Jak zapobiegać zawstydzającym momentom spotkań online

Możliwość odbywania zdalnych spotkań online w domu może być bardzo wygodna. Ale wprowadza też całą listę okazji do bardzo krępujących chwil.

Jeśli masz dzieci, zwierzęta domowe, niemowlęta, a nawet okno za sobą, które pokazuje na zewnątrz, masz wszystkie składniki przepisu na katastrofę.

W tym artykule omówimy niektóre z najczęstszych problemów, które mogą prowadzić do żenujących spotkań online, oraz sposoby zapobiegania im.

Spotkania online: co może pójść nie tak?

Jeden z najsłynniejszych przykładów takiego zawstydzającego momentu przydarzył się profesorowi Robertowi Kelly'emu podczas wywiadu na żywo w telewizji BBC.

Jedno z małych dzieci Kelly'ego weszło do jego biura w połowie rozmowy kwalifikacyjnej, podobnie jak jego dziecko w chodziku. W końcu jego rozgorączkowana żona wbiega do pokoju, aby wyciągnąć dzieci z pokoju.

Było to nie tylko żenujące spotkanie online, ale także takie, które odbyło się na żywo i było transmitowane na całym świecie dla milionów widzów.

Zapobieganie zawstydzającym momentom spotkań online

Istnieją sposoby na skonfigurowanie miejsca pracy, komputera i samego spotkania, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niefortunnych zdarzeń.

Jeśli zastosujesz się do wszystkich tych wskazówek, możesz mieć pewność, że wszystkie spotkania online przebiegną sprawnie i bez „niezapomnianych” chwil.

Zablokuj kamerę, gdy nie jest używana

Istnieje wiele powodów bezpieczeństwa, dla których należy zakrywać kamerę internetową , chyba że jest używana. Ale poza bezpieczeństwem, nie chcesz też pokazywać swojego wideo na początku spotkania online, zanim będziesz na to gotowy.

Znane są historie osób przyłapanych na pójściu do łazienki podczas spotkania, ponieważ ich kamera internetowa była skierowana w stronę otwartych drzwi łazienki. 

Może się to zdarzyć z wielu powodów.

• Kamera internetowa włącza się automatycznie w momencie rozpoczęcia spotkania
• Zapominasz, że kamera jest włączona podczas spotkania
• Myślałeś, że spotkanie się zakończyło, ale kamera jest nadal włączona, gdy ludzie są połączeni

Najłatwiejszym sposobem uniknięcia wszystkich tych scenariuszy jest użycie zasuwanej osłony kamery internetowej, jeśli jest ona dostępna. Jeśli tak się nie stanie, miej pod ręką taśmę, aby zakryć aparat, gdy nie jest używany.

Użyj Zasłon W Oknach Tła

Okna mogą być świetne, jeśli chodzi o wpuszczenie światła do biura, ale podczas spotkania online mogą powodować wiele problemów.

Istnieje wiele scenariuszy, które mogą prowadzić do zakłopotania z oknami, więc przyjrzyjmy się trzem głównym.

Wyglądasz jak złoczyńca

Wyobraź sobie, że ktoś pojawia się na spotkaniu i pojawia się tylko jako cień w zaciemnionym pokoju. Jakie byłoby twoje pierwsze wrażenie na temat tej osoby?

Większość ludzi przypomniałaby sobie dowolną liczbę filmów, w których złoczyńca siedzi w legowisku lochów, knując swój kolejny zły plan.

Światło wpadające przez okno płata figle większości kamer internetowych i zmusza je do automatycznego filtrowania światła, przez co całe pomieszczenie wydaje się znacznie ciemniejsze niż jest w rzeczywistości.

Najłatwiejszym sposobem rozwiązania tego problemu jest zasłonięcie okien za sobą zasłonami i zawsze utrzymywanie zasłon lub żaluzji zasłoniętych podczas spotkań.

Zwierzęta kochają okna

Zwierzęta też kochają okna, a zwierzęta domowe i spotkania online rzadko łączą się bardzo dobrze.

Jeśli zauważysz, że ludzie na spotkaniu chichoczą lub chichoczą, gdy mówisz, możesz spojrzeć za siebie.

Szanse są całkiem spore, że twój kot nie ma dobrych zamiarów.

Jeśli chcesz rozpocząć spotkanie online, wyprowadź wszystkie zwierzaki z pokoju, aby nie chowały się na parapecie, gotowe zawstydzić Cię podczas wideokonferencji.

Uwaga: Zamknięcie drzwi do biura (i zablokowanie ich) może uchronić przed niechcianymi zwierzętami domowymi i innymi nieproszonymi gośćmi.

Na zewnątrz nie zawsze jest pięknie

Innym problemem z oknami są rzeczy, które dzieją się po drugiej stronie tych okien.

Czy naprawdę chcesz, aby twoi współpracownicy lub inni uczestnicy spotkania widzieli, jak twój sąsiad kosi trawnik na zewnątrz w piżamie? 

Nigdy nie wiesz, kto lub co przejdzie przez okno, więc jest to kolejny powód, aby upewnić się, że okno za tobą ma zasłony i że z nich korzystasz.

Podkręć oświetlenie

Mówiąc o oświetleniu, dobrze oświetlone biuro zapewnia najlepsze wideo podczas konferencji internetowej. Najlepszym sposobem na uzyskanie idealnego oświetlenia jest ustawienie biurka w taki sposób, aby za monitorem lub z boku znajdowało się okno (z odsuniętymi zasłonami). 

Naturalne światło z okien z boku działa odwrotnie niż okno za tobą. Zamiast zmuszać kamerę internetową do filtrowania światła, rzuca na Ciebie naturalne światło, które kamera może wykryć.

Jeśli nie masz okna umieszczonego we właściwym miejscu w swoim biurze, kolejnym najlepszym rozwiązaniem jest włączenie tylu lamp górnych, ile masz.

Jeszcze lepiej, użyj świateł Philips Hue i ustaw je na najjaśniejsze ustawienie.

Porządkuj przed spotkaniami

Według badania przeprowadzonego w 2018 roku przez University of Michigan , psychologowie odkryli, że ludzie wyrobili sobie negatywne opinie o ludziach tylko na podstawie stanu ich urzędu.

To odkrycie nie jest zaskakujące. Jednak to niefortunne, jeśli ciężko pracowałeś przez cały tydzień i po prostu nie miałeś czasu posprzątać przestrzeni wokół siebie przed spotkaniem wideo online.

Prostym rozwiązaniem jest zaplanowanie w kalendarzu co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem spotkania wideo. Poświęć ten czas na zebranie całego bałaganu za sobą. Przynajmniej wyczyść wszystko, co widzi kamera.

Może to nie oznaczać, że cały pokój jest czysty lub że Twój pulpit nie jest zagracony, ale jeśli uczestnicy spotkania nie widzą bałaganu, nie będą wiedzieć lepiej.

Och, dźwięki, które wydajemy

Dźwięk może być Twoim największym wrogiem podczas wideokonferencji. Mikrofon może Cię zawstydzić na wiele sposobów. 

Po prostu zapomnij o włączeniu mikrofonu i wykonaj jedną z następujących czynności:

• Jedzenie chipsów lub czegoś innego chrupiącego i głośnego
• Mamrotanie pod nosem czegoś negatywnego o współpracowniku, co każdy może usłyszeć
• Osobista rozmowa ze współmałżonkiem lub innym członkiem rodziny
• Wydawanie zawstydzających odgłosów ciała

Wszystkie te scenariusze mogą wahać się od lekko humorystycznych do boleśnie zawstydzających. 

Jakie jest rozwiązanie? Zawsze sprawdzaj, czy jesteś wyciszony na początku spotkania, chyba że musisz coś powiedzieć, i uważnie obserwuj stan swojego mikrofonu podczas spotkania. 

Co więcej, skonfiguruj ustawienia oprogramowania do wideokonferencji, aby mikrofon był automatycznie wyciszony po rozpoczęciu spotkania.

W Skypie to ustawienie można znaleźć w menu Ustawienia w obszarze Audio i wideo . Tylko upewnij się, że opcja Wyłącz wyciszenie dla połączeń przychodzących jest wyłączona.

Większość głównych aplikacji do wideokonferencji ma podobne ustawienie mikrofonu.

Inne przydatne wskazówki

Pamiętanie o wszystkich powyższych wskazówkach zapewni płynne i bezproblemowe wideokonferencje. 

Istnieje kilka innych wskazówek, które mogą pomóc w rozmowach wideo:

• Udostępnianie ekranów : udostępniając ekran, nie wybieraj przycisku udostępniania, dopóki nie zostanie podświetlony właściwy ekran. Każda popularna aplikacja do obsługi konferencji online wyróżnia wybrany ekran, dzięki czemu zawsze wiesz, który ekran chcesz udostępnić. Udostępnianie niewłaściwego ekranu może spowodować, że ludzie zobaczą rzeczy, których nie chcesz.
• Zawstydzające powiadomienia : nie ma nic gorszego niż wiadomość od współpracownika, gdy udostępniasz swój ekran podczas spotkania. Wyłącz powiadomienia systemu Windows przed każdą wideokonferencją.
• Umiejscowienie okna : Częstym błędem popełnianym przez ludzi jest umieszczanie okna czatu z twarzami wszystkich osób na ekranie z dala od kamery internetowej. Zamiast tego umieść go na tym samym ekranie, aby wyglądało na to, że patrzysz bezpośrednio na ludzi.
• Wirtualne tła – większość aplikacji, takich jak Zoom i Skype, pozwala teraz wybrać wirtualne tło. Możesz albo wybrać coś z ustawień wstępnych, albo pobrać własny obraz i użyć go jako tła. Niektóre aplikacje umożliwiają również rozmycie tła, więc jeśli utkniesz ze złym tłem dla rozmowy, kup wirtualne.

Czy podczas wideokonferencji przydarzyły Ci się jakieś zawstydzające momenty? Chcielibyśmy usłyszeć Twoją historię w sekcji komentarzy poniżej.