Tipps und Tricks zur optimalen Nutzung von Outlook.com

Während die Pandemie immer noch wütet, schlagen viele große und kleine Unternehmen immer noch vor, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Ihrem Posteingang verbringen. Aus diesem Grund sehen wir uns einige Tipps und Tricks an, um Outlook.com optimal zu nutzen.

Aktivieren Sie den Posteingang mit Fokus. Es ist normalerweise standardmäßig aktiviert, aber Sie können es aktivieren, indem Sie auf das Einstellungszahnrad in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken und dann auf den Umschalter für den Posteingang mit Fokus klicken. Mit einem fokussierten Posteingang filtert Outlook die Nachrichten, die es für am wichtigsten hält

Trainieren Sie Ihren Posteingang mit Fokus, indem Sie Nachrichten zwischen Fokus und Andere verschieben. Klicken Sie dazu auf die Nachricht von Andere und dann auf die Schaltfläche Verschieben nach oben auf dem Bildschirm. Wählen Sie dort Immer in den Posteingang mit Fokus verschieben.

Verwenden Sie Tastenkombinationen, um an Ihrem arbeitsreichen Tag Zeit zu sparen.

Über das Einstellungszahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms können Sie nach allgemeinen Einstellungen suchen. Dazu gehören Themenwechsel, Teilen, Weiterleiten, Zeitzonen und vieles mehr.

Erstellen Sie eine Signatur und richten Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung ein, damit Sie Ihre Outlook-Erfahrung anpassen können.

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist, wenn Sie mit Microsoft 365 an Bord sind, müssen Sie sich im Rahmen Ihres Betriebs auf Outlook im Web verlassen. Aber während die Pandemie immer noch wütet, schlagen viele große und kleine Unternehmen immer noch vor, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Ihrem Posteingang verbringen. Aus diesem Grund sehen wir uns heute einige Tipps und Tricks an, um Outlook.com optimal zu nutzen

Organisieren Sie Ihren Posteingang

An erster Stelle auf unserer Liste stehen einige Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu organisieren. Wir empfehlen, den fokussierten Posteingang zu aktivieren. Es ist normalerweise standardmäßig aktiviert, aber Sie können es aktivieren, indem Sie auf das Einstellungszahnrad in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken und dann auf den Umschalter für den Posteingang mit Fokus klicken. Mit dem fokussierten Posteingang filtert Outlook die Nachrichten, die es für am wichtigsten hält. Sie können jederzeit zu den unwichtigen Nachrichten wechseln, indem Sie auf den Abschnitt Andere klicken.

Während Sie hier sind, können Sie auch Ihren Posteingang filtern. Auch wenn der Posteingang mit Fokus aktiviert ist, erhalten Sie immer noch einige Nachrichten, die nicht auf Sie zutreffen. Verwenden Sie also die Filterfunktionen. Klicken Sie oben rechts im Posteingang auf die Schaltfläche Filter, um unsere Nachrichten zu filtern. Sie können nach ungelesen, an mich, gekennzeichnet, Erwähnungen, Anhänge, Sortierung und vielem mehr filtern.

Trainieren Sie Ihren fokussierten Posteingang

Wenn Ihr Posteingang mit Fokus nicht genau fokussiert ist und Nachrichten stattdessen in Andere angezeigt werden, gibt es eine Möglichkeit, die Dinge zu bereinigen. Für unseren zweiten Tipp empfehlen wir Ihnen, Ihren Posteingang mit Fokus zu trainieren, indem Sie Nachrichten zwischen ihnen verschieben. Klicken Sie dazu auf die Nachricht von Andere und dann auf die Schaltfläche Verschieben nach oben auf dem Bildschirm. Wählen Sie dort Immer in den Posteingang mit Fokus verschieben. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Nachrichten von diesem Absender immer in Ihren Posteingang mit Fokus verschoben, um ihn anzuzeigen.

Versuchen Sie es mit Tastenkombinationen

Möchten Sie an Ihrem arbeitsreichen Tag Zeit sparen, wenn Sie Outlook.com verwenden? Warum nicht einige Tastenkombinationen verwenden, anstatt die Maus ziehen zu müssen? Genau wie Word, Excel und PowerPoint verfügt Outlook im Web über einige Tastenkombinationen für allgemeine Funktionen. Mit diesen Verknüpfungen können Sie etwas Zeit sparen und möglicherweise mehr Arbeit erledigen. Sehen Sie sich die obige Tabelle an und sehen Sie sich die vollständige Liste hier bei Microsoft an .

Sich verloren fühlen? Suche nach Einstellungen für Hilfe

Wenn Sie ein Neuling bei Outlook.com sind, können Sie sich leicht verirren. Sie wissen möglicherweise nicht, wie Sie eine Einstellung für etwas ändern, das sich auf Ihren Posteingang, das Lesen von Nachrichten, das Senden von Nachrichten oder mehr bezieht. Nun, Microsoft hat Ihren Rücken. Über das Einstellungszahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms können Sie nach allgemeinen Einstellungen suchen. Dazu gehören Themenwechsel, Teilen, Weiterleiten, Zeitzonen und vieles mehr. Sie können auch auf den Link klicken, um alle Outlook-Einstellungen anzuzeigen. Es ist unten verfügbar.

Erstellen Sie eine Signatur oder legen Sie eine Abwesenheitsnotiz fest

Abschließend auf unserer Liste sind zwei Dinge, die für Sie nützlich sein werden. Die erste besteht darin, eine Signatur zu erstellen, und die zweite besteht darin, eine Abwesenheitsbenachrichtigung festzulegen. Das Erstellen einer Signatur verleiht Ihren E-Mails eine persönliche Note, und Abwesenheitsbenachrichtigungen werden automatisch auf Nachrichten antworten, wenn Sie für die Arbeit nicht verfügbar sind.

Um eine Signatur einzurichten, gehen Sie zum Einstellungsmenü und wählen Sie dann Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Klicken Sie dort auf Mail gefolgt von Verfassen und antworten. Auf dieser Seite können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch zu Ihren E-Mail-Nachrichten hinzugefügt wird. Sie können es auch in neue Nachrichten einfügen, die Sie erstellen, oder Nachrichten, die Sie weiterleiten oder beantworten.

Um eine Abwesenheitsbenachrichtigung festzulegen, können Sie schließlich zum Einstellungsmenü zurückkehren und alle Outlook-Einstellungen anzeigen auswählen. Klicken Sie dort auf E-Mail und dann auf Automatische Antworten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die automatischen Antworten zu aktivieren, und geben Sie dann eine Uhrzeit und ein Datum ein, um Antworten zu senden, und geben Sie dann Ihre Nachricht (zur Abwesenheit) ein und klicken Sie dann auf Speichern. 

Sehen Sie sich unsere anderen Anleitungen an, um mehr zu erfahren!

Im letzten Jahr haben wir viele andere Themen im Zusammenhang mit Microsoft 365 behandelt. Wir empfehlen Ihnen, sie in unserem speziellen News-Hub zu überprüfen . Einige Themen umfassen, wie Sie Besprechungen verwalten , Microsoft To Do mit Outlook verwenden und vieles mehr. Sie können uns auch gerne mitteilen, wie Sie Outlook verwenden, indem Sie uns unten einen Kommentar hinterlassen.