함 옆에 표시할 사용자 지정 섹션을 최대 5개까지 지정할 수 있지만 기본적으로 2개가 채워져 있습니다. 한 섹션은 별표 표시된 이메일용이고 다른 섹션은 초안용입니다. 이 섹션은 검색어에 의해 지정되므로 따로 섹션을 설정하려면 각 특수 별이 무엇인지 알아야 합니다.

각 별의 이름은 다음과 같습니다.

• 옐로우 스타
• 빨간 별
• 오렌지 스타
• 그린스타
• 파란 별
• 퍼플스타
• 옐로뱅(느낌표)
• 레드뱅
• 자주색 질문
• Orange-guillemet(빨리 감기 기호)
• 그린 체크
• Blue-info(소문자 i)

검색 쿼리 필드는 다양한 연산자를 인식하므로 OR/AND 명령을 사용하여 동일한 섹션 내에 여러 별표를 포함할 수 있습니다. 검색 쿼리 필드 옆에는 섹션 이름 필드가 있습니다. 여기에 호출할 필드의 특정 이름을 입력하십시오.

Inbox Zero를 달성하려면 몇 가지 특정 섹션을 설정하는 것이 가장 좋습니다.

• 조치/회신 필요
• 긴급 회신 필요
• 답장을 기다리는 중
• 위임됨

필요에 따라 다섯 번째 섹션을 설정하도록 선택할 수 있지만 이 네 가지가 가장 기본적인 작업을 처리합니다. 

받은 편지함 제로 도달

Gmail 설정을 변경했으므로 이제 모든 것을 실행할 차례입니다. 먼저 필터를 설정합니다. 다음을 입력:

이메일을 받으면 가장 먼저 해야 할 일은 응답이 필요한지 아니면 삭제해야 하는지를 결정하는 것입니다. 이메일이 스팸이거나 응답을 보증하지 않는 경우 즉시 삭제하거나 보관하십시오. 

이메일에 응답이 필요하고 2분 미만이면 응답하십시오. 2분 이상이 필요하시면 별모양 아이콘을 한번 눌러주세요. 이메일이 긴급하고 다음에 응답해야 하는 경우 아이콘을 두 번 클릭하여 빨간색 별표로 표시합니다. 

이메일에 답장한 후 답장을 기다리는 중이라면 별 아이콘을 세 번 클릭하여 '답장 대기 중'으로 지정합니다. 다른 사람이 더 잘 처리하는 이메일을 받은 경우 적절한 사람에게 전달하고 별표 아이콘을 네 번 클릭하여 "위임됨"으로 표시하십시오. 

이메일에 응답하고 싶은 시간을 선택하고 해당 시간에만 작업에 집중하세요. 자신에게 마감일을 지정하고 이메일 처리 기간을 설정하면 받은 편지함에서 보내는 시간을 줄여 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 업무 시간이 시작될 때 처리하기로 선택한 경우 먼저 긴급 이메일에 응답하는 데 집중한 다음 나머지는 거기서 처리하세요. 

이러한 방법을 실행하면 곧 받은 편지함을 완전히 제어할 수 있습니다. 이미 엉망인 경우 하루에 30분 정도 시간을 내어 이미 가지고 있는 이메일을 분류하고 중요한지 여부를 판단하십시오. 필요한 사람에게 응답하고 필요하지 않은 사람은 삭제하십시오. 

약간의 시간이 걸릴 수 있지만 필터 , 지정된 받은 편지함 및 기타 도구를 사용하면 Inbox Zero에 도달하는 데 도움이 되며 유지하는 데 가장 도움이 되는 기술을 찾을 수 있습니다.