So verwenden Sie Microsoft Planner, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern

Als Projektmanagement-Tool ähnelt Microsoft Planner kostenlosen oder kostenpflichtigen Diensten wie Trello oder Asana. Planner ist direkt in Office 365 integriert und kann Ihnen dabei helfen, das Chaos bei der Arbeit zu reduzieren und Ihren Workflow zu verbessern. Hier ist wie.

• Erstellen Sie Kategorien für verschiedene Aufgaben in Planner mit "Buckets"
• Verfolgen Sie Aufgaben in Planner, indem Sie Fortschritt und Datum festlegen, Details zu Karten hinzufügen und mehr
• Verwenden Sie Filter oder gruppieren Sie nach Funktionen, um wichtige Aufgaben auszuwählen
• Probieren Sie Diagramme aus, um einen analytischen Blick auf Ihren Fortschritt zu erhalten

Wenn Ihr Arbeitsplatz oder Ihr Unternehmen Microsoft Office 365 abonniert hat , gibt es viele großartige Tools, mit denen Sie Ihre Effizienz steigern können. Einige davon haben wir bereits angesprochen, darunter Teams , Outlook , OneDrive sowie OneNote . Jetzt ist es jedoch an der Zeit, unsere Aufmerksamkeit auf Microsoft Planner zu richten.

Als Projektmanagement-Tool ähnelt Planner den kostenlosen oder kostenpflichtigen Diensten Trello oder Asana. Es kommt ohne zusätzliche Kosten und ist direkt in Office 365 integriert und kann Ihrem Unternehmen helfen, den Überblick über wichtige Aufgaben zu behalten und Arbeitsabläufe zu verbessern. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie wir es bei CloudO3 verwenden, und eine Anleitung, wie Sie es auch an Ihrem eigenen Arbeitsplatz verwenden können.

Erstellen Sie Kategorien für verschiedene Aufgaben mit "Buckets"

Das Herzstück der Planner-Erfahrung sind einige Dinge, die als "Plan", "Eimer" und "Boards" bekannt sind. Zunächst einmal ist ein Board das Zuhause Ihres Plans oder Ihrer Aufgabenliste. Sobald Sie einen Plan unter Planner mit der (+)-Schaltfläche in der Seitenleiste erstellt haben, haben Sie ein neues Board. Sie können dann innerhalb des Boards verschiedene "Buckets" erstellen, um verschiedene Arten von Aufgaben zu organisieren.

Sie können dies tun, indem Sie oben auf dem Board auf den Link "Neuen Bucket hinzufügen" klicken. Hier bei CloudO3 verwenden wir Planner, um unsere Berichterstattung zu verfolgen. Wir haben auch verschiedene Boards für unsere anderen Arten der Abdeckung, einschließlich Office 365 und How-Tos. Normalerweise haben wir auch Eimer für Story-Ideen, News Stories, DIBS sowie einen speziellen Eimer für Redakteure, um fertige Geschichten zu markieren.

Nachdem Sie einen Bucket hinzugefügt haben, befindet sich unter dem Namen des Buckets eine separate (+) Schaltfläche. Auf diese Weise können Sie eine neue Aufgabenkarte erstellen und ein Fälligkeitsdatum festlegen oder sie einem Teammitglied zuweisen. Dazu haben wir weiter unten mehr.

Ein Blick auf eine Mustertafel im Microsoft Planner

Verfolgen Sie Aufgaben, indem Sie Fortschritt und Datum festlegen, Details zu Karten hinzufügen und mehr

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Aufgabenkarten in Planner zu Ihrem Produktivitätsvorteil nutzen können. Sie können das Dropdown-Menü verwenden, um es in verschiedene Buckets zu verschieben, seinen Fortschritt zu ändern und das Startdatum und das Fälligkeitsdatum festzulegen. Sie können auch eine Beschreibung eingeben, um Ihre Kollegen über Ihre Arbeit zu informieren. an. Der Einfachheit halber gibt es sogar eine Checkliste, die helfen kann, den Fortschritt der zugewiesenen Aufgaben zu verfolgen.

Noch besser, es gibt auch eine Schaltfläche "Anhang hinzufügen", mit der Sie Dateien oder Links einfügen können, die auf der Karte selbst sichtbar sind. Wir verwenden diese Funktion hier bei CloudO3 oft, um Links zu Quellen für alle Artikel zu teilen, über die wir schreiben.

Darüber hinaus gibt es verschiedenfarbige "Etiketten", die an den Seiten jeder Aufgabenkarte verlaufen. Es stehen insgesamt sechs zur Verfügung, und Sie können den Namen für jeden individuell anpassen. Dadurch wird ein farbiges Etikett an der Seite der Karte angebracht, das einen visuellen Hinweis darauf gibt, was die Karte bedeutet. Für uns hier bei CloudO3 verwenden wir die Labels "hohe Priorität" und "niedrige Priorität".

Eine Musterkarte im Microsoft Planner

Verwenden Sie Filter oder gruppieren Sie nach Funktion, um herauszufinden, worauf es ankommt

Wenn Sie Planner immer mehr Aufgaben und Bucket-Listen hinzufügen, kann es schwierig werden, zu verfolgen, was vor sich geht. Zum Glück gibt es eine Filterfunktion, die helfen kann. Auf der rechten oberen Seite des Fensters verfügbar, können Sie Aufgaben nur anhand Ihres Namens --- oder des Namens Ihres Kollegen herausfiltern.

Alternativ können Sie auch die Funktion "Gruppieren nach" verwenden, um das Aussehen der Bucket-Listen zu ändern. Auf diese Weise können Sie nach der Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, nach dem Fortschritt oder nach Fälligkeitsdaten und Bezeichnungen gruppieren.

Die Option "zugewiesen zu" unter Gruppieren nach

Probieren Sie Diagramme aus, um einen analytischen Blick auf Ihren Fortschritt zu erhalten

Der Planer kann manchmal unordentlich werden, und (als Chef oder Manager) können Sie möglicherweise nicht immer sehen, woran gearbeitet wird und wer an welcher bestimmten Aufgabe arbeitet. Glücklicherweise hat Microsoft eine nette kleine Funktion in Planner integriert, die helfen kann.

In der oberen Menüleiste sehen Sie neben dem Namen des Plans ein Symbol, das wie ein Diagramm aussieht. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie in einen Diagrammmodus geschaltet. Sie können den Gesamtstatus der Pläne und weitere Details zu den begonnenen, laufenden, verspäteten oder abgeschlossenen Aufgaben anzeigen. Sie können auch die Anzahl der Aufgaben pro Bucket und die Anzahl der Aufgaben pro Mitglied anzeigen. An der Seite ist auch eine Liste mit allen verfügbaren Bucket-Elementen sichtbar.

Eine ähnliche Funktion steht auch jedem im Team zur Verfügung, um seine Aufgaben über alle Pläne und Buckets hinweg visuell anzuzeigen. Klicken Sie einfach auf das Kreissymbol in der linken Seitenleiste, um eine Übersichtsseite auszulösen. Sie erhalten eine visuelle Ansicht darüber, wie viele Aufgaben Sie noch haben und vieles mehr.

Diagramme im Planer

Wie werden Sie Planner verwenden?

Wie Sie sehen, ist Planner ein sehr mächtiges Werkzeug. Es gibt mehr als eine Möglichkeit, es zu verwenden, um das Chaos zu beseitigen und die Aufgaben in Ihrer Arbeitsumgebung besser zu verwalten. Es ist direkt in Office 365 integriert und Sie erhalten alles, was Sie zum Verwalten Ihres Teams benötigen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, zwischen verschiedenen Diensten oder Apps wechseln zu müssen. Glauben Sie, dass Sie Planner in Ihrem Unternehmen einsetzen werden? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.