Jak pobrać, podpisać i wysłać e-mailem plik PDF

Adobe PDF (skrót od Portable Document Format) jest obecnie jednym z najpopularniejszych typów plików w Internecie. Czemu? Prosto, drodzy przyjaciele: plik PDF to najłatwiejszy sposób na zachowanie formatowania na dowolnym typie dokumentu. Załóżmy na przykład, że tworzysz biuletyn za pomocą programu Microsoft Word i zapisujesz go w domyślnym formacie programu Word. Wysyłasz swój biuletyn, a połowa osób próbujących go przeczytać NIE używa programu Microsoft Word. Wiele z formatowania i ciężkiej pracy może zostać utraconych i sprawić, że dokument będzie nieczytelny. Przekształcając dokument w plik PDF, zapewnisz, że wszystko będzie wyglądało dokładnie tak, jak po jego zakończeniu. Jest to prosty format do pracy, do konwersji plików, a dostępnych jest wiele darmowych programów do ich otwierania.

IRS jest doskonałym przykładem tego, gdzie możesz napotkać dokument PDF. Jeśli wejdziesz na ich stronę i spróbujesz pobrać dowolny formularz lub instrukcje, otrzymasz plik PDF. Niektóre z ich formularzy, wraz z tymi, które można znaleźć na tysiącach innych stron internetowych, są typem, który można wypełnić bezpośrednio online. Wykorzystują one funkcję o nazwie Pola formularza, która umożliwia kliknięcie pola (np. wpisanie nazwiska lub adresu) i wprowadzenie odpowiednich informacji przed zapisaniem.

Może się jednak zdarzyć, że będziesz musiał podpisać, opatrzyć datą i zwrócić formularz PDF do firmy, takiej jak ta, która zajmuje się Twoim ubezpieczeniem lub potrzebami zdrowotnymi. Jeśli próbowałeś to zrobić online, ponieważ nie chcesz drukować dokumentu, podpisać go i zeskanować, być może miałeś ochotę walić głową o ścianę lub dwie. Na początku może to być koszmar. Jednak pokażę ci, jak to zrobić w kilku szybkich i łatwych krokach.

Jak pobrać, podpisać i wysłać e-mailem dokument PDF

Najpierw musisz bezpłatnie pobrać Adobe Acrobat Reader DC . Po zainstalowaniu programu otwórz go, a następnie użyj opcji „Otwórz plik” , aby wybrać plik PDF, który powinieneś już zapisać na komputerze lub laptopie z wiadomości e-mail.

Po otwarciu dokumentu spójrz w prawo i wybierz opcję „Wypełnij i podpisz” . Na wyskakującym pasku narzędzi kliknij przycisk "Podpisz" , a następnie wybierz "Dodaj podpis".

Istnieją trzy opcje dodania podpisu. Najłatwiej jest po prostu wpisać swoje imię i pozwolić Adobe przekonwertować je na „podpis”. To oczywiście nie będzie wyglądać jak TWÓJ podpis – sposób, w jaki podpisujesz się własnym nazwiskiem. Chociaż jest to legalne i dopuszczalne w większości celów, nie jest to najbezpieczniejsza opcja.

Drugą metodą jest użycie myszy lub palca (jeśli używasz urządzenia z ekranem dotykowym) do samodzielnego narysowania podpisu, a następnie wstawienia go. Próbowałem tej metody przed użyciem myszy. Powiem po prostu tak: nigdy nie udało mi się uzyskać podpisu, aby wyglądał tak, jak w rzeczywistości, kiedy piszę go na papierze… nawet blisko!

Ostatnią metodą jest fizyczne podpisanie swojego nazwiska ciemnym atramentem na białym papierze. Zeskanuj ten dokument do komputera jako obraz, a następnie prześlij go nadal, korzystając z powyższej funkcji „Utwórz podpis” .

Po zakończeniu tworzenia podpisu kliknij przycisk „Zastosuj” , aby dodać go do dokumentu. Upewnij się, że pole „Zapisz podpis” jest zaznaczone, aby móc ponownie użyć tego samego podpisu w przyszłości w innych dokumentach. (Szybko znajdziesz go w menu „Podpisz”, gdy następnym razem będziesz musiał przejść przez ten proces.) Umieść podpis we właściwym miejscu w pliku PDF, klikając go myszą, przytrzymując lewy przycisk myszy i przeciągając podpis w odpowiednim miejscu.

Po zakończeniu podpisywania dokumentu zapisz go na swoim komputerze, klikając "Plik" w lewym górnym rogu, a następnie wybierając "Zapisz". Nazwij plik, jak chcesz i zapisz go w lokalizacji, którą zapamiętasz. Wróć do swojego e-maila i załącz go w odpowiedzi do osoby, która wysłała Ci dokument – ​​i gotowe!

Wiem, że samo przeczytanie instrukcji może wydawać się trudne i czasochłonne, ale tak naprawdę nie jest. Skonfigurowanie podpisu i zapisanie go zajmuje tylko kilka chwil. Gdy to zrobisz, połowa bitwy została wygrana!