Jak skonfigurować poza biurem w Gmailu

Jeśli używasz typowych klientów poczty e-mail w środowisku korporacyjnym, takim jak Outlook, prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony do ustawiania odpowiedzi poza biurem . Czy wiesz, że możesz także skonfigurować odpowiedzi poza biurem w Gmailu?

Ponieważ większość ludzi używa Gmaila jako osobistego konta e-mail, warto informować innych, kiedy jesteś na wakacjach.

Robienie tego jest dość proste w Gmailu, ale proces jest nieco inny niż ten, do którego możesz być przyzwyczajony w Outlooku. Z tego artykułu dowiesz się, jak skonfigurować nieobecność w Gmailu, jak ją wyłączyć i czego ludzie mogą oczekiwać od Ciebie, gdy ją włączysz.

Jak skonfigurować poza biurem w Gmailu

Jeśli masz zamiar wyjechać na jakiś czas na wakacje i chcesz ostrzec innych, że możesz nie być w stanie odpowiedzieć na ich e-mail tak szybko, jak zwykle, odpowiedź „poza biurem” jest najlepszym rozwiązaniem.

Aby rozpocząć, wykonując poniższe czynności, najpierw zaloguj się na swoje konto Gmail.

1. Wybierz ikonę ustawień koła zębatego w prawym górnym rogu konta Gmail.

2. Wybierz Zobacz wszystkie ustawienia u góry listy Ustawienia.

3. Przewiń w dół do sekcji Odpowiadający na wakacje na dole. Zmień ustawienie na Odpowiadający na wakacje na .

4. Wybierz pierwszy dzień wakacji. Wpisz temat i wiadomość, na którą chcesz otrzymywać automatyczną odpowiedź za każdym razem, gdy ktoś wyśle ​​do Ciebie e-maila.

Podczas wypełniania tego formularza zwróć uwagę na następujące opcje.

• Nie musisz włączać i wybierać opcji Ostatni dzień , ale warto to zrobić, aby nie zapomnieć o pozostawieniu włączonej funkcji odpowiadania na wakacje.
• Domyślnie pole wiadomości korzysta z bogatego edytora formatowania, w którym można użyć paska formatowania do sformatowania tekstu wiadomości. Jeśli wybierzesz Zwykły tekst nad polem wiadomości, formatowanie zmieni się na zwykły tekst.
• Wybierz opcję Wyślij odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów, jeśli chcesz kierować automatyczne odpowiedzi osoby odpowiadającej na wakacje tylko do osób, które już znasz, i ignorować wszystkie inne. To dobry pomysł, jeśli nie chcesz, aby obcy wiedzieli, że przebywasz poza domem przez dłuższy czas. 

5. Wybierz opcję Zapisz zmiany , aby włączyć odpowiedź na wakacje.

Jak wyłączyć funkcję Poza biurem w Gmailu

Istnieją dwa sposoby wyłączenia odpowiedzi na wakacje. Gdy jest włączona, u góry skrzynki odbiorczej zobaczysz komunikat o stanie respondenta.

Możesz wybrać opcję Zakończ teraz , aby natychmiast wyłączyć respondenta. Jest to szybki sposób na wyłączenie go bez konieczności ponownego przeszukiwania ustawień Gmaila w celu zmodyfikowania ustawień respondenta.

Jeśli jednak wolisz wyłączyć odpowiedź na wakacje w ustawieniach Gmaila, możesz wybrać opcję Ustawienia wakacji w powiadomieniu lub wrócić do okna Ustawienia Gmaila.

Przewiń w dół menu Ustawienia Gmaila, aby ponownie znaleźć sekcję Odpowiadający na wakacje .

Wybierz opcję Odpowiadanie na wakacje wyłączone , aby wyłączyć automatyczne odpowiadanie. 

Uwaga – nie będziesz musiał tego robić, jeśli w polu Ostatni dzień ustawiłeś datę końcową urlopu. Po tej dacie komunikat o wakacjach zostanie automatycznie wyłączony.

Ale jeśli chcesz wyłączyć odpowiedź na wakacje przed ustawieniem Ostatni dzień, powyższa procedura będzie działać.

Jak działa usługa odpowiadania na wakacje w Gmailu

Pamiętaj, że ponieważ możesz wprowadzić tylko datę początkową i końcową dla osoby odpowiadającej na wakacje, godziny są ustawiane automatycznie przez e-mail.

• Data rozpoczęcia Godzina: 00:00 północ
• Godzina daty zakończenia: 23:59

Jeśli wolisz, aby czas zaczynał się o północy przed dniem rozpoczęcia wakacji, ustaw datę rozpoczęcia jeden dzień wcześniej niż początek wakacji.

Osoby, które wysyłają do Ciebie e-maile, gdy masz włączoną funkcję odpowiadania na wakacje, zobaczą następujące zachowanie Twojego konta Gmail.

• Ludzie zobaczą Twoją automatyczną odpowiedź przy pierwszej wiadomości. Jeśli ponownie wyślą Ci wiadomość, automatyczna odpowiedź nie zostanie wysłana.
• Jeśli miną cztery dni i ta sama osoba wyśle ​​do Ciebie wiadomość, automatyczna odpowiedź uruchomi się ponownie.
• Jeśli edytujesz swoją odpowiedź urlopową, odliczanie rozpocznie się od nowa i każdy, kto wyśle ​​do Ciebie wiadomość po raz pierwszy po edycji, otrzyma automatyczną odpowiedź.
• Gmail jest na tyle sprytny, że nie odpowiada automatycznie na żadne wiadomości, które są automatycznie sortowane w folderze ze spamem lub na listach mailingowych.
• Inni użytkownicy Gmaila zobaczą Twój status „nieobecny”, jeśli zaczną pisać do Ciebie e-mail. 

Twórz inteligentniejsze odpowiedzi poza biurem w Gmailu za pomocą filtrów

Jeśli chcesz utworzyć bardziej ukierunkowaną automatyczną odpowiedź z dostosowanymi wiadomościami dla określonych osób, możesz to zrobić za pomocą filtrów Gmaila .

1. Zanim użyjesz filtra do automatycznej powtórki, musisz utworzyć szablon e-maila , aby odpowiedzieć. Aby to zrobić, utwórz nową wiadomość e-mail w Gmailu z wiadomością, na którą chcesz odpowiedzieć. Następnie wybierz menu „Więcej” z trzema kropkami w prawym dolnym rogu okna i wybierz Szablony , wybierz Zapisz wersję roboczą jako szablon , a następnie wybierz Zapisz jako nowy szablon .

1. Nadaj szablonowi nazwę w wyskakującym okienku.

1. Aby uzyskać dostęp do filtrów Gmaila, wróć do ustawień Gmaila. Wybierz opcję Filtry i zablokowane adresy u góry okna Ustawienia.

1. Przewiń w dół tej strony i wybierz Utwórz nowy filtr .

4. W formularzu Utwórz filtr w polu Od wpisz adres e-mail, na który chcesz otrzymywać automatyczną odpowiedź . Wybierz pozycję Utwórz filtr , gdy skończysz.

1. W oknie Utwórz filtr zaznacz pole wyboru obok opcji Wyślij szablon . W rozwijanym polu wybierz utworzony wcześniej szablon odpowiedzi szefa .

1. Na koniec po prostu wybierz przycisk Utwórz filtr na dole, a nowy filtr i automatyczna odpowiedź będą teraz aktywne.

Teraz za każdym razem, gdy osoba o adresie zdefiniowanym w filtrze wyśle ​​do Ciebie wiadomość e-mail, otrzyma odpowiedź o nieobecności z utworzonym przez Ciebie szablonem.