Jak automatycznie dodać lub UDW samodzielnie w Outlooku i Gmailu

Dwa główne terminy, z którymi najczęściej spotykasz się w e-mailach, to CC i BCC, szczególnie w środowisku profesjonalnym. Pomagają Ci wysłać kopię wiadomości do konkretnych osób lub nawet do siebie i zachować je do późniejszego wglądu, na wszelki wypadek. Cóż, jeśli korzystasz z Gmaila lub Outlooka, a naszym zdaniem większość ludzi tak robi, możesz automatycznie dodawać i UDW we wszystkich swoich e-mailach.

Musisz jednak wiedzieć, że zaśmieci to Twoją skrzynkę odbiorczą. Jednak przy odpowiednich ustawieniach i filtrach może to być bardzo pomocne. W tym przewodniku nauczymy Cię, jak automatycznie samodzielnie wykonać DW lub UDW w Outlooku i Gmailu. Ale najpierw zacznijmy od podstaw.

Co oznaczają CC i BCC w wiadomościach e-mail

CC i BCC oznaczają odpowiednio kopię wiadomości i ślepą kopię wiadomości i są polami e-mailowymi, które umożliwiają wysłanie kopii wiadomości e-mail do dodatkowych odbiorców, nawet do Ciebie. CC jest przydatne, gdy chcesz wysłać komuś kopię wiadomości e-mail w celach informacyjnych lub aby być na bieżąco, natomiast BCC jest przydatne z tych samych powodów, ale jest bardziej dyskretne, ponieważ inni odbiorcy nie widzą odbiorców BCC w nagłówek e-maila.

Jak automatycznie wykonać kopię zapasową lub UDW w programie Outlook

Aby mieć pewność, że zawsze masz kopię każdej wiadomości e-mail wysyłanej w programie Outlook, wykonaj poniższe kroki, aby automatycznie dodawać lub UDW we wszystkich wychodzących wiadomościach e-mail. Oto jak:

Krok 1 : Otwórz Outlooka i kliknij menu z trzema kropkami.

Krok 2 : Teraz przejdź do Reguł i z rozwijanego menu wybierz opcję „Zarządzaj regułami i alertami”.

Krok 3 : Kliknij Nowa reguła.

Krok 4 : W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” kliknij „Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości” i kliknij Dalej.

Krok 5 : Zaznacz pole obok „za pośrednictwem określonego konta” w kroku 1 i kliknij opcję określoną w kroku 2.

Krok 6 : Wybierz swoje konto e-mail i wybierz OK.

Krok 7 : Kliknij Dalej.

Krok 8 : W kroku 1 zaznacz pole obok „Daj wiadomość do osób lub grupy publicznej”, a w kroku 2 kliknij „Osoby lub grupa publiczna”.

Uwaga : aby wysłać wiadomość e-mail w formacie BCC, w kroku 1 wybierz opcję „Przenieś kopię do określonego folderu”.

Krok 9 : Teraz dodaj swój identyfikator e-mail i kliknij OK.

Krok 10 : Wybierz wyjątek, jeśli chcesz wykluczyć tę regułę dla niektórych e-maili i kliknij Dalej.

Krok 11 : Wprowadź swój identyfikator e-mail, wybierz opcję „Włącz tę regułę” w kroku 2 i kliknij Zakończ.

Uwaga : aby cofnąć automatyzację DW lub UDW w programie Outlook, przejdź do opcji Reguły > Zarządzaj regułami i alertami > W obszarze Reguła wybierz regułę utworzoną w celu automatyzacji DW i UDW > Kliknij Usuń. Otóż ​​to. Wrócisz do normy.

Teraz za każdym razem, gdy wyślesz wiadomość e-mail w programie Outlook, automatycznie otrzymasz jej kopię. Może to być przydatne, jeśli chcesz śledzić całą wysyłaną korespondencję. Jeśli jednak nie chcesz samodzielnie wysyłać wiadomości DW lub UDW w każdym e-mailu, możesz po prostu automatycznie przekazywać je dalej w programie Outlook .

Jak automatycznie dodać lub UDW w Gmailu

Gmail nie obsługuje natywnie automatycznych wiadomości e-mail CC ani BCC. Będziemy więc korzystać z bezpłatnego rozszerzenia przeglądarki o nazwie Auto BCC i rozszerzenie Auto CC dla przeglądarki Chrome. To rozszerzenie umożliwi nam ustawienie reguł automatycznego DW lub UDW wielu kont Gmail lub Twojego adresu e-mail, gdy będziesz pisać, odpowiadać lub przesyłać dalej e-maile. 

Krok 1 : Odwiedź poniższy link i kliknij Dodaj do Chrome, aby pobrać rozszerzenie Chrome.

Pobierz rozszerzenie Auto BCC dla Gmaila

Krok 2 : Kliknij Dodaj rozszerzenie, aby dodać to rozszerzenie w przeglądarce Chrome.

Krok 3 : Teraz otwórz Gmaila w przeglądarce Chrome i kliknij przycisk Utwórz.

Krok 4 : Kliknij ikonę koperty tuż obok przycisku wysyłania.

Jeśli chcesz utworzyć grupę w Gmailu, przyda się nasz poradnik dotyczący tworzenia grupy e-mailowej w Gmailu .

Krok 5 : Kliknij „Dodaj nową regułę”.

Krok 6 : W sekcji „Kiedy e-maile są wysyłane z” powinieneś zobaczyć, że Twój adres e-mail jest już wypełniony. Z rozwijanego menu pod nim wybierz opcję Do kogokolwiek.

Krok 7 : Wybierz BCC lub CC (cokolwiek wolisz) z listy rozwijanej, a następnie automatycznie.

Krok 8 : Teraz wpisz swój adres e-mail.

Krok 9 : Kliknij Zapisz regułę. 

Otóż ​​to. Kliknij przycisk Zamknij i utwórz wiadomość e-mail w normalny sposób.

Jak wyłączyć automatyczne CC lub BCC w Gmailu

Jeśli nie chcesz już korzystać z CC lub BCC, możesz odebrać swojemu kontu dostęp do rozszerzenia i odinstalować je. Oto jak to zrobić.

Krok 1 : Przejdź do łącza i kliknij aplikację cloudHQ.

Strona uprawnień konta Google

Krok 2 : Kliknij Usuń dostęp.

Otóż ​​to. Spowoduje to usunięcie Twojego konta powiązanego z rozszerzeniem. Teraz odinstalujmy rozszerzenie z Chrome.

Krok 3 : Przejdź do panelu rozszerzeń Chrome i znajdź ikonę Auto BCC dla rozszerzenia Gmail (koperta).

Krok 4 : Kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę rozszerzenia i kliknij Zarządzaj rozszerzeniem.

Jeśli nie widzisz przypiętego rozszerzenia, kliknij przycisk Rozszerzenia (przycisk LEGO).

Krok 4 : Przewiń w dół, aby znaleźć opcję Usuń rozszerzenie.

Krok 4 : Zostanie wyświetlone okno dialogowe, wybierz opcję Usuń.

Teraz całkowicie pozbyłeś się rozszerzenia automatyzacji.

Metoda alternatywna: użyj funkcji automatycznego przekazywania dalej w Gmailu

Jeśli nie chcesz udostępniać swojego konta rozszerzeniom innych firm, możesz skorzystać z funkcji filtrowania i przekazywania wiadomości w Gmailu. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Krok 1 : Otwórz Gmaila i przejdź do „Pokaż wszystkie ustawienia”.

Krok 2 : Teraz kliknij „Filtry i zablokowane adresy”.

Krok 3 : Kliknij „Utwórz nowy filtr”.

Krok 4 : Wpisz swój adres w polu od i kliknij Utwórz filtr.

Krok 5 : Teraz wybierz opcję Prześlij dalej do. Jeśli jest zamazany, kliknij „Dodaj adres do przekazywania”.

Krok 6 : Wpisz swój adres e-mail i kliknij Dalej.

Otóż ​​to. Możesz skorzystać z natywnej opcji automatycznego przekazywania dalej w Gmailu, zamiast korzystać z rozszerzenia do przeglądarki Chrome innej firmy.

Ułatwienie automatyzacji Outlooka i Gmaila

Automatyzacja procesów CC i BCC pomaga zaoszczędzić dużo czasu i kłopotów. Mam nadzieję, że ten przewodnik dotyczący automatycznego tworzenia kopii zapasowych lub UDW w Outlooku i Gmailu Ci pomógł. Nie zapomnij podzielić się tym z kimś, kto Twoim zdaniem zaoszczędzi dużo czasu, korzystając z tego szybkiego hacka.