Porady i wskazówki dotyczące pulpitu Microsoft Teams dla lepszej komunikacji

W przeciwieństwie do Skype, Microsoft Teams nie jest łatwym narzędziem. Możesz uznać Teams za połączenie Slacka i Skype'a. Jest to ogólne narzędzie do komunikacji i wideokonferencji, które można dostosować do swoich potrzeb biznesowych. Jest rozległy i ma wiele cech ukrytych pod powierzchnią. Mając to na uwadze, oto kilka wskazówek i wskazówek dotyczących Microsoft Teams, które pomogą w lepszej komunikacji.

Porady i wskazówki dotyczące Microsoft Teams

1. Rozmycie tła i wirtualne tło

Podobnie jak Skype, Microsoft Teams udostępnia również opcję rozmycia tła. Ta opcja jest bardzo przydatna, zwłaszcza gdy wszyscy pracujemy w domu. Jednak w przeciwieństwie do Skype'a, nie możesz teraz na stałe włączyć "Rozmyj moje tło". Musisz to zrobić osobno dla każdej rozmowy wideo. Oto jak włączyć rozmycie tła.

Podczas rozmowy wideo kliknij trzy przyciski po prawej stronie pływającego paska. W rozszerzonym menu kliknij „ Efekty tła ”. Na stronie efektów tła zobaczysz kilka efektów. Pierwsza opcja to Rozmyj moje tło . Kliknij go, a uruchomi się ponownie strumień wideo, a tło powinno być rozmazane.

Oprócz opcji Rozmyj moje tło aplikacja Teams udostępnia również wirtualne tło. Oczywiście, kiedy je wybierzesz, zastępuje oryginalne tło. Ale na razie firma Microsoft udostępnia tylko szablony tła dostępne w aplikacji Teams. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zapoznaj się z naszym dedykowanym artykułem na temat wirtualnego tła i trybu rozmycia w Teams .

2. Skróty klawiaturowe

Skróty klawiaturowe są najprzydatniejsze, niezależnie od tego, czy masz do czynienia z programem Outlook, czy Teams. W Microsoft Teams możesz nacisnąć "Ctrl +". w dowolnym momencie, aby zobaczyć skróty klawiaturowe. Jednak najważniejsze z nich są następujące.

• Ctrl+E (⌘+E na Macu ): Przejdź do paska wyszukiwania
• Ctrl+plus (⌘+plus na Macu ): Powiększ
• Ctrl+minus (⌘+minus na Macu ): Pomniejsz
• Esc: zamknij wyskakujące okienka
• Ctrl+G (⌘+G na Macu ): Przejdź do dowolnego zespołu/kanału

3. Polecenia ukośnika

Podobnie jak Slack, Microsoft Teams ma również polecenia ukośnika . Ale te polecenia ukośnika nie działają wszędzie. Działa tylko na najwyższym pasku wyszukiwania. Aby szybko przejść do paska wyszukiwania, naciśnij Ctrl+E (⌘+E na Macu ).

Polecenie z ukośnikiem, którego często używam, to „/dnd”. Jak sama nazwa wskazuje, włącza tryb Nie przeszkadzać i będziesz otrzymywać tylko pilne wiadomości od swoich priorytetowych kontaktów. Podobnie możesz również wykonać „/dostępny”, aby zmienić swój status na Dostępny. Innym przydatnym poleceniem ukośnika jest „/goto”. Pomaga szybko przejść do kanału lub zespołu.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Oto kilka przydatnych poleceń ukośnika.

• /goto – Przejdź do zespołu lub kanału
• /zadzwoń – Zadzwoń do kogoś
• /wzmianki – Zobacz wszystkie czaty i aktywność, w których wspomniano o Tobie
• /nieprzeczytane – Zobacz całą swoją nieprzeczytaną aktywność
• /saved – Zobacz swoje zapisane wiadomości

4. Wzmianki

Teraz, gdy szukasz przydatnych informacji na kanale, lepiej przeczytać materiały skierowane do Ciebie. Zasadniczo wiadomości, o których wspomniałeś. Aby się do nich dostać, wpisz „/wzmianki” na pasku wyszukiwania. Możesz też przejść do zakładki Aktywność i kliknąć ikonę Filtruj obok opcji Kanał. Następnie kliknij 3 kropki i wybierz „@Wzmianki”.

5. Powiadomienia

Domyślnie Microsoft Teams wyśle ​​​​Ci powiadomienie o każdej pieprzonej rzeczy. Na przykład Slack nie wysyła powiadomień o wiadomościach z kanału, chyba że zostaniesz w nich wymieniony. Ale Microsoft Teams wysyła powiadomienie na banerze, a także wiadomość e-mail w tym celu. Aby to wyłączyć:

• Kliknij ikonę profilu w prawym górnym rogu i kliknij Ustawienia
• W wyskakującym menu ustawień przejdź do zakładki Powiadomienia

Na stronie powiadomień zobaczysz działania, które można wykonać dla każdego rodzaju powiadomienia. Zasadniczo istnieją 3 rodzaje działań związanych z powiadomieniem: Baner i e-mail, Baner i Pokazuj tylko w kanale. Podczas gdy pierwsze 2 są oczywiste, wybranie trzeciego sugeruje, że te powiadomienia pojawią się tylko w zakładce Aktywność.

Na przykład Microsoft Teams domyślnie wyśle ​​​​Ci wiadomość e-mail, a także powiadomienie na banerze, gdy zostaniesz wymieniony w zespole lub kanale. Chociaż nie mam problemu z powiadomieniem o banerze, nie lubię otrzymywać e-maili z tymi wszystkimi wzmiankami. Dlatego zmieniłem je tylko na „Banner”.

6. Boty i aplikacje

Microsoft Teams pozwala mieć w zespole nieograniczoną liczbę aplikacji i botów. Jeśli nie wiesz, boty i aplikacje zapewniają dodatkowe funkcje Microsoft Teams lub ułatwiają integrację z innymi platformami. Oto niektóre z przydatnych aplikacji, z których możesz korzystać.

• Polly – przeprowadzaj ankiety w ramach spotkań
• RememberThis — ustaw przypomnienia dla wątków czatu w Teams
• Mio – Czat z kontaktami Slack i WebEx
• Zoom – organizuj konferencje grupowe

Mamy dedykowany artykuł na temat najlepszych aplikacji Microsoft Teams , który szczegółowo omawia instalację i funkcje tych aplikacji. Możesz przez to przejść dla większej jasności.

7. Zmień tablicę

Chociaż jesteśmy przy temacie aplikacji innych firm, oto kolejna ważna kwestia – Freehand. Teraz tablica w Microsoft Teams jest podstawowa i ogranicza się tylko do pisania odręcznego. Jeśli często korzystasz z tablicy do programowania modeli Sprint, projektów szkieletów, prototypowania, tworzenia scenorysów wideo itp., powinieneś wypróbować tablicę Freehand by Invision. W porównaniu do tablicy MS Whiteboard zapewnia więcej kształtów, takich jak prostokąt, linie i okręgi.

Freehand może być również używany podczas wideokonferencji zamiast tablicy zespołów. Dodatkowo możesz nawet prezentować tablicę odręczną bez konieczności prowadzenia rozmowy wideo. Często używamy go do tworzenia scenorysów naszych wstępów wideo na YouTube.

Zintegruj  Freehand z InVision

8. Czytelnik immersyjny

Popularny czytnik immersyjny przeglądarki Edge jest również zintegrowany z Microsoft Teams. Czytnik imersyjny nie byłby zbyt przydatną funkcją, ale tryb czytania na głos, który z nim otrzymujesz, jest korzystny. Aby przejść do trybu czytnika immersyjnego, kliknij 3 kropki nad wiadomością i kliknij Czytnik immersyjny.

Po przejściu w tryb czytnika immersyjnego na dole zobaczysz przycisk „Odtwórz”. Jak tylko go uderzysz, wyrecytuje za ciebie całą wiadomość. Często używam go do czytania artykułów i skryptów wysyłanych do mnie w usłudze Teams.

Słowa zamykające

Wiele innych funkcji, takich jak identyfikatory e-mail kanału i zespołu, nagrywanie spotkań w chmurze, komunikacja międzymiastowa Skype, działa tylko wtedy, gdy masz konto Microsoft 365. Jeśli masz więcej problemów lub zapytań dotyczących Microsoft Teams, daj mi znać w komentarzach poniżej

Przeczytaj także: Slack kontra zespoły: jakiego narzędzia do komunikacji i współpracy użyć