Jak dostać się do Inbox Zero w Gmailu

Czy kiedykolwiek przegapiłeś ważnego e-maila, ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza była pełna wcześniejszych wiadomości bez odpowiedzi? Większość ludzi tego doświadczyła i prawie każdy zna rozpraszające uwagę pięćdziesiąt nieprzeczytanych e-maili, które wymagają Twojej uwagi, gdy tylko rano otworzysz skrzynkę odbiorczą. 

Według badań pracownicy spędzają aż 28 procent swojego tygodnia na czytaniu e-maili i odpowiadaniu na nie. To więcej niż jedna czwarta całego czasu w pracy. O ile więcej mógłbyś osiągnąć, gdybyś nie musiał radzić sobie z nieustanną falą e-maili? 

Co to jest Inbox Zero?

Inbox Zero to koncepcja opracowana przez Merlina Manna, eksperta od produktywności. Chociaż większość ludzi interpretuje „zero” w nazwie jako odnoszące się do liczby e-maili, które dana osoba ma, pierwotnie odnosiło się to do tego, ile czasu ludzie spędzają na myśleniu o e-mailach. Jeśli nie masz żadnych e-maili, spędzasz prawie zero czasu na myśleniu o nich.

Z tego artykułu dowiesz się, jak ograniczyć liczbę nieprzeczytanych e-maili w skrzynce odbiorczej do absolutnego minimum za pomocą narzędzi dostępnych w Gmailu, a także znajdziesz wskazówki, które możesz zastosować w swoim dniu pracy, aby okiełznać rój e-maili, które otrzymujesz w ciągu dnia. 

Podstawy zarządzania pocztą e-mail

Pierwszym krokiem do poprawy produktywności poczty e-mail jest zamknięcie skrzynki odbiorczej. Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją, ale lepiej jest wyznaczyć sobie określony czas na czytanie i odpowiadanie na e-maile, niż odpowiadać na nie zaraz po ich otrzymaniu. Badania wykazały, że terminy, narzucone przez siebie lub nie, poprawiają wydajność i skracają czas poświęcany na projekt.

Poświęć pięć minut na początku każdej godziny, a może dwadzieścia minut na początku i na koniec dnia, aby odpowiedzieć na e-maile . Usuń wszystkie e-maile, które są ewidentnie spamem . Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail wymaga dwóch minut lub mniej, najpierw odpowiedz na nią. 

Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail będzie wymagała więcej czasu, przenieś ją do specjalnie wyznaczonego folderu.

Używanie Gmaila do osiągnięcia Inbox Zero

Gmail to najczęściej używany klient poczty e-mail na świecie, ale większość ludzi nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wszechstronna jest ta platforma. Gmail jest pełen narzędzi i dostosowywanych opcji, które dają ogromną kontrolę nad jego wyglądem. Inbox Zero staje się znacznie bardziej osiągalny, gdy korzystasz z tych narzędzi. 

Użyj specjalnych gwiazd

Wszyscy wiedzą o możliwości oznaczenia wiadomości e-mail gwiazdką, klikając ikonę gwiazdki — ale czy wiesz, że istnieje 12 różnych gwiazdek, których można użyć? Kliknij Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Ogólne , a następnie przewiń, aż zobaczysz podsekcję Gwiazdy . 

Istnieją różne kolory gwiazd, ale są też ikony, takie jak wykrzyknik, strzałka szybkiego przewijania do przodu, znacznik wyboru, znak zapytania i mała litera i. Domyślnie aktywna jest tylko główna gwiazda, ale możesz kliknąć i przeciągnąć dowolną ikonę do sekcji W użyciu , aby ją aktywować. 

W Gmailu pojawi się tylko jeden symbol. Kliknij go wiele razy, aby przechodzić między wszystkimi wybranymi gwiazdkami. Wybierz co najmniej cztery symbole: standardową gwiazdę, czerwoną gwiazdę, małą literę i oraz zieloną kratkę. 

Skonfiguruj wiele skrzynek odbiorczych i filtrów

Być może znasz już kilka kart dostępnych w Gmailu: Oferty, Osobiste, Społeczności itp. Przejdź do opcji Ustawienia > Skrzynka odbiorcza i obok Typ skrzynki odbiorczej kliknij menu rozwijane i wybierz Wiele skrzynek odbiorczych.

Pojawi się nowa sekcja o nazwie Wiele sekcji skrzynki odbiorczej. Możesz nazwać maksymalnie pięć niestandardowych sekcji, które będą wyświetlane obok głównej skrzynki odbiorczej, chociaż dwie są domyślnie wypełnione. Jedna sekcja jest przeznaczona na e-maile oznaczone gwiazdką, a druga na wersje robocze. Te sekcje są oznaczone ich zapytaniami wyszukiwania, więc musisz dowiedzieć się, jak nazywa się każda ze specjalnych gwiazd, aby odłożyć na bok sekcje dla nich.

Oto nazwy każdej gwiazdy:

• Żółta gwiazda
• Czerwona gwiazda
• pomarańczowa gwiazda
• Zielona gwiazda
• Niebieska gwiazda
• Fioletowa gwiazda
• Yellow-bang (wykrzyknik)
• Czerwony huk
• Purpurowe pytanie
• Pomarańczowy-guillemet (symbol szybkiego przewijania do przodu)
• Zielony czek
• Niebieskie informacje (małe i)

Pole zapytania wyszukiwania rozpoznaje różnych operatorów, więc możesz użyć poleceń LUB/AND, aby uwzględnić wiele gwiazdek w tej samej sekcji. Obok pola Zapytanie wyszukiwania znajduje się pole Nazwa sekcji . Wprowadź tutaj konkretną nazwę, którą chcesz nazwać pole.

Aby osiągnąć Inbox Zero, najlepiej skonfigurować kilka określonych sekcji:

• Wymaga działania/odpowiedzi
• Potrzebuje pilnej odpowiedzi
• Oczekiwanie na odpowiedź
• Delegowany

Możesz skonfigurować piątą sekcję zgodnie ze swoimi potrzebami, ale te cztery obsłużą najbardziej podstawowe zadania. 

Osiągnięcie skrzynki odbiorczej zero

Teraz, gdy zmieniłeś ustawienia Gmaila, nadszedł czas, aby wszystko wprowadzić w życie. Najpierw ustaw filtry. Wprowadź następujące informacje:

Po otrzymaniu wiadomości e-mail pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, to zdecydować, czy wymaga ona odpowiedzi, czy też należy ją usunąć. Jeśli wiadomość e-mail jest spamem lub po prostu nie gwarantuje odpowiedzi, natychmiast ją usuń lub zarchiwizuj. 

Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi i zajmie mniej niż dwie minuty, odpowiedz na nią. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwie minuty, kliknij raz ikonę gwiazdki . Jeśli wiadomość e-mail jest pilna i powinna być następną rzeczą, na którą odpowiesz, kliknij dwukrotnie ikonę, aby oznaczyć ją czerwoną gwiazdką. 

Gdy odpowiesz na wiadomość e-mail, jeśli czekasz na odpowiedź, kliknij trzykrotnie ikonę gwiazdki , aby oznaczyć ją jako „Oczekiwanie na odpowiedź”. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, którą lepiej zajmie się ktoś inny, prześlij ją do odpowiedniej osoby i czterokrotnie kliknij ikonę  gwiazdki , aby oznaczyć ją jako „Delegowaną”.

Wybierz, kiedy chcesz odpowiedzieć na e-mail i skup się na pracy tylko w tych godzinach. Wyznaczając sobie terminy i okresy obsługi poczty, skracasz czas spędzany w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych zadaniach. Jeśli zdecydujesz się zająć tym na początku godziny, skup się najpierw na odpowiadaniu na pilne e-maile, a następnie zajmij się resztą. 

Stosując te metody w praktyce, możesz szybko uzyskać całkowitą kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Jeśli już jest bałagan, poświęć pół godziny dziennie na posortowanie e-maili, które już masz, i ustalenie, czy są ważne, czy nie. Odpowiadaj tym, którzy tego potrzebują, usuwaj te, które tego nie potrzebują. 

Może to zająć trochę czasu, ale filtry , wyznaczone skrzynki odbiorcze i inne narzędzia pomogą Ci dotrzeć do Inbox Zero – i przekonasz się, jakie techniki najlepiej pomogą Ci się tam utrzymać.