Jak działa archiwum w Gmailu

Archiwizowanie e-maili w Gmailu daje możliwość uporządkowania skrzynki odbiorczej bez usuwania starych wątków e-maili. Jeśli ktoś odnowi stary wątek, wysyłając nowy e-mail, pojawi się on ponownie w Twojej skrzynce odbiorczej. W przeciwnym razie zarchiwizowana wiadomość e-mail pozostanie ukryta w osobnym folderze na serwerach Google. 

W tym artykule wyjaśnimy, jak działa funkcja archiwizacji w Gmailu, jak archiwizować e-maile i jak łatwo znajdować zarchiwizowane e-maile. 

Co oznacza archiwum w Gmailu?

Wiele osób po prostu usuwa wszystkie swoje stare e-maile, gdy nie są już potrzebne. Ale co zrobić, gdy w przyszłości może być konieczne ponowne odwołanie się do tej wiadomości? Tutaj przydatna jest archiwizacja.

Podczas gdy usunięte wiadomości e-mail są wysyłane do folderu Kosz na 30 dni, zanim zostaną usunięte z serwerów Google, zarchiwizowane wiadomości e-mail są zamiast tego wysyłane do ukrytego folderu, w którym pozostają na czas nieokreślony. 

Pomaga to uporządkować skrzynkę odbiorczą, jednocześnie przechowując potencjalnie ważne wiadomości e-mail na wszelki wypadek. 

Jak archiwizować w Gmailu

Istnieją trzy proste sposoby archiwizowania wiadomości e-mail za pomocą Gmaila. 

Aby zarchiwizować wiadomość e-mail w przeglądarce internetowej:

1. Otwórz Gmaila i zaloguj się na swoje konto Gmail.
2. Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Archiwizuj z menu rozwijanego.

Ewentualnie, jeśli otworzyłeś wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować:

1. Wybierz przycisk Archiwizuj u góry wiadomości e-mail. Wygląda to jak folder ze strzałką skierowaną w dół. 

Aby zarchiwizować wiadomość e-mail z Gmaila za pomocą Androida lub iOS:

1. Otwórz aplikację Gmail. 
2. Znajdź i otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować. 
3. Stuknij ikonę Archiwum . Jest to ta sama ikona, która występuje w wersji przeglądarkowej i wygląda jak folder ze strzałką skierowaną w dół. 

Jak znaleźć zarchiwizowaną wiadomość e-mail w Gmailu

Niestety, nie ma oddzielnego folderu archiwum Gmaila, w którym przechowywane są wiadomości e-mail. Istnieją jednak dwa sposoby znajdowania zarchiwizowanych wiadomości e-mail. Po pierwsze, jeśli pamiętasz temat lub nadawcę, możesz wyszukać wiadomość za pomocą paska wyszukiwania Gmaila.

Jeśli nie pamiętasz żadnych kluczowych terminów, oto jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail na komputerze PC lub Mac:

1. Otwórz skrzynkę odbiorczą Gmaila. 
2. W menu po lewej stronie wybierz Więcej . 

1. Kliknij opcję Cała poczta .

1. Ta skrzynka odbiorcza zawiera całą Twoją pocztę, zarchiwizowaną lub nie. Przewiń, aby znaleźć zarchiwizowaną pocztę, której szukasz. 

Uwaga: możesz także wyszukiwać za pomocą prowizorycznej etykiety „Cała poczta”. Aby to zrobić, wpisz „-in:Sent -in:Draft -in:Inbox” w pasku wyszukiwania.

Aby znaleźć zarchiwizowane wiadomości Gmaila na iPhonie lub Androidzie:

1. Otwórz aplikację Gmail .
2. Wybierz ikonę hamburgera w lewym górnym rogu, aby otworzyć menu paska bocznego.
3. Stuknij folder Cała poczta .

1. Przewijaj, aż znajdziesz zarchiwizowaną wiadomość e-mail. 

Niestety, jeśli nie pamiętasz żadnych kluczowych terminów, przeszukanie wszystkich e-maili może zająć trochę czasu. Dlatego warto zastosować bardziej zaawansowaną strategię sortowania, aby zmniejszyć ilość spamu i uporządkować pocztę e-mail , zwłaszcza jeśli korzystasz z firmowego adresu e-mail (i musisz zachować zgodność z procedurami dotyczącymi bezpiecznej poczty e-mail). 

Jak zwrócić zarchiwizowane wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej

Jeśli przypadkowo zarchiwizowałeś wiadomość e-mail lub po prostu chcesz cofnąć archiwizację jednej ze zarchiwizowanych wiadomości, możesz łatwo przywrócić ją z powrotem do podstawowej skrzynki odbiorczej. 

Aby cofnąć archiwizację wiadomości e-mail na komputerze Microsoft PC lub Mac:

1. Otwórz Gmaila i znajdź e-maila, którego archiwizację chcesz cofnąć.
2. Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Przenieś do, a następnie Skrzynka odbiorcza .

Aby cofnąć archiwizację wiadomości na urządzeniu Apple lub Android:

1. Otwórz aplikację Gmail i znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz przywrócić z archiwum.
2. Stuknij wiadomość e-mail, aby ją otworzyć.
3. Stuknij trzy kropki w prawym górnym rogu.

1. Wybierz Przenieś do skrzynki odbiorczej .

Co z oczu to z serca

Większość ludzi otrzymuje teraz setki e-maili tygodniowo, a archiwizacja e-maili to świetny sposób na uporządkowanie skrzynki odbiorczej. Jednak funkcja archiwizacji nie jest najpotężniejszą techniką sortowania. Aby uporządkować skrzynkę odbiorczą Gmaila, najlepszą strategią jest użycie kombinacji filtrów archiwizacji, usuwania i kategorii.