Instant Messaging (IM)-Clients: Warum sind sie nicht für Unternehmen geeignet?

App Stores auf Computern und Mobiltelefonen werden mit Hunderten von Instant Messaging (IM)-Clients oder -Anwendungen überflutet, von denen einige die Art und Weise, wie wir kommunizieren, verändert haben. Direktnachrichten, Gruppenchats, Videoanrufe , Dokumenten- und Dateifreigabe. Die Verwendung von Emojis und Stickern macht Ihre Kommunikation interaktiver. Aber wie zuverlässig sind diese Apps?

Lernen, was Instant Messaging ist?

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Instant Messaging oder IM bezieht sich auf die Kommunikation durch das Senden und Empfangen von Echtzeitnachrichten in Form von Texten. Dies erfolgt über eine eigenständige Anwendung, die im Besitz einer Drittfirma, genannt IM-Clients, sein kann, von ihr verwaltet und verwaltet wird. IM-Apps verfügen über bestimmte einzigartige Kernfunktionen, die sie von anderen Kommunikationsmedien wie Chatrooms und E-Mails trennen. Dazu gehört „Präsenz“, die es den Nutzern ermöglicht zu wissen, ob der Nutzer auf der Empfängerseite online ist oder nicht. Darüber hinaus unterstützen IM-Anwendungen die direkte Dateifreigabe in einer Live-Textsitzung, sodass Benutzer Dokumente, Bilder und andere Dateien in Echtzeit überprüfen und darüber diskutieren können.

Wie unterscheiden sich diese Anwendungen von E-Mails?

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E-Mails garantieren keine sofortige Echtzeitkommunikation zwischen den beiden Parteien. Es bietet keine sofortige Reaktion des empfangenden Benutzers, obwohl eine Internetverbindung besteht. Darüber hinaus sind E-Mails für beschreibende Konversationen in Langtextform gedacht, während IMs in der Regel kürzer sind. Außerdem sollen IMs die persönliche Kommunikation anzeigen und neigen nicht dazu, eine Reihe überlappender kettenbasierter Kommunikation zwischen mehreren Benutzern zu bilden. Moderne IM-Apps unterstützen jedoch gruppenbasierte Konversationen über Gruppenchats.

Wie funktioniert IM?

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Eine eigenständige IM-Anwendung eines Drittanbieters verfügt über einen eigenen separaten Netzwerkserver. Die Funktionsweise aller IM-Clients ist unabhängig von ihrer Plattform gleich. IM-Anwendungen stellen über ihre Internetverbindung eine Verbindung zwischen ihren Servern und dem Gerät der Benutzer her. Der Benutzer startet den IM-Client, indem er eine Benutzer-ID und ein Passwort registriert, die auf dem Server des Clients gespeichert werden. Jetzt gestatten Sie als Benutzer dem IM-Client den Zugriff auf Ihre Kontaktliste, die er mit seiner Benutzerliste, der sogenannten Buddy-Liste, abgleicht. Der Client sendet Ihnen dann die Informationen darüber, welche Ihrer Kontakte Teil seiner Buddy-Liste sind und für eine Verbindung zur Verfügung stehen.

Sobald Ihre personalisierte Buddy-Liste fertig ist, können Sie den Benutzer auswählen, mit dem Sie kommunizieren möchten, und der Rest des Prozesses ist ein Kinderspiel. Während Sie chatten, fungiert der Client-Server als Übertragungsmedium zwischen Ihrem und dem Gerät des Empfängers.

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Warum sind Unternehmen aufgrund dieser IM-Clients möglicherweise ratlos?

Die IM-Anwendungen sind einfach zu bedienen, haben einen einfachen Registrierungsprozess und viele Funktionen, die Ihnen ein persönliches Kommunikationserlebnis bieten. Außerdem können Sie Dateien und Bilder freigeben, und einige von ihnen ermöglichen häufig auch die Standortfreigabe. Warum können Unternehmen diese Funktionen also nicht für ihre tägliche professionelle Kommunikation und den Dateiaustausch nutzen? Nun, es gibt Nachteile, die für diese Unternehmen Risiken darstellen können:

• Dateifreigabe auf Servern von Drittanbietern kann Sie Datenschutz kosten

Alle Informationen oder Dateien, die auf dem betreffenden IM-Client geteilt werden, werden vom Sender zum Empfänger mithilfe von Datenpaketen über den Server des Clients übertragen. Diese Pakete enthalten Ihre übertragenen Informationen, die für immer beim Client gespeichert werden. Da diese IM-Clients nicht intern sind, haben Sie keine Kontrolle über den Schutz der Privatsphäre von Dateien und haben keine Kontrolle über ihre Zugänglichkeit. Sie sind vollständig von den IM-Betreibern abhängig, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Obwohl viele IM-Clients sagen, dass die Informationen immer verschlüsselt sind; aber wer kann es wirklich sagen?

Als Inhaber oder Manager einer Organisation möchten Sie sicherlich nicht, dass Ihre geschäftsbezogenen Informationen auf Servern von Drittanbietern geteilt werden. Während IM-Unternehmen behauptet haben, dass die Daten immer geschützt sind, sagen die jüngsten Vorfälle von Datenschutzverletzungen und unbefugter nachrichtendienstlicher Überwachung von IM-Client-Benutzern etwas anderes.

• Mangelnde Datensicherheit

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Obwohl Sie Ihr Gerät mithilfe von Firewall-Diensten vor Spyware und Malware schützen können, können Sie die Übertragungsleitung zwischen Ihrem Gerät und dem IM-Client-Server nicht einfach mit einer Firewall schützen.

Das Internet ist breit gefächert und voller bösartiger Gefahren, die Ihren Webaktivitäten schaden können, sogar durch Behinderung Ihrer Gespräche. Die IM-Clients benötigen Konnektivität zu öffentlichen Netzwerken und daher speichern und verarbeiten ihre Server Informationspakete aus mehreren Netzwerken rund um den Globus. Dieser Server ist stark anfällig für Malware-Angriffe, und da er über jedes öffentliche Netzwerk zugänglich ist, ist es noch riskanter, sich auf seine Sicherheit zu verlassen. Bei jedem erfolgreichen Hacking-Versuch würden Ihre Daten kompromittiert und können später Missbrauch und illegalen Aktivitäten ausgesetzt sein.

• Für IM-Kunden wäre Ihre Organisation ein Produkt

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IM-Clientanwendungen werden von Unternehmen betrieben, und genau wie Ihre Organisationen haben auch sie ein Geschäftsmodell. Diese Unternehmen verwenden Ihre Benutzerinformationen für verschiedene Marketingkampagnen und verdienen Geld, indem sie diese Informationen an relevante Werbetreibende weitergeben. Als Geschäftsinhaber möchte man niemals, dass seine Unternehmensinformationen an eine unbekannte oder nicht identifizierte Quelle weitergegeben werden.

• Sicherungsprobleme und Übertragungsbeschränkungen

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Auf Unternehmensebene möchte jedes Unternehmen eine Aufzeichnung von Dokumenten führen, die wichtige Unternehmensdaten enthalten. Diese Daten werden als Referenz für zukünftige Geschäftsstrategien verwendet. Aber keine Messaging-Anwendung würde Ihnen jemals großen Backup-Speicherplatz bieten. Darüber hinaus unterliegt jede IM-Client-Anwendung Beschränkungen hinsichtlich der Zeichenbegrenzung für Texte sowie hinsichtlich der Größe der zu übertragenden Dateien. Aus organisatorischen Gründen könnten diese Beschränkungen Kommunikations- und Datenfreigabebarrieren sein.

In den meisten Fällen würde sich ein Unternehmen neben dem IM-Client für einen separaten Cloud-Backup-Dienst entscheiden. Dies würde wiederum die Gefahr der Verwendung von Servern von Drittanbietern bergen. Daher verbleiben Ihre gespeicherten Daten immer auf einem externen Cloud-Server und Sie sind für dessen Sicherheit auf die Besitzer des Servers angewiesen. Egal, was Sie tun, wenn der IM-Client, den Sie verwenden, nicht intern ist, d. h. für die Erfüllung von reinen Bürointeressen entwickelt wurde, würde Ihre Organisation weiterhin mit diesen Problemen konfrontiert sein.

• Verbraucherunterstützung?

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Danach sollte ein größeres Fragezeichen stehen. Als einzelner Benutzer sind Probleme wie Datenverlust oder Serverfehler keine große Sache. Aber in einer Organisation können diese Probleme Sie ein Vermögen kosten. Ein Unternehmen kann es sich sicherlich nicht leisten, Daten zu verlieren oder seine täglichen Aufgaben zu bewältigen, wenn sein Kommunikationsclient darauf verzichtet. Server von Drittanbietern können oft mit Problemen konfrontiert werden und werden manchmal sogar aus allen möglichen Gründen von ihren verwaltenden Unternehmen abgeschaltet. Nun viel Glück beim Jonglieren zwischen ihren Verbraucherservice-Experten, während Sie gleichzeitig Ihre Arbeit und Ihre Zeit gefährden.

• Neben Zero Control: Häufige Änderungen und Updates

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IM-Clientanwendungen von Drittanbietern haben mehr als einen Benutzer. Daher gibt es Hunderte anderer Verbraucher solcher Apps und alle haben unterschiedliche Anforderungen. Nun würde das Eigentümerunternehmen des betreffenden IM-Clients Änderungen oder Upgrades in dieser App vornehmen, je nach den Bedürfnissen seiner Mehrheitskundenbasis. Sie als Geschäftsinhaber können nicht sicher sein, ob diese Upgrades oder Änderungen Ihren Interessen entsprechen oder nicht.

Außerdem werden Vertragsbedingungen, Datenschutzrichtlinien und Benutzervereinbarungen häufig ohne Ihr Wissen geändert. Eine Organisation ohne Kontrolle über die gemeinsame Nutzung von Daten und die Unternehmenskommunikation zu führen, ist eine riskante Aufgabe. Ist es dieses Risiko wert?

• Möglicherweise geringe Mitgliederbeteiligung

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Warum benötigen Sie einen IM-Client für Ihre Büroräume? Alle beteiligten Mitglieder über ein gemeinsames Tool in Verbindung zu halten und sicherzustellen, dass organisatorische Entscheidungen und Informationen ohne Diskriminierung an alle gelangen. Inzwischen gibt es Hunderte von IM-Client-Anwendungen. Es ist nicht möglich, dass jedes Mitglied der Organisation dieselbe IM-Clientanwendung verwendet. Einige von ihnen laden also diese Instant Messaging-App herunter, an der sie nicht interessiert sind. Da sie dort nicht freiwillig aktiv sind, würde dies die Teilnahme der Benutzer beeinträchtigen.

• Es ist nicht nur für die Arbeit

Welches sind die am häufigsten verwendeten IM-Client-Anwendungen; WhatsApp, Google Hangouts, Skype usw.?

Rechts?

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Keine dieser Anwendungen teilt sich zwischen offiziellen Personen und Ihren persönlichen Kontakten. Wenn Ihre persönlichen Verbindungen in der von Ihrer Organisation verwendeten App verfügbar sind, werden sie in Ihre Buddy-Liste aufgenommen. Jetzt werden Ihre persönlichen und beruflichen Gespräche zusammengeführt, was Ihre Schnittstelle und Ihr organisatorisches Kommunikationsmanagement zu einer mühsamen Aufgabe macht.

Nach alledem ist es ziemlich klar, dass die Verwendung eines globalen Drittanbieter-Servers und eines Instant Messaging-Clients für eine vollständige organisatorische Nutzung keine gute Option ist. Da diese IM-Client-Anwendungen von Wirtschaftsunternehmen betrieben werden, werden sie Ihre Unternehmensinteressen wahrscheinlich nie vorrangig erfüllen. Darüber hinaus bringen sie alle Nachteile mit sich, die ein externer Server mit sich bringen würde. Es setzt Ihre Informationen dem Risiko von Diebstahl und Missbrauch aus, hält Sie außer Kontrolle, schränkt Ihre Datenübertragungsrechte ein und vor allem teilt es Ihre Daten mit Außenstehenden zu deren kommerziellen Gewinnen.

Glauben Sie, dass Sie auf diese Weise in Zukunft ein sicheres Geschäft führen und ausbauen können? Bei so viel Überwachung Ihrer organisatorischen Aktivitäten würden Ihnen diese IM-Clients kaum helfen, zu wachsen. Daher ist es wichtig, dass Sie als Unternehmer eine Alternative finden, die Ihre Probleme ein für alle Mal lösen kann. 

Interne IM-Clients haben das Potenzial, die Messenger von Drittanbietern zu ersetzen . Da sie auf privaten Servern laufen und frei von Eingriffen Dritter sind, sind sie möglicherweise die beste Alternative, für die sich moderne Unternehmen entscheiden können.