Interner Instant Messaging (IM) Client: Sichere Unternehmenskommunikation

Kommunikation und sinnvolle Interaktionen machen eine Organisation effizienter. Ohne die Interaktion der Mitglieder kann der betreffende Arbeitsplatz kaum eine günstige Geschäftsleistung bieten. Die Kommunikation und der Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern erfordern jedoch ein Medium, das den Zweck einer effektiven organisatorischen Kommunikation sowie des Austauschs wichtiger Daten und nützlicher Updates erfüllen kann. Mehrere Organisationen verwenden IM-Clients wie WhatsApp und Skype Chat, um ihren Mitgliedern zu helfen, individuell in Gruppen zu kommunizieren. Viele von ihnen sind sich jedoch nicht der Gefahren bewusst, die im Internet gehostete IM-Clients für ein Unternehmen darstellen, und die damit verbundenen Informationen, die auf diesen auf externen Servern gehosteten IM-Client-Apps von Drittanbietern geteilt werden.

Um diese Probleme anzugehen, ist es wichtig, dass die Unternehmen einen Weg finden, sowohl ihre Unternehmensdaten und Mitarbeiterinformationen als auch andere sensible Dateien und Informationen zu schützen, die sie auf ihrem bevorzugten IM-Client teilen. Sehen wir uns an, wie ein interner IM-Client eine bessere und sicherere Lösung sein kann, um die sofortige Kommunikation zwischen Mitgliedern in einem Büro zu erleichtern.

Wie unterscheiden sich interne Instant Messenger von IM-Apps von Drittanbietern?

Bildquelle: Kanadisches Unternehmen

IM-Clients von Drittanbietern wie Hangouts, WhatsApp und Skype ermöglichen Ihnen die Kommunikation und den Austausch von Informationen, indem sie Ihnen ein Übertragungsmedium zwischen dem Sender und dem Empfänger anbieten. Dieses Medium sind die Rechenzentren des betreffenden IM-Clients, in denen die gesamten Daten und Chats gespeichert sind, die Sie in der App teilen. Grundsätzlich werden alle Dateien, die Sie teilen, Organisationsstrategien, die Sie besprechen, und alle Informationen, die Sie mit diesem IM-Client weitergeben, auf die IM-Client-Server übertragen und dort in Form einer Datenbank gespeichert.

Das setzt diese Informationen dem Risiko von Diebstahl und Entführung aus. Eine weitere von vielen Gutachtern geäußerte Sorge ist, dass die Daten über die öffentlichen Netzwerke übertragen werden müssen, und im Internet kann niemand mit Sicherheit sagen, dass diese Daten nicht von Hackern und neugierigen Regierungen abgefangen werden, die sie möglicherweise missbrauchen.

Auf der anderen Seite funktionieren IM-Client-Apps intern nur für Ihre Büroräume. Im Gegensatz zu IM-Client-App-Servern von Drittanbietern sind interne Instant Messenger nur mit Ihrem Büronetzwerk verbunden. Dies bedeutet, dass die Daten, die zwischen Sender und Empfänger bei solchen IM-Client-Apps ausgetauscht werden, über den Server übertragen werden, der an Ihrem Arbeitsplatz installiert ist. Auf diese Weise können Sie Ihre freigegebenen Daten innerhalb Ihres Unternehmens auf einem vertrauenswürdigen Server aufbewahren, der nicht mit einem öffentlichen Netzwerk verbunden ist.

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Wie funktionieren interne IM-Clients?

Der Prozess ist fast der gleiche wie bei den IM-Client-Servern von Drittanbietern, wenn auch mit geringfügigen Unterschieden. Erstens befindet sich der IM-Server hier in Ihrem eigenen Büroraum und nicht in der Eigentümergesellschaft einer anderen IM-App eines Drittanbieters. Dies macht Sie oder eine von Ihnen beauftragte Person in der IT-Administration Ihrer Organisation zum Controller-Administrator Ihres internen IM-Clients. Um nun die IM-Client-App nutzen zu können, erhält der betroffene Benutzer einen speziell generierten Benutzernamen und ein Passwort (das später geändert werden kann).

Sobald das Passwort eingegeben wurde, lädt der interne Server das Konto des Benutzers direkt mit der Liste der Mitglieder, die innerhalb der Organisation arbeiten, was Ihre personalisierte Buddy-Liste im Büro bilden würde. Der Rest des Prozesses ist genau der gleiche. Der Sender tippt eine Nachricht ein, die an den hauseigenen Server und dann an den Empfänger übermittelt wird. Und all dies geschieht in Sekundenschnelle, sodass Sie nie die gesamte Übertragung im Griff haben und sofort Antworten geben und empfangen können.

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Die interne IM-Client-App, die auf einem internen Server arbeitet, der mit einem privaten Netzwerk verbunden ist, ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten innerhalb der Mauern Ihres Arbeitsplatzes zu behalten. Aber das ist noch nicht alles, was Ihnen ein hauseigener Instant Messenger bietet.
Welche Vorteile bieten interne, gehostete IM-Clients gegenüber IM-Client-Apps von Drittanbietern?

Warum sollte ein Unternehmen einen internen IM-Client im Vergleich zu einem einfach und kostenlos verfügbaren Instant Messenger eines Drittanbieters verwenden? Hier ist eine Liste aller Pluspunkte, die Ihnen helfen zu verstehen, warum Messenger von Drittanbietern trotz der von ihnen angebotenen Funktionen nicht für Organisationen geeignet sind:

1. Der Informationsaustausch wird sicherer

Die Paketinformationen, die Sie über eine interne IM-Client-App in Form eines Bildes oder eines Dokuments teilen, werden nur über das Büronetzwerk übertragen und dort auf einem Server gespeichert, bevor sie an den Empfänger übertragen werden. Da die geteilten Daten in Ihrem eigenen Netzwerk und Ihren eigenen Servern verbleiben und nicht bei einem Drittunternehmen liegen, müssen Sie sich keine Sorgen über die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs oder Informationsmissbrauchs machen.

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2. Sie als Eigentümer haben die Kontrolle und Überwachung der geteilten Informationen

Als Geschäftsinhaber möchten Sie sicherlich nicht, dass jemand die Unternehmensdaten falsch behandelt oder nicht autorisierte Dateien über den Chat teilt. Bei einem IM-Client eines Drittanbieters können Sie diesbezüglich nichts vermuten; Wenn Sie jedoch einen internen Instant Messenger auf einem Büroserver verwenden, können Sie die Informationen und Daten, die ständig über die App ausgetauscht werden, regelmäßig überprüfen. Dies würde Ihnen helfen, die Verbreitung von Hassreden und unethischer Kommunikation innerhalb der Organisation zu vermeiden.

3. Eigene bevorzugte Datenbankverwaltung

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Anstatt Ihre Serverdatenbank, die aus allen Aktivitäten auf dem IM-Client gesammelt wurde, einem Drittanbieter zu überlassen, würde ein interner Messenger es Ihnen ermöglichen, diese Datenbank in den Büroräumen zu halten. Sie können dann Ihre IT-Mitarbeiter die Datenbank nach Ihren Wünschen organisieren lassen, was auch den Datenabruf und die Datenspeicherung einfacher macht. Diese organisierten Daten können im Nachhinein weiterverwendet werden, um organisatorischen Interessen zu Forschungszwecken zu dienen.

4. Sie können Ihre Daten mit jeder Ihrer bevorzugten Firewall-Methoden schützen

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Bei IM-Anwendungen von Drittanbietern müssen Sie sich hinsichtlich der Sicherheit der Server auf die Entwickler des Clients und die Unternehmensinhaber verlassen. Ein einziger Fehler kann zu einer Verletzung führen und Ihre Daten ungeschützt und angreifbar außerhalb Ihrer Kontrolle lassen. Ein hauseigener Server kann jedoch durch eine beliebige Firewall geschützt werden, die Sie als Eigentümer wählen, und kann zu Ihren eigenen Bedingungen geschützt werden. So können Sie entscheiden, wie sicher Sie Ihre Server vor Malware- und Spyware-Angriffen schützen möchten.

5. Ihre Daten stehen Ihnen zur Verfügung

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IM-Kunden von Drittanbietern können Ihre Daten verwenden und daraus erhaltene Informationen an digitale Werbetreibende und Vermarkter verkaufen, um sie bei der Beschaffung von Verbrauchern gegen Provisionen oder Direktzahlungen zu unterstützen. Obwohl viele solcher Aktivitäten gesetzlich verboten sind, frönen IM-Kunden solchen Aktivitäten in gewissem Umfang und dies auch mit Ihrer Erlaubnis (die Sie erteilen, indem Sie deren Bedingungen akzeptieren).

Durch eine interne IM-App mit vollständiger Administratorkontrolle können Sie jedoch Ihre eigenen Geschäftsbedingungen auswählen und alle Möglichkeiten einer unbefugten und irrelevanten Nutzung Ihrer Daten ausschließen.

6. Kein Platzproblem, bis dir der Platz in deiner Basis ausgeht

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Jede IM-Client-App verfügt über einen begrenzten Cloud-Speicherplatz, der einem bestimmten Konto zugeordnet ist. Darüber hinaus müssen Sie sich entweder für separate Cloud- und Webdienste von Drittanbietern entscheiden oder für zusätzlichen Speicherplatz bezahlen. Aber wenn es um interne IM-Clients geht, ist der Platz nur dann begrenzt, wenn Sie sich entscheiden, ihn nicht zu erweitern. In den Servern sind dedizierte Festplatten installiert. Damit mehr Daten auf dem Server gespeichert werden können, können Sie jederzeit mehr dedizierte Laufwerke oder Laufwerke mit größerem Speicherplatz im Server installieren. Auf diese Weise können Sie immer mehr Chat-Protokolle auf Ihrem IM-Server speichern, ohne für zusätzlichen Speicherplatz bezahlen zu müssen.

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7. Kontrolle über Änderungen in der IM-App

Drittunternehmen können das Gesamtinteresse der Verbraucher berücksichtigen, während sie Änderungen und Upgrades an ihren IM-Clients vornehmen. Mit einer internen IM-Client-App haben Sie jedoch die vollständige Autorität über ihre Benutzerrichtlinien, Updates und Einschränkungen. Sie können all dies gemäß den Anforderungen Ihrer geschäftlichen und organisatorischen Zwecke einstellen und daher den betreffenden Messenger gemäß den Leistungen Ihrer Geschäftsinteressen codieren. Dies bedeutet, dass keine unnötigen Upgrades, unerwünschten (für Ihre geschäftlichen Nutzungen) Funktionen und keine eingeschränkten Nutzungsbedingungen und Richtlinien erforderlich sind.

8. Nur für den organisatorischen Gebrauch bestimmt

Ein interner IM-Client wäre etwas, das nur auf Office-Systemen funktioniert. Da es mit Büroservern und Netzwerken verbunden wird, kann es nicht für persönliche Kommunikation aus der Ferne verwendet werden. Dies würde Ihnen eine separate dedizierte IM-Client-App für Ihre geschäftliche und organisatorische Kommunikation ermöglichen, die auch obligatorisch auf jedem verwendeten Computer installiert wird. Da die betreffende IM-Client-App auf Bürosysteme und die Buddy-Liste beschränkt ist, die nur aus Organisationsmitgliedern besteht, wäre die betreffende IM-Client-App ausschließlich Ihrer geschäftlichen Kommunikation und dem Informationsaustausch gewidmet, und es würde keine Beeinträchtigung persönlicher Kontakte und persönlicher Kommunikation bei einer geschäftlichen IM . geben App.

9. Teilnahme abschließen

Eine hauseigene IM-Client-App würde ein gemeinsames Kommunikationsmedium zwischen den Mitgliedern aufbauen, auf das von den zugeordneten Systemen aus zugegriffen werden kann. Darüber hinaus wäre es getrennt von den IM-Apps von Drittanbietern, auf die aus der Ferne zugegriffen wird, und wäre daher nur für die Bürokommunikation geöffnet. Somit würde es von allen Mitgliedern obligatorisch genutzt werden, da dies der einzige Ort bleiben würde, um alle organisatorischen Updates zu sammeln und mit Kollegen auszukommen.

Angesichts der schnell ansteigenden Kommunikationsgeschwindigkeit ist Instant Messaging ein wichtiger Weg, um ein vernetztes Büro zu erhalten. Es ermöglicht der Task Force, sofort miteinander zu kommunizieren, Daten und Dateien auszutauschen, Antworten zu erhalten und Antworten fast sofort. Trotzdem ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Rennen um Geschwindigkeit nicht bedeutet, dass wir Kompromisse bei der Sicherheit und Unversehrtheit der Unternehmensdaten eingehen. Die Nutzung eines Drittanbieterdienstes hat mehrere Folgen, von denen der wichtigste die Tatsache ist, dass sie sich im Besitz und unter der Kontrolle eines Drittanbieters befinden!

Organisationen müssen sich für ihre interne Kommunikation mit öffentlichen Netzwerken verbinden, um auf Server von Drittanbietern zuzugreifen. Angesichts zunehmender Datenschutz- und Sicherheitsbedenken und der laxen Haltung dieser Drittanbieter von Kommunikationsdiensten ist es unerlässlich, dass wir das richtige Medium für die interne Kommunikation auswählen. Testen Sie noch heute einen selbst gehosteten Instant Messaging-Client!