Jak tworzyć i używać szablonów Dropbox Paper

Dropbox może nie mieć blasku Microsoft Office lub Dysku Google. Ale możesz zamienić go w zwinne miejsce pracy w chmurach. Terabajty pamięci zapewniają bezpieczeństwo Twoim plikom, ale co, jeśli potrzebujesz dokumentu, który powiąże wszystko razem? 

Dropbox Paper to narzędzie do współpracy nad dokumentami, które może pomóc w zbudowaniu kompletnej bazy wiedzy. Szablony to dodatkowa pomoc w rozpoczęciu pracy.

Szablony Dropbox Paper, podobnie jak wszystkie szablony, to gotowe elementy składowe, które oszczędzają czas. Jednym kliknięciem możesz także zamienić dowolny dokument w szablon. Przyjrzyjmy się zatem obydwom procesom i doceńmy, jak łatwe jest to w Dropbox.

Jak wybrać wstępnie zaprojektowane szablony papieru w Dropbox

Dropbox ma dobry wybór wstępnie zaprojektowanych szablonów. Te szablony są odpowiednie dla branż i ich codziennych wymagań. Niektóre szablony, takie jak szablony notatek ze spotkań, są uniwersalne i stanowią standardowe wyposażenie każdej kolekcji szablonów. Możesz wybrać szablon i dodać własną treść, a nawet dostosować projekt do swoich potrzeb.

Oto jak rozpocząć dokument z szablonem.

1. Otwórz Dropbox Paper .

2. Na ekranie głównym przejdź w prawo i zamiast klikać Utwórz nowy dokument , wybierz Utwórz za pomocą szablonów .

3. Otworzy się rozwijane okno z trzema domyślnymi szablonami do wyboru (burza mózgów, notatka ze spotkania, plan projektu). Możesz użyć dowolnego szablonu jednym kliknięciem miniatur i uruchomić dokument.

4. Okno szablonu wyświetla wszystkie szablony. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pozycji Wszystkie , aby filtrować szablony, które posiadasz lub te, które udostępnili Ci współpracownicy. Wszelkie szablony, które stworzysz, również pojawią się tutaj.

5. Podobnie jak wszystkie szablony, ten dokument jest również tylko planem. Możesz dostosować go do swoich potrzeb, zmieniając dowolne pola, nagłówki lub tekst zastępczy. Po zakończeniu dokumentu przenieś go do wyznaczonego folderu.

Dropbox ma również Bibliotekę szablonów papieru z dobrze skategoryzowanym wyborem innych szablonów. Przejdź do tego, który chcesz, przechodząc przez kategorie. Kliknij żądaną miniaturę szablonu i wybierz opcję Użyj szablonu , aby rozpocząć tworzenie dokumentu.

Jak zrobić własny szablon z pustego dokumentu

Możesz zamienić dowolny pusty dokument w szablon. Przygotuj dokument i sformatuj go za pomocą narzędzi udostępnianych przez Dropbox.

Formatowanie szablonu Dropbox Paper jest tym samym, co formatowanie dokumentu. Do szablonu możesz dodawać tabele, osie czasu, media, bloki kodu itp. Możesz nawet dodać tekst zastępczy, który może działać jak etykiety opisujące, co ktoś inny może wypełnić w polach lub pustych miejscach. Pamiętaj, że Dropbox zapisuje wszystkie zmiany automatycznie.

Następnie po prostu otwórz menu Więcej (trzy poziome kropki) w prawym górnym rogu i kliknij Szablonuj z menu rozwijanego. 

Szablon zostanie utworzony, a na górze strony pojawi się nagłówek Editing Template . Po utworzeniu szablonu wszelkie wprowadzone w nim zmiany nie będą miały wpływu na oryginalny dokument. 

Możesz nawet dodać tekst zastępczy , zaznaczając tekst, klikając ikonę tekstu w menu formatowania.

Porada: Możesz także wziąć pod uwagę dokument Do zrobienia i przekształcić go w szablon. Zadanie jest ukryte, dopóki nie klikniesz przycisku Pokaż zadania w prawym górnym rogu. Po wyświetleniu go możesz pracować nad nim jak nad zwykłym dokumentem, a nawet uczynić go częścią innego dokumentu. Ale aby uczynić go bardziej użytecznym, wprowadź w nim wszelkie zmiany i przekształć go w szablon.

Na przykład możesz przekształcić ją w listę kontrolną, której możesz użyć do przejrzenia dokumentu lub projektu. Oczywiście masz również możliwość skorzystania z szablonu listy kontrolnej zespołu w bibliotece.

Edytowanie szablonów Dropbox Paper

Możesz edytować tylko utworzone przez siebie szablony. Jeśli chcesz edytować udostępniony szablon utworzony przez kogoś innego, utwórz dokument na podstawie tego szablonu. Następnie utwórz szablon , aby utworzyć własną kopię.

Ale co teraz, jeśli żaden z wbudowanych szablonów nie pasuje do Twoich potrzeb? Dropbox Paper ułatwia tworzenie szablonów za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Udostępnianie szablonu Dropbox Paper

Udostępnianie szablonu pomaga każdemu członkowi zespołu zacząć od tej samej bazy. Najedź kursorem na szablon, którego chcesz użyć, i kliknij ikonę edycji (wygląda jak ołówek). Kliknij Udostępnij .

Możesz także zaprosić współpracowników do wspólnej pracy nad nowym szablonem. Przepływ pracy jest taki sam, jak w przypadku każdego udostępnionego dokumentu przed utworzeniem szablonu.

Twórz szablony Dropbox Paper w aplikacji mobilnej

Nie musisz być przywiązany do pulpitu. Skorzystaj z dedykowanej aplikacji mobilnej Dropbox Paper, aby tworzyć dokumenty i zarządzać nimi w podróży. Proces jest taki sam.

1. Otwórz Dropbox Paper na iOS lub Androidzie .

2. Na ekranie przeglądania kliknij znak plus u góry i wybierz szablon z listy, która pojawi się na ekranie.

Nadal istnieje kilka ograniczeń dotyczących aplikacji mobilnej. Nie masz jeszcze dostępu do biblioteki szablonów. Brakuje również metody „szablonowania” dokumentu. Miejmy nadzieję, że Dropbox uwzględni to w kolejnych iteracjach aplikacji.

Dropbox to więcej niż przechowywanie w chmurze

Dropbox to ulubione miejsce docelowe w chmurach. Zaoszczędź czas i wysiłek dzięki tym wskazówkom, aby efektywniej korzystać z Dropbox . Subtelna elegancja Dropbox Paper dowodzi, że ewoluuje w kierunku kompletnego pakietu biurowego. Pisanie dokumentów lub współpraca nad plikami to tylko jeden ze sposobów wykorzystania dostępnej przestrzeni.