Inbox Zero: wszystko, co musisz wiedzieć

Skrzynka e-mail — jaka jest pierwsza rzecz, która przychodzi Ci na myśl po usłyszeniu tego terminu? Cóż, niektórzy z was pewnie zaczęli wyobrażać sobie zalaną skrzynkę odbiorczą z tysiącami promocyjnych e-maili unoszących się nad ekranem, prawda? Kiedy więc ostatni raz próbowałeś wyczyścić swoją skrzynkę odbiorczą? Mnóstwo wiadomości e-mail leżą w naszej skrzynce odbiorczej przez lata i niestety tak naprawdę nic z tym nie robimy.

Mówiąc o zarządzaniu pocztą e-mail, Inbox Zero to nowe podejście, które ma na celu utrzymanie pustej skrzynki odbiorczej. I przez puste nie mamy na myśli, że ma absolutnie zerową liczbę e-maili. W rzeczywistości Inbox Zero jest bardziej rygorystyczną strategią, która skutecznie zarządza skrzynką e-mail w celu zwiększenia i zwiększenia wydajności. Brzmi interesująco, prawda? Zastanawiasz się, czym jest Inbox Zero i jak można to osiągnąć? Nie martw się! Trafiłeś we właściwe miejsce. W tym poście będziemy rozmawiać o Inbox Zero i wszystkim, co kręci się wokół tego terminu.

Źródło obrazu: Pomoc Scout

Zacznijmy.

Co to jest Skrzynka odbiorcza zero?

Koncepcja Inbox Zero została wprowadzona w 2006 roku przez znanego eksperta ds. produktywności, znanego jako Merlin Mann. Jeśli chodzi o zrozumienie podejścia do Inbox Zero, najpierw należy zrozumieć, że Zero w określeniu „Inbox Zero” nie odnosi się do posiadania pustej skrzynki.

Ponieważ e-maile stały się z czasem jednym z najpotężniejszych sposobów komunikacji, jest to jedyne zaufane i niezawodne źródło tego, jak ktoś próbuje się z Tobą skontaktować. Czy to Twoi klienci w pracy, czy marketingowcy promocyjni, prawie wszyscy wokół celują w Twoją skrzynkę e-mail ze swoimi wiadomościami. Wyobraź sobie, jakie to okropne, gdy otwieramy naszą skrzynkę e-mail po przerwie wakacyjnej? Mnóstwo nieprzeczytanych, nieustannych wiadomości e-mail tłoczy się w naszej skrzynce odbiorczej, patrząc prosto przez nas, czekając na naszą odpowiedź. A z czasem liczba otrzymywanych e-maili rośnie, przez co nasza skrzynka pocztowa staje się jeszcze bardziej bałagan.

Źródło obrazu: Kinkread Tech

Czym dokładnie jest Inbox Zero? Jeśli spróbujemy to zrozumieć w prosty sposób, Inbox Zero to strategia zarządzania pocztą e-mail, która ma na celu uporządkowanie naszej skrzynki odbiorczej. Ostatecznym celem posiadania Inbox Zero jest to, że nie masz w swojej skrzynce odbiorczej żadnych nieprzeczytanych wiadomości e-mail, a wszystkie wiadomości e-mail są należycie odpowiedziane, przeczytane, oznaczone lub należy podjąć wszelkie niezbędne działania, których wymaga.

Zobacz też:-

Jak zarządzać plikiem PST w programie Microsoft Outlook Microsoft Outlook jest bardzo dobrym medium do synchronizacji wszystkich kont e-mail w jednym miejscu. Przechowuje wszystkie informacje...

Jak Inbox Zero może zwiększyć naszą produktywność?

Wyobraź sobie, że masz pracowity dzień w pracy, kiedy masz mnóstwo zadań do wykonania w ciągu dnia. A gdy tylko zalogujesz się na swoje konto e-mail, zobaczysz kilka e-maili czekających na odpowiedź. Na pewno nie chcesz wisienek na torcie, prawda? Nawet jeśli spróbujesz wykonać inne zadania w pracy, te nieprzeczytane e-maile będą Cię niepokoić z tyłu głowy.

Postępowanie zgodnie z podejściem Inbox Zero jest właściwą rzeczą, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności. Jeśli nie chcesz, aby Twoja produktywność ucierpiała, powinieneś przyjąć strategię Inbox Zero. Poświęć trochę czasu na napięty harmonogram i wykonaj niezbędne czynności, aby pozbyć się wszystkich nieprzeczytanych wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej. Oto kilka głównych działań e-mail, które możesz podjąć, aby osiągnąć strategię Inbox Zero.

Strategie zerowej skrzynki odbiorczej

Źródło obrazu: Tech Soup Kanada

• Usuń: czy e-mail jest dla Ciebie istotny? Nawet Zilch! Więc na co czekasz? Stuknij przycisk usuwania i od razu wyślij wiadomość do kosza.
• Delegat: Czy ten adres e-mail ma z tobą coś wspólnego? Jeśli tak, odpowiedz. A jeśli wymaga to uwagi innej osoby, natychmiast przekaż e-mail, kierując go do zainteresowanej osoby.
• Archiwum: niektóre e-maile nie wymagają natychmiastowej uwagi, ale zawierają ważną wiadomość. Aby poradzić sobie z takimi wiadomościami e-mail, najlepszym działaniem, jakie należy podjąć, jest „Archiwizacja”, aby mieć do nich dostęp w przyszłości, kiedy tylko zechcesz.
• Odpowiedz: nawet jeśli masz mało czasu i jeśli wiadomość e-mail wymaga pilnej uwagi, nie zwlekaj z odpowiedzią. Przygotowanie odpowiedzi nie zajmuje ci prawie dwóch minut, prawda? Po co więc czekać cały dzień i cierpieć z powodu swojej produktywności? Zrób to od razu!

Wniosek

Bez względu na to, z której wyżej wymienionej strategii Inbox-Zero skorzystasz, z pewnością pozwoli Ci to osiągnąć spokój ducha. Radzenie sobie z nieprzeczytanymi wiadomościami e-mail zwiększy również Twoją produktywność, ponieważ będziesz mieć mniej zmartwień w ciągu dnia. Mamy nadzieję, że ten post rozwiał wszystkie Twoje wątpliwości co do tego, czym jest Inbox Zero i jak można to osiągnąć w zarządzaniu skrzynką e-mail. Więc co myślisz o tej strategii zarządzania pocztą e-mail? Podziel się swoimi spostrzeżeniami i opiniami w polu komentarzy poniżej.