Proste, ale skuteczne wskazówki dotyczące zarządzania wiadomościami e-mail

Każdy z nas otrzymuje dziesiątki e-maili. Od menedżerów po ich pracowników, kolegów, biuletyny z różnych usług, które subskrybujesz, a co nie!

Przesiewanie tak obszernych danych e-mail to strata czasu i energii. Dlaczego nie ponownie ocenić, jak skutecznie zarządzać pocztą e-mail.

Czy wiesz, że możesz zaplanować swoje e-maile za pomocą prostych sztuczek?

• Pozbądź się śmieci

Załóżmy, że dziennie otrzymujesz średnio sto e-maili, z czego tylko połowa jest ważna, a reszta to „śmieci”. Jeśli masz do czynienia z powtarzającymi się przypadkami spamu/śmieci, użyj niepotrzebnych plików, aby przechwycić większość spamu i skanuj go dwa razy dziennie, aby pozbyć się niechcianych wiadomości e-mail. Zmniejszy to trzydzieści procent śmieci z Twojej skrzynki odbiorczej.

Zobacz też:  Jak korzystać z „Asystenta podczas nieobecności” w Outlooku 2016, 2013, 2010 i 365

• Skonfiguruj inteligentne foldery

Po otwarciu skrzynki odbiorczej zauważysz, że jedna czwarta wiadomości e-mail to oferty specjalne, oferty rabatowe, przekazane żarty lub powiadomienia reklamowe. Zasadniczo marketing e-mailowy. To sztuczka sprzedażowa, aby przyciągnąć więcej klientów. Dlatego nadaj priorytet swoim e-mailom w podkategoriach, aby zachować porządek w skrzynce odbiorczej. Łatwo będzie znaleźć e-maile w nagłych wypadkach lub usunąć wiele e-maili razem.

• Wyłącz wszystkie powiadomienia e-mail

E-mail nie jest natychmiastowym środkiem komunikacji. Używamy do tego telefonów komórkowych i komunikatorów. Poczta e-mail jest dobra dla firm, w których nie potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi. Nie pozwól więc innym przeszkadzać ci w pracy. Alerty e-mail i sygnały dźwiękowe przerywają koncentrację, mogą odwrócić uwagę na spotkania i rozmowy. Wyłącz wibracje telefonu lub sygnał dźwiękowy dla każdego nowego e-maila.

• Zrezygnuj z otrzymywania niechcianych e-maili promocyjnych

Nigdy nie chciałbyś przeczytać wszystkich e-maili reklamowych i promocyjnych. Wypisz się z niepotrzebnych. To łatwy i szybki proces. Aby anulować subskrypcję newsletterów, których nie chcesz, zaloguj się na swoje konto e-mail i poszukaj „anuluj subskrypcję” w mailerach, których masz dość. Przejrzyj wyniki wyszukiwania i zdecyduj, który e-mail chcesz kontynuować. Możesz także odwiedzić www.unroll.me i wypisać się z biuletynów, które chcesz wyrzucić . Uporządkuje skrzynkę odbiorczą z różnymi kategoriami i folderami.

• Zaplanuj  swój czas na czytanie i odpowiadanie na e-maile

Otrzymanie alertu lub powiadomienia sprawia, że ​​tracisz koncentrację na swoich obowiązkach. Chociaż rozważenie Twoich maili w zaplanowanym czasie pomoże Ci w pilnej pomocy, a także pomoże w utrzymaniu i aktualizacji kalendarza spotkań.
Możesz również przygotować swój e-mail na wypadek sytuacji awaryjnej, aktualizując swój numer kontaktowy i zapewniając odpowiedni czas na skontaktowanie się z Tobą. Ze względu na duże obciążenie pracą możesz również sprawdzać pocztę co godzinę przez dziesięć do piętnastu minut lub sprawdzać pocztę 3-4 razy dziennie, np. rano po południu i wieczorem.

Przeczytaj także:  Jak skonfigurować pocztę e-mail w aplikacji Outlook dla systemu Android

• Sortowanie e-maili według kategorii

Kiedy otrzymujesz razem dużo e-maili, możesz zapomnieć o zwróceniu uwagi na ważne e-maile lub czasami możesz je omyłkowo usunąć bez czytania. Dzieje się tak, gdy otrzymujesz wszystkie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej i nie ma dostępnych folderów ani kategorii, w których można umieścić wiadomość e-mail w odpowiednich folderach. Czasami, gdy usuwasz śmieci ze swojej skrzynki odbiorczej, kończysz na usuwaniu e-maili związanych z pracą. Możesz jednak odzyskać je z kosza, ale czasami nie wiesz, czy to zrobiłeś!

Możesz także polubić:  Jak korzystać z Outlooka z Gmailem

Każdy ma swój własny sposób na zajmowanie się swoimi rzeczami. To tylko sugestia, jak skutecznie zarządzać swoimi e-mailami i jak możesz to zrobić, jest prosta. Możesz jednak znaleźć system, który działa dla Ciebie.