Czy kiedykolwiek przegapiłeś ważnego e-maila, ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza była pełna wcześniejszych wiadomości bez odpowiedzi? Większość ludzi tego doświadczyła i prawie każdy zna rozpraszające uwagę pięćdziesiąt nieprzeczytanych e-maili, które wymagają Twojej uwagi, gdy tylko rano otworzysz skrzynkę odbiorczą.
Według badań pracownicy spędzają aż 28 procent swojego tygodnia na czytaniu e-maili i odpowiadaniu na nie. To więcej niż jedna czwarta całego czasu w pracy. O ile więcej mógłbyś osiągnąć, gdybyś nie musiał radzić sobie z nieustanną falą e-maili?
Co to jest Inbox Zero?
Inbox Zero to koncepcja opracowana przez Merlina Manna, eksperta od produktywności. Chociaż większość ludzi interpretuje „zero” w nazwie jako odnoszące się do liczby e-maili, które dana osoba ma, pierwotnie odnosiło się to do tego, ile czasu ludzie spędzają na myśleniu o e-mailach. Jeśli nie masz żadnych e-maili, spędzasz prawie zero czasu na myśleniu o nich.
Z tego artykułu dowiesz się, jak ograniczyć liczbę nieprzeczytanych e-maili w skrzynce odbiorczej do absolutnego minimum za pomocą narzędzi dostępnych w Gmailu, a także znajdziesz wskazówki, które możesz zastosować w swoim dniu pracy, aby okiełznać rój e-maili, które otrzymujesz w ciągu dnia.
Podstawy zarządzania pocztą e-mail
Pierwszym krokiem do poprawy produktywności poczty e-mail jest zamknięcie skrzynki odbiorczej. Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją, ale lepiej jest wyznaczyć sobie określony czas na czytanie i odpowiadanie na e-maile, niż odpowiadać na nie zaraz po ich otrzymaniu. Badania wykazały, że terminy, narzucone przez siebie lub nie, poprawiają wydajność i skracają czas poświęcany na projekt.
Poświęć pięć minut na początku każdej godziny, a może dwadzieścia minut na początku i na koniec dnia, aby odpowiedzieć na e-maile . Usuń wszystkie e-maile, które są ewidentnie spamem . Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail wymaga dwóch minut lub mniej, najpierw odpowiedz na nią.
Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail będzie wymagała więcej czasu, przenieś ją do specjalnie wyznaczonego folderu.
Używanie Gmaila do osiągnięcia Inbox Zero
Gmail to najczęściej używany klient poczty e-mail na świecie, ale większość ludzi nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wszechstronna jest ta platforma. Gmail jest pełen narzędzi i dostosowywanych opcji, które dają ogromną kontrolę nad jego wyglądem. Inbox Zero staje się znacznie bardziej osiągalny, gdy korzystasz z tych narzędzi.
Użyj specjalnych gwiazd
Wszyscy wiedzą o możliwości oznaczenia wiadomości e-mail gwiazdką, klikając ikonę gwiazdki — ale czy wiesz, że istnieje 12 różnych gwiazdek, których można użyć? Kliknij Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Ogólne , a następnie przewiń, aż zobaczysz podsekcję Gwiazdy .
Istnieją różne kolory gwiazd, ale są też ikony, takie jak wykrzyknik, strzałka szybkiego przewijania do przodu, znacznik wyboru, znak zapytania i mała litera i. Domyślnie aktywna jest tylko główna gwiazda, ale możesz kliknąć i przeciągnąć dowolną ikonę do sekcji W użyciu , aby ją aktywować.
W Gmailu pojawi się tylko jeden symbol. Kliknij go wiele razy, aby przechodzić między wszystkimi wybranymi gwiazdkami. Wybierz co najmniej cztery symbole: standardową gwiazdę, czerwoną gwiazdę, małą literę i oraz zieloną kratkę.
Skonfiguruj wiele skrzynek odbiorczych i filtrów
Być może znasz już kilka kart dostępnych w Gmailu: Oferty, Osobiste, Społeczności itp. Przejdź do opcji Ustawienia > Skrzynka odbiorcza i obok Typ skrzynki odbiorczej kliknij menu rozwijane i wybierz Wiele skrzynek odbiorczych.
Pojawi się nowa sekcja o nazwie Wiele sekcji skrzynki odbiorczej. Możesz nazwać maksymalnie pięć niestandardowych sekcji, które będą wyświetlane obok głównej skrzynki odbiorczej, chociaż dwie są domyślnie wypełnione. Jedna sekcja jest przeznaczona na e-maile oznaczone gwiazdką, a druga na wersje robocze. Te sekcje są oznaczone ich zapytaniami wyszukiwania, więc musisz dowiedzieć się, jak nazywa się każda ze specjalnych gwiazd, aby odłożyć na bok sekcje dla nich.
Oto nazwy każdej gwiazdy:
Pole zapytania wyszukiwania rozpoznaje różnych operatorów, więc możesz użyć poleceń LUB/AND, aby uwzględnić wiele gwiazdek w tej samej sekcji. Obok pola Zapytanie wyszukiwania znajduje się pole Nazwa sekcji . Wprowadź tutaj konkretną nazwę, którą chcesz nazwać pole.
Aby osiągnąć Inbox Zero, najlepiej skonfigurować kilka określonych sekcji:
Możesz skonfigurować piątą sekcję zgodnie ze swoimi potrzebami, ale te cztery obsłużą najbardziej podstawowe zadania.
Osiągnięcie skrzynki odbiorczej zero
Teraz, gdy zmieniłeś ustawienia Gmaila, nadszedł czas, aby wszystko wprowadzić w życie. Najpierw ustaw filtry. Wprowadź następujące informacje:
| Wyszukiwana fraza | Nazwa sekcji |
| posiada: żółtą gwiazdę | Wymaga działania/odpowiedzi |
| posiada: czerwoną gwiazdę | Potrzebuje pilnej odpowiedzi |
| posiada: blue-info | Oczekiwanie na odpowiedź |
| posiada: zielony czek | Delegowany |
Po otrzymaniu wiadomości e-mail pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, to zdecydować, czy wymaga ona odpowiedzi, czy też należy ją usunąć. Jeśli wiadomość e-mail jest spamem lub po prostu nie gwarantuje odpowiedzi, natychmiast ją usuń lub zarchiwizuj.
Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi i zajmie mniej niż dwie minuty, odpowiedz na nią. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwie minuty, kliknij raz ikonę gwiazdki . Jeśli wiadomość e-mail jest pilna i powinna być następną rzeczą, na którą odpowiesz, kliknij dwukrotnie ikonę, aby oznaczyć ją czerwoną gwiazdką.
Gdy odpowiesz na wiadomość e-mail, jeśli czekasz na odpowiedź, kliknij trzykrotnie ikonę gwiazdki , aby oznaczyć ją jako „Oczekiwanie na odpowiedź”. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, którą lepiej zajmie się ktoś inny, prześlij ją do odpowiedniej osoby i czterokrotnie kliknij ikonę gwiazdki , aby oznaczyć ją jako „Delegowaną”.
Wybierz, kiedy chcesz odpowiedzieć na e-mail i skup się na pracy tylko w tych godzinach. Wyznaczając sobie terminy i okresy obsługi poczty, skracasz czas spędzany w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych zadaniach. Jeśli zdecydujesz się zająć tym na początku godziny, skup się najpierw na odpowiadaniu na pilne e-maile, a następnie zajmij się resztą.
Stosując te metody w praktyce, możesz szybko uzyskać całkowitą kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Jeśli już jest bałagan, poświęć pół godziny dziennie na posortowanie e-maili, które już masz, i ustalenie, czy są ważne, czy nie. Odpowiadaj tym, którzy tego potrzebują, usuwaj te, które tego nie potrzebują.
Może to zająć trochę czasu, ale filtry , wyznaczone skrzynki odbiorcze i inne narzędzia pomogą Ci dotrzeć do Inbox Zero – i przekonasz się, jakie techniki najlepiej pomogą Ci się tam utrzymać.
Książka Atomic Habits autorstwa Jamesa Cleara jest obecnie jedną z najpopularniejszych książek samopomocy na rynku. Nie będziemy zagłębiać się zbytnio w treść tej książki, ale w tym artykule dowiesz się, jak korzystać z Kalendarza Google, aby podjąć działania dotyczące kluczowych zachowań, które James podkreśla w swojej książce.
Używając tabeli w Dokumentach Google, możesz uporządkować szczegóły dokumentu, aby zapewnić czytelnikom łatwiejszy dostęp do prezentowanych informacji i zrozumienie ich. Zamiast formatować listy lub akapity, możesz wprowadzić dane do formatu siatki, aby uzyskać schludny i przejrzysty wygląd.
Posiadanie rodziny jest dziś prawie tak trudne, jak prowadzenie firmy. Są sprawunki do załatwienia, budżet do utrzymania i niekończące się spotkania i wydarzenia do śledzenia.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak Twoja instalacja przeglądarki Google Chrome zawsze wydaje się być aktualizowana i naprawiana samodzielnie. Osiąga się to za pomocą wbudowanych procesów Google Chrome, które docierają do serwerów Google i zapewniają, że Twoja przeglądarka jest poprawna i bezpieczna.
Jeśli mieszkasz na obszarze podatnym na pożary lub masz ukochaną osobę, która to robi, śledzenie pożarów w Mapach Google jest koniecznością. Możesz zobaczyć, gdzie znajdują się pożary, jak są one rozpowszechnione i jaki jest stopień opanowania.
Google Cursive to jedna z aplikacji do obsługi notatek, która jest fabrycznie zainstalowana na wielu Chromebookach z ekranem dotykowym. Jest to stosunkowo nowa aplikacja Google do robienia odręcznych notatek, dostępna wyłącznie na Chromebooku.
Czy kiedykolwiek musiałeś zapętlać film z YouTube w kółko. Być może odtwarzasz teledysk na swoim laptopie podłączonym do kilku głośników i potrzebujesz powtarzać tę samą piosenkę w kółko.
Podczas tworzenia Arkuszy Google, które inne osoby muszą wypełnić, lista rozwijana może uprościć proces wprowadzania danych. Elementy listy rozwijanej można pobierać z innego zakresu komórek lub wprowadzać je bezpośrednio.
Jeśli YouTube nie działa w przeglądarce Chrome, istnieje kilka sposobów rozwiązania tego problemu. Oto jak rozwiązać najczęstsze problemy z YouTube w Chrome.
Spędzając czas online, łatwo stracić poczucie czasu. Możesz tak bardzo skupić się na pracy lub nauce do szkoły, że zapomnisz o innych rzeczach, które musisz zrobić.
Formularze Google to aplikacja, która ma wiele powodów, aby ją polecić. Jest prosty w użyciu, łatwy do udostępniania i ma przejrzysty interfejs.
Google Voice to jedna z najpopularniejszych obecnie używanych usług VoIP (Voice over IP). Dzieje się tak głównie dlatego, że usługa jest bezpłatna, chyba że zamierzasz przenieść swój rzeczywisty numer telefonu komórkowego do usługi.
Czy Asystent Google nie działa, gdy mówisz „OK Google”. Niestety jest wiele rzeczy, które mogą sprawić, że Asystent Google przestanie działać.
Mapy Google powinny podawać wskazówki głosowe, gdy zaczniesz nawigować do miejsca. Nawigacja głosowa jest bardzo pomocna, jeśli musisz patrzeć na drogę podczas jazdy lub jazdy na rowerze.
Ponieważ obecnie coraz więcej osób pracuje z domu, coraz większą popularność zyskują usługi takie jak Google Meet i Zoom. Możesz zorganizować spotkanie wideo online, zobaczyć twarze wszystkich, porozmawiać i zająć się biznesem.
Każdy, kto korzysta z Kalendarza Google na komputerze, powinien poznać przynajmniej niektóre przydatne skróty klawiaturowe Kalendarza Google. Omówimy skróty, które pozwolą Ci wydajniej przeglądać, nawigować i pracować z kalendarzem.
Możesz wygodnie logować się i przełączać między wieloma kontami Google w przeglądarce internetowej. Ułatwia to korzystanie z pakietu aplikacji i usług internetowych Google na dowolnym koncie, zarówno osobistym, jak i służbowym.
Jeśli piszesz prawie wszystko na swoim komputerze, prawdopodobnie wiesz, jak korzystać z Dokumentów Google — na przykład do pracy biurowej lub do współpracy przy szkolnym projekcie. Dokumenty Google oferują szybki sposób udostępniania i współpracy nad dokumentami, do których masz dostęp na wielu urządzeniach.
Jak naprawić „err_tunnel_connection_failed” w Google Chrome
Czy kiedykolwiek chciałeś cofnąć wysłaną wiadomość e-mail, którą właśnie do kogoś wysłałeś. Outlook ma funkcję, która pozwala przywoływać wiadomości e-mail po ich wysłaniu, ale co zrobić, jeśli używasz innego klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail.
Jeśli nieprzypięte aplikacje i programy ciągle pojawiają się na pasku zadań, możesz edytować plik Layout XML i usunąć niestandardowe linie.
Usuń zapisane informacje z funkcji Autofill w Firefoxie, postępując zgodnie z tymi szybkim i prostymi krokami dla urządzeń z systemem Windows i Android.
W tym samouczku pokażemy, jak wykonać miękki lub twardy reset na urządzeniu Apple iPod Shuffle.
Na Google Play jest wiele świetnych aplikacji, w które warto się zaangażować subskrypcyjnie. Po pewnym czasie lista subskrypcji rośnie i trzeba nimi zarządzać.
Szukając odpowiedniej karty do płatności, można się mocno zdenerwować. W ostatnich latach różne firmy opracowały i wprowadziły rozwiązania płatności zbliżeniowych.
Usunięcie historii pobierania na urządzeniu z Androidem pomoże zwiększyć przestrzeń dyskową i poprawić porządek. Oto kroki, które należy podjąć.
Ten przewodnik pokaże Ci, jak usunąć zdjęcia i filmy z Facebooka za pomocą komputera, urządzenia z systemem Android lub iOS.
Spędziliśmy trochę czasu z Galaxy Tab S9 Ultra, który idealnie nadaje się do połączenia z komputerem z systemem Windows lub Galaxy S23.
Wycisz wiadomości tekstowe w grupie w Androidzie 11, aby kontrolować powiadomienia dla aplikacji Wiadomości, WhatsApp i Telegram.
Wyczyść historię URL paska adresu w Firefox i zachowaj sesje prywatne, postępując zgodnie z tymi szybkim i łatwymi krokami.
