So verwenden Sie Microsoft Flow anstelle von IFTTT

Folgendes benötigen Sie, um mit der Verwendung von Microsoft Flow zu beginnen.

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Microsoft Flow ist eine Workflow-Automatisierungsplattform, die verschiedene Apps und Dienste verbindet, um Aufgaben zu automatisieren. Flow lässt sich in viele vorhandene Microsoft-Apps und -Dienste (Office 365) sowie andere Arbeitsplatz-Apps integrieren, um Aufgaben zu automatisieren und Ihre Produktivität zu steigern. Flow ist Microsofts Antwort auf IFTTT.

Im Jahr 2016 hat CloudO3 Informationen zum Einstieg in Microsoft Flow und zum Erstellen eines Microsoft Flow bereitgestellt . Seitdem hat sich Microsoft Flow stark verändert. Immer mehr Flows wurden von Microsoft und alltäglichen Benutzern hinzugefügt, die zur Steigerung der Produktivität, Automatisierung und Effizienz beitragen.

Microsoft hat Flow entwickelt, um „automatische Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten zu erstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und mehr“. Wenn Sie Erfahrung mit der Arbeit mit IFTTT (If This Then That) haben, ähnelt Microsoft Flow IFTTT, außer dass Flows in mehr Dienste integriert werden kann und die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens auf Unternehmensebene erfüllt.

Microsoft Flow unterscheidet sich von IFTTT

Mit Microsoft Flow können Benutzer Workflows erstellen, die auch als „Flows“ bezeichnet werden. Flows basieren auf Triggerereignissen. Benutzer können beispielsweise einen Flow erstellen, der Antworten oder Antworten auf eine E-Mail herunterlädt und diese Nachrichten dann in festgelegten Intervallen auf OneDrive hochlädt. Ein Flow kann auch jeden Tweet, der von Ihrem Geschäftskonto gesendet wird, in eine Excel-Datei herunterladen und auf OneDrive speichern .

So verwenden Sie Microsoft Flow

Microsoft Flow ist bereits Teil der Anwendungssuites von Microsoft 365 , Office 365 und Dynamics 365 . Wenn Sie keinen dieser Microsoft-Dienste abonnieren, können Sie Microsoft Flow trotzdem kostenlos nutzen. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser und ein Microsoft-Konto. Derzeit unterstützt Microsoft Flow alle Versionen von Microsoft Edge sowie andere Browser, einschließlich Chrome und Safari. Hier ist ein kurzes Video-Tutorial, das Ihnen ein besseres Verständnis der Funktionsweise von Microsoft Flow vermittelt.

Microsoft Flow-Vorlagen

Viele untergeordnete Aufgaben müssen täglich erledigt werden. Flow-Vorlagen helfen Ihnen, diese Aufgaben zu erledigen, indem Sie Microsoft Flow verwenden, um sie automatisch zu erledigen und dabei Zeit zu sparen.

Flow kann Sie beispielsweise automatisch auf Slack benachrichtigen, wenn Ihr Chef Ihrem Gmail-Konto eine E-Mail sendet . Flow-Vorlagen sind vordefinierte 'Flows' für gängige Prozesse. Alle Flow-Vorlagen werden in der umfangreichen Microsoft Flow-Datenbank erklärt, die allen Benutzern zur Verfügung steht.

Wenn Sie also der Meinung sind, dass Sie einen großartigen Flow im Sinn haben, sollten Sie sich unbedingt die große Bibliothek vorhandener Flow-Vorlagen ansehen , bevor Sie eine möglicherweise bereits vorhandene erstellen. Obwohl viele Flow-Vorlagen verfügbar sind, fügt Microsoft der Liste der allgemeinen Vorlagen häufig die am häufigsten verwendeten Flow-Vorlagen hinzu, die von anderen Benutzern erstellt wurden.

So erstellen Sie einen Flow aus einer Vorlage

Das Erstellen eines Microsoft Flow aus einer Vorlage ist einfach, vorausgesetzt, Sie haben ein Microsoft Flow-Konto. Wenn nicht, melden Sie sich hier an . Sobald Sie ein Microsoft Flow-Konto haben, können Sie eine der derzeit verfügbaren Flow-Vorlagen auswählen, um loszulegen. Wenn Sie die verfügbaren Flow-Vorlagen durchsuchen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Flows funktionieren und wie Flows Ihnen bei der Automatisierung Ihres Workflows helfen kann.

Nachdem Sie sich entschieden haben, welche Microsoft Flow-Vorlage Sie verwenden möchten, müssen Sie möglicherweise drei Dinge für den Flow ändern:

Häufigkeit : Geben Sie an, wie oft der Flow ausgeführt werden soll.

Inhalt : Typ des Inhalts der Flow-Vorlage.

Verbinden : Verknüpfen Sie die Konten, mit denen Sie die Dienste verbinden möchten.

Beim Erstellen eines Flows für eine wiederkehrende Aktion können Sie die Vorlage so ändern, dass sie Ihrem Zeitplan und Ihrer Zeitzone entspricht. E-Mail-Workflows können so geändert werden, dass sie außerhalb der Geschäftszeiten, an Feiertagen oder während eines geplanten Urlaubs ausgelöst werden.

Hier sind die drei Haupttypen von Workflows, die Sie mit Microsoft Flow erstellen können:

Automatisiert : Ein Flow, der basierend auf dem Auftreten eines Ereignisses automatisch ausgeführt werden soll, z. B. einer E-Mail, Änderungen an einer Datei oder einer Karte, die Microsoft Teams hinzugefügt wurde.

Button : Ein manueller Strom, der nur ausgeführt wird, wenn eine Schaltfläche geklickt wird.

Geplant : Ein wiederkehrender Flow, bei dem Sie die Häufigkeit des Flows angeben.

Zusätzlich zu benutzerdefinierten Workflows unterstützt Microsoft die Integration mit gängigen Anwendungen für eine verbesserte Interkonnektivität. Dazu gehören die Dienste von Microsoft, einschließlich Office 365 und Dynamics 365. Microsoft Flow unterstützt auch die Integration mit beliebten Apps von Drittanbietern wie Slack , Dropbox , Twitter und mehr. Außerdem hat Microsoft Flow andere Connector-Protokolle, einschließlich FTP und RSS, für eine noch individuellere Integration aktiviert.

Preisgestaltung

Derzeit hat Microsoft Flow drei Monatspläne. Ein kostenloser und zwei kostenpflichtige monatliche Pläne. Hier ist eine Aufschlüsselung jedes Plans und seiner Kosten.

Obwohl Flow Free kostenlos ist und Sie unbegrenzte Flows erstellen können, sind Sie auf 750 Durchläufe pro Monat und 15-Minuten-Checks beschränkt. Flow Plan 1 bietet 3-Minuten-Checks und 4.500 Durchläufe pro Monat für 5 USD pro Benutzer und Monat. Flow Plan 2 bietet die meisten Dienste und Funktionen für 15 USD pro Benutzer und Monat.

Für Office 365- und Dynamics 365-Benutzer benötigen Sie keine zusätzliche monatliche Gebühr, um Microsoft Flow zu verwenden, sind jedoch in einigen Funktionen eingeschränkt. Ihr Office 365- und/oder Dynamics 365-Abonnement umfasst bis zu 2.000 Durchläufe pro Benutzer und Monat und eine maximale Flussfrequenz von 5 Minuten.

Darüber hinaus wird die Anzahl der Flow-Ausführungen für alle Benutzer aggregiert, die von Ihrem Office 365- oder Dynamics 365-Abonnement abgedeckt sind. Wenn ein Benutzer mehr als die enthaltenen Durchläufe pro Monat und Benutzer überschreitet, können Sie zusätzliche 50.000 Durchläufe zu einem Aufpreis von 40,00 USD pro Monat erwerben. Details zum Microsoft Flow-Plan zu Limits für Ausführungen und Konfigurationen finden Sie hier .

Verbesserte Funktionen

Natürlich stehen zahlenden Abonnenten weitere Dienste und Funktionen zur Verfügung. Im neuesten Microsoft Flow-Update, Release-Welle 2 von 2019, hat Microsoft AI Builder hinzugefügt, um Flows für zahlende Benutzer zu überwachen und zu automatisieren. Microsoft stellt ein YouTube-Video bereit, in dem alle Funktionen und Dienste des neuen Updates erläutert werden.