Jak wysyłać cykliczne wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

Oprócz znanego zastosowania do komunikacji e-mailowej i zarządzania kalendarzem, Microsoft Outlook ma inne funkcje, które mogą pomóc w produktywności . Przykładem jest użycie programu Microsoft Outlook do wysyłania cyklicznych wiadomości e-mail. Większość ludzi zna używanie programu Microsoft Outlook do organizowania spotkań cyklicznych; jednak nie są świadomi, że może to również pomóc w przypadku powtarzających się e-maili.

Powtarzające się wiadomości e-mail są szczególnie przydatne, gdy masz powtarzalne zadania, które należy wykonać w określonym czasie. Na przykład, jeśli chcesz wysłać przypomnienie swojemu zespołowi, aby wystawiał faktury swoim klientom na koniec każdego tygodnia. Zamiast ręcznie wysyłać e-maile co miesiąc, możesz skonfigurować automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail o określonej godzinie. W tym artykule opisano, jak wysyłać cykliczne wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook, w tym potrzebne do tego narzędzia.

Jak uzyskać dostęp do usługi Power Automate z programu Outlook dla sieci Web

Celem skonfigurowania cyklicznej wiadomości e-mail jest zapewnienie automatycznego wysyłania wiadomości e-mail w wymaganym okresie. Aby jednak skonfigurować tę opcję w programie Microsoft Outlook, potrzebne będzie narzędzie Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate to przydatne narzędzie do automatyzacji zadań cyklicznych. Narzędzie Power Automate jest dostępne w aplikacji Outlook dla sieci Web. Oto jak uzyskać do niego dostęp:

Krok 1: W wybranej przeglądarce zaloguj się do Outlooka.

Zaloguj się do Outlooka

Krok 2: W lewym górnym rogu aplikacji kliknij ikonę przypominającą siatkę. Spowoduje to otwarcie listy aplikacji, do których masz dostęp za pośrednictwem Microsoft 365.

Krok 3: Kliknij opcję Power Automate. Jeśli usługa Power Automate nie jest widoczna na początkowej liście aplikacji, kliknij opcję Przeglądaj wszystkie swoje aplikacje, a następnie opcję Power Automate. Powinno to spowodować przejście do strony głównej usługi Power Automate.

Jak utworzyć przepływ (poczta cykliczna w Power Automate)

W Power Automate automatyzacje nazywane są przepływami. Oto jak utworzyć przepływ, aby zaplanować cykliczną wysyłkę e-maili:

Krok 1: Po lewej stronie strony Microsoft Power Automate kliknij przycisk Utwórz.

Krok 2: Na stronie Utwórz zobaczysz różne sposoby tworzenia przepływu, w tym:

• Zautomatyzowany przepływ w chmurze: wyzwalany przez wyznaczone zdarzenie.
• Natychmiastowy przepływ w chmurze: uruchamiany ręcznie w razie potrzeby.
• Zaplanowany przepływ w chmurze: wybierasz, kiedy i jak często ma działać.
• Opisz go, aby go zaprojektować: opisz pożądany przepływ, a sztuczna inteligencja zbuduje go za Ciebie. Jest to dostępne tylko dla płatnych użytkowników.
• Przepływ pulpitu: automatyzuj procesy w środowisku pulpitu.
• Eksploracja procesów: oceniaj i optymalizuj istniejące procesy i zadania.

Wybierz Zaplanowany przepływ w chmurze, ponieważ będziesz określać czas i częstotliwość wysyłania wiadomości e-mail.

Krok 3: Wpisz nazwę przepływu na karcie „Utwórz zaplanowany przepływ w chmurze” lub pozwól AI wygenerować ją za Ciebie (jeśli masz konto płatne).

Krok 4: W polu Uruchom ten przepływ wybierz datę rozpoczęcia i przypisaną godzinę przepływu.

Krok 5: W polu Powtarzaj co wybierz cykl dla swojego przepływu.

Krok 6: Kliknij Utwórz, aby zapisać nowy przepływ.

Krok 7: Kliknij ikonę Powtarzania na ekranie.

Krok 8: Skonfiguruj inne parametry przepływu. Na przykład strefa czasowa, minuty itp.

Krok 9: Zamknij stronę, wybierając strzałkę wstecz.

Jak zaplanować przepływ jako wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlook

Teraz, gdy masz już gotowy przepływ, ostatnim krokiem jest włączenie go do programu Microsoft Outlook. Oto jak.

Krok 1: Kliknij ikonę +, aby dodać akcję.

Krok 2: W polu wyszukiwania wpisz zapytanie dotyczące programu Microsoft Outlook, aby zawęzić zakres wyświetlanych aplikacji.

Krok 3: Wybierz Office 365 Outlook, jeśli posiadasz płatne konto 365 lub Outlook.com, jeśli korzystasz z konta darmowego.

Krok 4: Kliknij Wyślij e-mail (V2).

Krok 5: Wpisz adresy e-mail, na które chcesz wysłać wiadomość e-mail, a także temat i treść wiadomości e-mail.

Krok 6: Kliknij Pokaż opcje zaawansowane, aby uwzględnić DW, UDW i załączniki oraz przypisać wagę do wiadomości e-mail.

Krok 7: Kliknij Zapisz, aby zapisać zmiany.

Jak przetestować cykliczną wiadomość e-mail

Aby mieć pewność, że zaplanowana poczta e-mail będzie działać prawidłowo w programie Outlook, po jej skonfigurowaniu możesz przeprowadzić test. Oto jak.

Krok 1: Kliknij Testuj w prawym górnym rogu strony, aby przeprowadzić test nowego przepływu i wysyłać cykliczne wiadomości e-mail w Outlooku.

Krok 2: Kliknij opcję Przetestuj przepływ ręcznie.

Krok 3: Kliknij Zapisz i przetestuj.

Krok 4: Kliknij Uruchom przepływ. Powinieneś otrzymać komunikat „Twój przepływ przebiegł pomyślnie”.

Inne zastosowania Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate może być używany z innymi aplikacjami Microsoft 365. Możesz na przykład użyć usługi Power Automate , aby być na bieżąco ze swoimi wzmiankami w witrynie X (wcześniej znanej jako Twitter). Możesz go także używać do wysyłania cyklicznych wiadomości Teams. Daj nam znać w komentarzach poniżej, jakie są Twoje preferowane przypadki użycia Microsoft Power Automate.