Jak korzystać z rozwijanych list Arkuszy Google

Podczas tworzenia Arkuszy Google, które inne osoby muszą wypełnić, lista rozwijana może uprościć proces wprowadzania danych.

Elementy listy rozwijanej można pobierać z innego zakresu komórek lub wprowadzać je bezpośrednio. Dowiedz się, jak wykonać obie te czynności, a także jak zmodyfikować istniejącą listę rozwijaną.

Utwórz ręczne listy rozwijane w Arkuszach Google

Najszybszym sposobem utworzenia listy rozwijanej Arkuszy Google jest wypisanie elementów w ustawieniach sprawdzania poprawności danych.

Aby to zrobić:

1. Wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną. Wybierz Dane z menu, a następnie wybierz Sprawdzanie poprawności danych .

2. Obok opcji Kryteria wybierz Lista elementów . 

3. W polu obok tego wyboru wpisz elementy, które chcesz umieścić na liście rozwijanej, oddzielając je przecinkami.

4. Wybierz przycisk Zapisz , a zobaczysz, że wybrana komórka ma teraz listę rozwijaną.

Opcje sprawdzania poprawności danych

Należy zwrócić uwagę na kilka ważnych ustawień w oknie sprawdzania poprawności danych.

Jeśli odznaczysz opcję Pokaż listę rozwijaną w komórce , strzałka listy rozwijanej nie będzie wyświetlana. Jednak gdy użytkownik zacznie pisać, pojawią się elementy listy.

Jeśli w sekcji W przypadku nieprawidłowych danych wybierzesz opcję Pokaż ostrzeżenie , pojawi się czerwony wskaźnik ostrzegawczy. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu ostrzegającego użytkownika, że ​​wpisany element nie pasuje do niczego na liście.

Jeśli zamiast tego wybierzesz opcję Odrzuć dane wejściowe , Arkusze Google odrzucą wpis i zastąpią go pierwszym elementem listy rozwijanej.

Jeśli w sekcji Wygląd wybierzesz opcję Pokaż tekst pomocy sprawdzania poprawności i wpiszesz tekst w polu poniżej, ten tekst pojawi się, gdy użytkownik wybierze komórkę listy rozwijanej.

Twórz listy rozwijane z zakresu Arkuszy Google

Bardziej dynamicznym sposobem tworzenia list rozwijanych w Arkuszach Google jest użycie zawartości zakresu komórek do wypełnienia listy.

Aby to zrobić:

1. Najpierw utwórz listy walidacyjne w dowolnym zakresie komórek. Nie muszą one znajdować się w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. Możesz tworzyć i wybierać te listy również na innych kartach arkusza kalkulacyjnego.

2. Następnie wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną. Wybierz Dane z menu, a następnie wybierz Sprawdzanie poprawności danych .

3. Tym razem wybierz Lista z zakresu z rozwijanej listy Kryteria. Następnie wybierz małą ikonę wyboru siatki, aby otworzyć okno wyboru zakresu.

4. Wybierz zakres, którego chcesz użyć jako listy, a tekst zakresu pojawi się w polu Wybierz zakres danych .

5. Wybierz OK , aby zamknąć okno wyboru i powrócić do okna sprawdzania poprawności. Skonfiguruj pozostałe opcje listy rozwijanej, które chcesz, a następnie wybierz przycisk Zapisz , aby zakończyć.

6. Teraz zobaczysz, że dane zakresu pojawiają się jako elementy listy rozwijanej w wybranej komórce.

7. Kontynuuj ten sam proces dla innych kolumn, które chcesz dodać jako dynamiczną listę rozwijaną.

Używanie zakresów jako źródła danych to świetny sposób na aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych bez konieczności ręcznego przeglądania i aktualizowania każdej utworzonej listy rozwijanej.

Ciekawe fakty na temat list rozwijanych w Arkuszach Google

Listy rozwijane Arkuszy Google powiązane z zakresami są najbardziej przydatne, ponieważ radykalnie zmniejszają ogólną konserwację arkusza kalkulacyjnego.

Zaktualizuj wiele komórek za pomocą jednej zmiany zakresu

Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli masz wiele komórek rysujących dane z jednego zakresu elementów. Jeśli chcesz zaktualizować lub zmienić te elementy listy, musisz wprowadzić zmianę tylko w jednym zakresie.

Nawet jeśli istnieją setki komórek z tymi elementami listy, jednorazowa aktualizacja zakresu spowoduje natychmiastową aktualizację wszystkich tych rozwijanych komórek.

Kopiowanie zweryfikowanych komórek w celu zaoszczędzenia czasu

Możesz także zaoszczędzić czas, kopiując sprawdzone komórki listy rozwijanej do dowolnych innych komórek. Oszczędza to czas potrzebny na ponowne przechodzenie przez ekrany sprawdzania poprawności.

Kopiowanie zweryfikowanych komórek jest szczególnie przydatne w przypadku list wyboru, takich jak dni, miesiące, czas i inne standardowe zestawy danych.

Szybko usuń walidację komórek

Załóżmy, że nie chcesz, aby elementy listy były dołączane do żadnej komórki. Możesz je szybko usunąć, klikając komórkę prawym przyciskiem myszy, wybierając Sprawdzanie poprawności , a następnie wybierając Usuń sprawdzanie poprawności w oknie Sprawdzanie poprawności danych.

Zobaczysz, że strzałka listy rozwijanej zniknie z komórki, a wszystkie elementy listy rozwijanej znikną. Komórka stanie się po prostu kolejną normalną komórką arkusza kalkulacyjnego.

Korzystanie z podwójnych list rozwijanych w Arkuszach Google

Jeszcze jednym przydatnym sposobem korzystania z list rozwijanych Arkuszy Google jest przekazywanie informacji między arkuszami . Możesz także użyć tej techniki do przekazywania informacji między ludźmi.

Na przykład, jeśli masz oryginalny arkusz zawierający listę zadań wykonanych przez jeden zespół, możesz utworzyć drugi arkusz kalkulacyjny na podstawie tych ukończonych zadań.

Możesz lub nie chcesz utworzyć tej pierwszej listy w oparciu o te same dynamiczne listy rozwijane, jak opisano w ostatniej sekcji.

Tak czy inaczej, wybierz komórkę na arkuszu, do której chcesz wysłać wykonane zadania, jako kolejną listę rozwijaną i otwórz okno sprawdzania poprawności, jak opisano w ostatniej sekcji. Po wybraniu zakresu danych przełącz się do tego źródłowego arkusza zadań i zaznacz całą kolumnę zadań (w tym puste komórki).

Teraz w docelowym arkuszu kalkulacyjnym zobaczysz, że dane z kolumny zadań są pobierane. Oznacza to, że Twój drugi zespół może wykonywać własne zadania projektowe na podstawie ukończonych zadań z pierwszego zespołu.

Pierwszy zespół może kontynuować dodawanie nowo ukończonych zadań do oryginalnego źródłowego arkusza kalkulacyjnego.

Ponieważ uwzględniłeś puste komórki w zakresie źródłowym, te nowe unikatowe zadania pojawią się na liście rozwijanej drugiego zespołu. 

Pamiętaj, że na drugiej liście rozwijanej pojawią się tylko unikalne zadania. Nie jest to najlepszy sposób przekazywania określonych elementów wierszy ze źródła, ale jest to świetny sposób, aby drugi zespół mógł zobaczyć wszystkie unikatowe elementy dodane do arkusza kalkulacyjnego przez inne osoby.

Jak będziesz korzystać z rozwijanych list Arkuszy Google?

Jak widać, Arkusze Google oferują wiele sposobów pobierania informacji z innych komórek w celu wypełniania list rozwijanych. Lub, jeśli twoje potrzeby związane z wprowadzaniem danych są dość proste, możesz trzymać się ręcznego wprowadzania elementów listy rozwijanej oddzielonych przecinkami. 

Tak czy inaczej, powinieneś być w stanie wprowadzić dane do dowolnego arkusza kalkulacyjnego tak łatwo i prosto, jak to tylko możliwe.