Outlookで会議を管理する方法

Outlookで会議を管理する方法の選択肢は次のとおりです

スケジューリングアシスタントを使用します。Outlookのこの組み込み機能は、[ホーム]タブをクリックし、[新しい電子メール]の横にある下向き矢印をクリックして、[会議]を選択すると表示されます。

電子メールから会議に参加することに同意する前に、カレンダーをすばやく表示して、日または週がどのように形成されているかを確認できます。カレンダーアイコンにマウスを合わせると、月間カレンダーが表示されます。

会議出席依頼の電子メールを開きます。Accept、Tentative、またはDeclineが表示されます。それらの1つをクリックして、会議の参加者にあなたのステータスを知らせ、それをカレンダーに追加します。

自宅で仕事をしている場合、または現在オフィスに戻っている場合、時間の経過とともに常に発生しているのは会議です。重要なトピックについて話し合ったり、面接を行ったり、1対1で行ったり、その他多くのことから、ビジネスや仕事の一部には会議が含まれるため、誰もがスピードを上げて同じページにとどまることができます。

ただし、会議が多ければ多いほど、カレンダーが乱雑になる可能性があります。そうですね、Microsoft365に含まれているWindows10のOutlookアプリを使用すると、会議を簡単に管理できます。Outlookで会議を管理する方法の選択肢は次のとおりです。

スケジューリングアシスタントを使用する

Outlookで会議を管理するための一番の選択は、スケジュールアシスタントを使用することです。Outlookのこの組み込み機能は、[ホーム]タブをクリックし、[新しい電子メール]の横にある下向き矢印をクリックして、[会議]を選択すると表示されます。次に、SchedulingAssistantのタブが上部に表示されます。こちらをクリックしてください。

Scheduling Assistantを見ると、縦棒のある影付きの領域に、希望する会議時間が表示されます。バーをドラッグして時間を調整できます。出席者がいつ利用可能になるかについてもグリッドが表示されます。Outlookでは、その会議の時間と競合の数も提案されます（競合がある場合）。

Scheduling Assistantは、会議の全員が同じページにいること、および競合がないことを確認するのに役立ちます。同僚が不在の時間をブロックし、会議を行うときに会議室が利用可能であるかどうかを確認することもできます。

カレンダーをすばやく表示する

Outlookで会議を管理するための次のステップは、Outlookのカレンダーを活用することです。電子メールから会議に参加することに同意する前に、カレンダーをすばやく表示して、日または週がどのように形成されているかを確認できます。カレンダーアイコンにマウスを合わせると、月間カレンダーが表示されます。カレンダーのクイックビューを使用すると、メールを残さずにスケジュールを確認できます。

アイコンにカーソルを合わせると、その週の今後の会議や予定を確認できます。また、それらがどの部屋で、いつ発生するかを確認することもできます。必要に応じて、カレンダーの右上隅（スクロールバーの近く）にある[ピークをドッキング]アイコンを選択して、ピークをドッキングし、メールを読んでいるときにフォローすることもできます。

会議出席機能を活用する

最後に選択するのは、Outlookの会議出席依頼機能です。これを使用すると、会議出席依頼を受信したときに完全に制御できるため、カレンダーに最新の情報を確実に含めることができます。また、招待状から受信トレイをクリアするのにも役立ちます。

この機能を使用するには、会議出席依頼メールを開く必要があります。Accept、Tentative、またはDeclineが表示されます。それらの1つをクリックして、会議の参加者にあなたのステータスを知らせ、それをカレンダーに追加します。同意する場合は、送信する前に応答を編集するか、今すぐ応答を送信するか、応答を送信しないでください。これらの選択は、会議の主催者が誰が参加する予定であるかをよりよく理解するのに役立ちます。あなたが応答しない場合、それを組織した人はあなたが出席することを計画しているかどうかを知りません。

もちろん、[新しい時間を提案する]オプションをクリックして、会議の別の時間を提案することもできます。または、承諾したら、カレンダーを右クリックして、カレンダーから会議を編集したり、時間を変更したりできます。

他のいくつかの機能もチェックしてください

Windows上のOutlookアプリについて説明しましたが、会議を管理するための追加の方法もいくつかあります。これらは、WebおよびOutlookモバイル用のOutlookを対象としています。7月に発表された、ウェブ上のOutlookは今、ユーザーにメッセージ、会議の詳細、参加者の反応などを表示することで、招待を満たすをより細かく制御できます。一方、Android上のOutlookは、会議の計画を立てるのに役立つように、カレンダーのイベントの詳細に、電子メールやファイルなど、関連すると思われる情報を表示します。Outlookで会議を管理する方法は間違いなく複数あります。そのため、下にコメントを記入して、会議の管理方法をお知らせください。