Die Coronavirus-Pandemie hat neue Herausforderungen mit sich gebracht, insbesondere wenn es um das Arbeiten von zu Hause geht. Es kann besonders schwierig sein, wenn Sie ein Team haben, das versucht, zusammen an einem Projekt zu arbeiten. Virtuelle Zusammenarbeit ist in der modernen Arbeitsumgebung zur neuen Normalität geworden, da Teams versuchen, von mehreren Standorten oder sogar Kontinenten aus zu arbeiten.
Google Docs ist ein großartiges Collaboration-Tool, das flexibel für die Teamarbeit ist und auch von Smartphones aus leicht zugänglich ist. Bei dieser Flexibilität besteht jedoch weiterhin Bedarf an einer E-Mail-Integration. E-Mails sind zu einem zentralen Werkzeug der Geschäftskommunikation geworden. Mehrere E-Mails werden in den Papierkorb verschoben, und einige sind besser dran, archiviert zu werden. Bei der Arbeit mit Bestätigungstools müssen möglicherweise einige Änderungen vorgenommen oder von anderen Teammitgliedern angezeigt werden. Diese Funktion kann nützlich sein, um Besprechungseinladungen zu verfolgen, Zeitpläne per E-Mail zu versenden und vieles mehr.
Google bietet einige Funktionen, die Ihnen beim Zusammenführen Ihrer Google-Dokumente und E-Mails helfen. Befolgen Sie für die erste Option die folgenden Schritte.
Melden Sie sich bei Ihrem Gmail an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol. Klicken Sie anschließend auf Einstellungen. Klicken Sie oben in der Mitte auf die Registerkarte Labs und scrollen Sie langsam nach unten. Klicken Sie auf Aktivieren neben, um ein Dokument zu erstellen. Speichern Sie anschließend die vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie Ihre E-Mail das nächste Mal in Google Docs speichern möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Mehr. Diese Schaltfläche befindet sich oben in der Mitte des Nachrichtenlesefelds. Klicken Sie dann auf Dokument erstellen. Ein Tab wird geöffnet, und von dort aus ist es sehr einfach zu bearbeiten oder zu speichern. Sie können sogar in PDF- oder andere Dateiformate exportieren.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, im Google-Dokument auf die Registerkarte Datei zu klicken, nach unten zu scrollen und die Option "E-Mail als Anhang" zu erhalten. Sobald Sie diese Option auswählen, wird ein E-Mail-Popup angezeigt, wie in der folgenden Abbildung gezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse des Mitglieds hinzuzufügen, an das Sie das Dokument senden möchten, sowie das Recht, eine Nachricht in den Textkörper einzugeben, bevor Sie das Dokument teilen. Diese Integration wurde von Google ermöglicht. Das für den Zugriff auf die Google-Dokumente verwendete Gmail-Konto wird zum Versenden der E-Mail verwendet.
Sie können auch Google-Dokumente integrieren und in E-Mails konvertieren, indem Sie eine Google Chrome-Erweiterung aus dem Chrome-Webstore hinzufügen und dann die Erweiterung auswählen. Nachdem Sie die Google-Erweiterung heruntergeladen haben, fügen Sie sie hinzu. Sie sehen dann eine Schaltfläche mit der Aufschrift "In Gmail öffnen". Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, erhalten Sie ein Popup-Fenster mit der Meldung „Wir konvertieren das Google-Dokument in die E-Mail“. Danach erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihr Google-Dokument als Gmail- oder Google-App-E-Mail gesendet wurde.
Sie können E-Mails auch in Google-Dokumente integrieren, indem Sie eine Chrome-Erweiterung hinzufügen, um E-Mails in Google-Dokumenten zu bearbeiten. Sie können die Chrome-Erweiterung erhalten. Diese Erweiterung bietet den Luxus, E-Mails in Google-Dokumenten zu bearbeiten. Nachdem Sie die Erweiterung heruntergeladen haben, klicken Sie auf Erweiterung hinzufügen.
Sobald Sie den E-Mail-Check öffnen und in Ihrer Google-Anwendungs-E-Mail oder in Gmail auf das Symbol "In Google Docs bearbeiten" klicken. Möglicherweise erhalten Sie eine Benachrichtigung, in der Sie aufgefordert werden, den Zugriff auf Google Drive zu autorisieren. Wählen Sie die Option Google Drive-Konto hinzufügen aus. Dies ist entscheidend, wenn Sie E-Mails in Ihrem Google-Laufwerk speichern möchten, nachdem Sie die E-Mails in Google-Dokumenten bearbeitet haben. Diese Funktion ist hilfreich, insbesondere wenn Sie mit einem großen Team an einem Projekt arbeiten.
Dies sind eine der wenigen Möglichkeiten, Google-Dokumente und E-Mails zu integrieren. Sie können die zusätzlichen Funktionen genießen und Ihre Produktivität optimieren, indem Sie nahtlos arbeiten und online mit anderen Projektteams zusammenarbeiten.
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