6 sposobów eksportowania historii czatów Microsoft Teams

Usługa Microsoft Teams stała się integralną częścią nowoczesnej komunikacji w miejscu pracy, ułatwiając udostępnianie informacji i współpracę. Pomimo rozbudowanych funkcji czatu i współpracy dostępnych w aplikacji MS Teams, z różnych powodów może być konieczne wyeksportowanie lub pobranie rozmów na czacie. W tym artykule omówimy najlepsze metody eksportowania historii czatów Microsoft Teams.

Zanim zagłębimy się w rozwiązania, przyjrzyjmy się celowi pobierania lub eksportowania historii czatów w aplikacji Teams. Zapisywanie historii czatów w Teams może być przydatne z różnych powodów, w tym z przechowywania danych, prowadzenia rejestrów komunikacji, przekazywania wiedzy, spełniania wymogów prawnych i zgodności itp.

Mając to na uwadze, przejdźmy do artykułu, aby zbadać najlepsze metody skutecznej realizacji tego zadania.

1. Skopiuj wiadomości i zapisz je jako pliki tekstowe 

To jeden z najprostszych sposobów zapisywania historii czatów w Microsoft Teams. Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć i przeciągnąć kursor, aby skopiować żądany tekst i wkleić go do pliku tekstowego. Wykonaj poniższe kroki.

Krok 1 : Naciśnij klawisz Windows na klawiaturze, wpisz  Microsoft Teams i kliknij Otwórz.

Uwaga : na komputerze Mac naciśnij klawisz „Command+Spacja” na klawiaturze, wpisz  Teams i naciśnij klawisz Return.

Krok 2 : Po uruchomieniu przejdź do sekcji Czat lub Zespoły w lewym górnym rogu okna Zespoły.

Krok 3:  Wybierz i otwórz czat, który chcesz zapisać. Może to być czat osobisty, czat grupowy lub czat w aplikacji Teams.

Krok 4 : Po otwarciu czatu wybierz część czatu, którą chcesz zapisać, przeciągając myszą od początku czatu do końca.

Krok 5 : Po wybraniu kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Kopiuj lub naciśnij „Ctrl + C”, aby skopiować zaznaczony tekst do schowka. 

Uwaga : naciśnij „Command + C” na komputerze Mac, aby skopiować zaznaczony tekst.

Krok 6 : Teraz przejdź na pulpit, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne puste miejsce, wybierz Nowy i wybierz Dokument tekstowy.

Uwaga : jeśli korzystasz z komputera Mac, wpisz Edytor tekstu w wyszukiwarce Spotlight, naciskając klawisze „Command+Spacja” na klawiaturze.

Krok 7 : Kliknij, aby otworzyć dokument tekstowy.

Krok 8 : Będąc w dokumencie tekstowym, naciśnij Ctrl+V, a tekst czatu zostanie skopiowany.

Krok 9 : Naciśnij Ctrl + S, aby zapisać dokument. Następnie możesz przenieść dokument w dowolne miejsce lub udostępnić go innej osobie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub WhatsApp.

Otóż ​​to. Zapisałeś czat w aplikacji Teams jako dokument. Jeśli ta metoda jest dla Ciebie zbyt długa, przejdź do następnej.

2. Zrób zrzuty ekranu

Jest to jedna z najłatwiejszych i najczęściej stosowanych metod, nie specyficzna dla MS Teams, ale dla każdej platformy społecznościowej lub komunikacyjnej. Mamy już artykuły na temat robienia zrzutów ekranu na dowolnej platformie; poniżej kilka z nich.

• Łatwe sposoby zrobienia zrzutu ekranu w systemie Windows 11
• Gdzie znaleźć zrzuty ekranu w systemie Windows 11 i 10
• Najlepsze bezpłatne narzędzia do zrzutów ekranu dla systemów Windows i Mac
• Najlepsze sposoby na zrobienie zrzutu ekranu na Androidzie

Aby pójść o krok dalej, przeczytaj poniższe artykuły, w zależności od przeglądarki, na temat robienia całostronicowych zrzutów ekranu rozmów na czacie. Sprawdź to poniżej;

• Jak zrobić zrzut ekranu całej strony w przeglądarce Microsoft Edge
• Jak zrobić zrzut ekranu całej strony w przeglądarce Google Chrome 

Jeśli nie chcesz polegać na zrzutach ekranu, ale wolisz mieć je w formacie dokumentu, wypróbuj następną metodę.

3. Zapisz jako plik PDF, korzystając z opcji drukowania 

Ta metoda wymaga korzystania z aplikacji Microsoft Teams lub uzyskiwania do niej dostępu z poziomu przeglądarki (Google Chrome, Microsoft Edge lub Firefox). Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby szybko i łatwo wydrukować czat w aplikacji Teams.

Krok 1 : Uruchom dowolną przeglądarkę na komputerze z systemem Windows lub Mac, przejdź do witryny Microsoft Teams i zaloguj się przy użyciu danych logowania do konta.

Uwaga : jeśli zostanie wyświetlony monit, kliknij opcję „Zamiast tego użyj aplikacji internetowej”, aby nadal uzyskiwać dostęp do aplikacji Teams w przeglądarce internetowej.

Przejdź do aplikacji Microsoft Teams

Krok 2 : Teraz przejdź do sekcji Czat lub Czat w aplikacji Teams w lewym górnym rogu okna aplikacji Teams. Kliknij ikonę trzech pionowych kropek w prawym górnym rogu

Krok 3 : Z menu rozwijanego wybierz opcję Drukuj.

Krok 4 : W oknie Drukuj kliknij listę rozwijaną miejsca docelowego, wybierz opcję „Zapisz jako plik PDF” i kliknij przycisk Zapisz. 

Otóż ​​to. Wybrany czat zostanie zapisany jako plik PDF, który można udostępnić e-mailem. Jeśli nie chcesz korzystać z przeglądarki, ale wolisz szybki proces udostępniania czatu innej osobie za pośrednictwem poczty elektronicznej, wypróbuj następną metodę. 

4. Udostępnij w Outlooku 

Ta metoda jest najwygodniejsza, jeśli chcesz wyeksportować czat Teams do wiadomości e-mail. Ma jednak jedną poważną wadę, a mianowicie to, że można udostępnić tylko jedną wiadomość na raz. Jeśli chcesz udostępnić tylko jedną wiadomość, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami.

Krok 1 : Uruchom Microsoft Teams i przejdź do sekcji Czat lub Zespoły w lewym górnym rogu okna Teams.

Krok 2 : Wybierz wiadomość, którą chcesz udostępnić, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Udostępnij w programie Outlook”.

W wyskakującym okienku zostanie wypełniona wiadomość, którą możesz łatwo udostępnić za pośrednictwem Outlooka. Ta metoda nie zadziała, jeśli masz wiele wiadomości do udostępnienia. Jeśli masz wiele wiadomości do udostępnienia, wypróbuj następną metodę.

5. Użyj rozszerzenia Teams Chat Extractor

W przeciwieństwie do wielu rozszerzeń na poziomie operacyjnym dostępnych w sklepie internetowym Chrome, istnieje wiele rozszerzeń; w rzeczywistości dostępne jest tylko jedno rozszerzenie o nazwie „Microsoft Teams Chat Extractor”, które umożliwia wyodrębnianie czatów i rozmów z Microsoft Teams. Jednak podczas naszych testów rozszerzenie nie działało. Jeśli tak, poniżej znajdują się kroki.

Poniżej znajdują się niektóre artykuły, które być może będziesz musiał sprawdzić przed wykonaniem poniższych kroków.

• Jak zainstalować rozszerzenie Chrome
• Jak przypiąć rozszerzenia do paska narzędzi Chrome

Krok 1 : Najpierw pobierz i dodaj rozszerzenie do swojej przeglądarki Chrome.

Pobierz ekstraktor czatów Teams

Krok 2 : Po pobraniu kliknij ikonę rozszerzenia Chrome i przypnij rozszerzenie Teams Chat Extractor, aby uzyskać łatwy dostęp.

Krok 3 : Przejdź do czatu Teams, który chcesz wyeksportować.

Krok 4 : Przewiń w górę do pierwszej wiadomości, aby załadować całą rozmowę, i kliknij ikonę Microsoft Teams Chat Extractor.

Krok 4 : Skopiuj i wklej tekst do dokumentu Microsoft Word lub dokumentu tekstowego, gdy wyodrębnione zostaną wszystkie czaty ze znacznikami daty i godziny.

Proszę bardzo. Wyodrębniono wszystkie wiadomości z konwersacji w aplikacji Microsoft Teams. Powinieneś jednak wiedzieć, że obrazy i gify nie zostaną przechwycone; skopiowany zostanie tylko tekst.

Kolejna metoda i ostatnia metoda są przeznaczone dla tych, którzy nie chcą korzystać z rozszerzeń i chcą oficjalnie wyeksportować swoje czaty.

6. Eksportuj czat 

Ze wszystkich metod wymienionych w artykule jest to oficjalny sposób pobierania rozmów na czacie. Zatem bez zbędnych ceregieli wykonaj poniższe kroki.

Krok 1 : Przejdź do strony eksportu danych Teams w preferowanej przeglądarce na komputerze z systemem Windows lub Mac.

Uwaga : musisz zalogować się na swoje konto Microsoft.

Krok 2 : Zaznacz pole obok Historia czatów i Media. Wybierz opcję Prześlij żądanie.

Krok 3 : W wyskakującym okienku kliknij Kontynuuj.

Firma Microsoft wskaże Twoje oczekujące żądanie.

Daj mu trochę czasu i za jakiś czas sprawdź tę stronę. Powinna zostać wyświetlona opcja eksportowania danych czatu Teams. To powiedziawszy, jeśli masz jakieś pytania, zapoznaj się z sekcją FAQ poniżej.

Często zadawane pytania dotyczące eksportowania historii czatów w aplikacji Microsoft Teams

1. Czy tworzona jest kopia zapasowa historii czatów w Teams?

Tak, historia czatów w aplikacji Microsoft Teams jest zazwyczaj przechowywana w chmurze i tworzy kopię zapasową jako część danych Microsoft 365. Jednak indywidualni użytkownicy mogą również eksportować i zapisywać swoje historie czatów lokalnie.

2. Czy istnieje ograniczenie ilości historii czatów, którą mogę wyeksportować?

W aplikacji Microsoft Teams mogą obowiązywać pewne ograniczenia dotyczące ilości historii czatów, którą można jednocześnie wyeksportować. Jeśli masz obszerną historię czatów, może być konieczne wykonanie wielu eksportów.

3. Czy eksport historii czatów usuwa ją z Microsoft Teams?

Nie, eksport historii czatów nie powoduje jej usunięcia z Microsoft Teams. Tworzy jedynie kopię historii czatów w formacie do pobrania.

4. Jak często mogę eksportować historię czatów?

Może nie być ustalonego limitu częstotliwości eksportowania historii czatów, ale zazwyczaj jest to wykonywane w razie potrzeby w celach tworzenia kopii zapasowych, referencji lub zgodności.

Zachowaj kopię czatu Teams

Sprawdziliśmy, dlaczego warto pobrać lub wyeksportować historię czatów w aplikacji Microsoft Teams i udostępniliśmy najlepsze metody wydajnego wykonania tego zadania. Historia czatów to cenny zasób, który możesz zachować i w razie potrzeby uzyskać do niego dostęp za pomocą odpowiednich metod.