So richten Sie Abwesenheit in Gmail ein

Wenn Sie gängige E-Mail-Clients in einer Unternehmensumgebung wie Outlook verwenden, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, Ihre Abwesenheitsantwort einzurichten . Wussten Sie, dass Sie auch Abwesenheitsantworten in Google Mail einrichten können?

Da die meisten Leute Google Mail als privates E-Mail-Konto verwenden, kann es nützlich sein, andere darüber zu informieren, wenn Sie im Urlaub oder im Urlaub sind.

Dies ist in Google Mail ziemlich einfach, aber der Prozess ist etwas anders als Sie es vielleicht in Outlook gewohnt sind. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Abwesenheitsfunktion in Google Mail einrichten, wie Sie sie deaktivieren und was die Leute von Ihnen erwarten können, wenn Sie sie aktiviert haben.

So richten Sie Abwesenheit in Gmail ein

Wenn Sie für eine Weile in den Urlaub fahren und andere darauf aufmerksam machen möchten, dass Sie möglicherweise nicht so schnell wie gewohnt auf ihre E-Mails antworten können, ist eine Abwesenheitsnotiz der richtige Weg.

Um mit den folgenden Schritten zu beginnen, melden Sie sich zunächst bei Ihrem Google Mail-Konto an.

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke Ihres Gmail-Kontos.

2. Wählen Sie oben in der Liste Einstellungen die Option Alle Einstellungen anzeigen aus.

3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Abwesenheitsnotiz unten. Ändern Sie die Einstellung in Abwesenheitsnotiz ein .

4. Wählen Sie den ersten Urlaubstag aus. Geben Sie die Betreffzeile und die Nachricht ein, die Sie automatisch beantworten möchten, wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet.

Beachten Sie beim Ausfüllen dieses Formulars die folgenden Optionen.

• Sie müssen einen letzten Tag nicht aktivieren und auswählen , aber es ist eine gute Idee, dies zu tun, damit Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz aktiviert zu lassen.
• Standardmäßig verwendet das Nachrichtenfeld einen umfangreichen Formatierungseditor, in dem Sie die Formatierungsleiste verwenden können, um den Nachrichtentext zu formatieren. Wenn Sie über dem Nachrichtenfeld „ Nur-Text“ auswählen, ändert sich die Formatierung in „Nur-Text“.
• Wählen Sie Nur eine Antwort an Personen in meinen Kontakten senden aus, wenn Sie die automatischen Antworten der Abwesenheitsnotiz nur an Personen senden möchten, die Sie bereits kennen, und alle anderen ignorieren möchten. Dies ist eine gute Idee, wenn Sie nicht möchten, dass Fremde wissen, dass Sie für längere Zeit von zu Hause weg sind. 

5. Wählen Sie Änderungen speichern, um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

So deaktivieren Sie die Abwesenheit im Büro in Gmail

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren. Während es aktiviert ist, sehen Sie oben in Ihrem Posteingang eine Nachricht über den Status des Responders.

Sie können Jetzt beenden auswählen , um den Responder sofort auszuschalten. Auf diese Weise können Sie es schnell deaktivieren, ohne Ihre Gmail-Einstellungen erneut durchsuchen zu müssen, um die Responder-Einstellungen zu ändern.

Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz jedoch lieber in den Gmail-Einstellungen deaktivieren möchten, können Sie entweder in der Benachrichtigungsmeldung „Urlaubseinstellungen“ auswählen oder zum Fenster „Gmail-Einstellungen“ zurückkehren.

Scrollen Sie zurück zum Ende des Gmail-Einstellungsmenüs, um den Abschnitt Abwesenheitsnotiz erneut zu finden.

Wählen Sie Abwesenheitsnotiz aus, um die automatische Antwort zu deaktivieren. 

Hinweis – Sie müssen dies nicht tun, wenn Sie das Feld „Letzter Tag“ auf das Enddatum Ihres Urlaubs eingestellt haben. Die Abwesenheitsnotiz wird nach diesem Datum automatisch deaktiviert.

Wenn Sie jedoch die Abwesenheitsnotiz vor der Einstellung „Letzter Tag“ deaktivieren möchten, funktioniert das obige Verfahren.

So funktioniert Gmail Vacation Responder

Beachten Sie, dass die Zeiten automatisch per E-Mail festgelegt werden, da Sie nur das Start- und Enddatum für die Abwesenheitsnotiz eingeben können.

• Startdatum Uhrzeit: 00:00 Uhr Mitternacht
• Endzeit: 23:59 Uhr

Wenn Sie es vorziehen, dass die Uhrzeit um Mitternacht vor Beginn Ihres Urlaubs beginnt, stellen Sie das Startdatum einen Tag vor Beginn Ihres Urlaubs ein.

Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, während Sie die Abwesenheitsnotiz aktiviert haben, sehen das folgende Verhalten von Ihrem Google Mail-Konto.

• Die Leute sehen Ihre automatische Antwort, wenn sie Ihnen zum ersten Mal eine Nachricht senden. Wenn sie Ihnen erneut eine Nachricht senden, wird die automatische Antwort nicht gesendet.
• Wenn vier Tage vergehen und dieselbe Person Ihnen eine Nachricht sendet, wird die automatische Antwort erneut ausgelöst.
• Wenn Sie Ihre Urlaubsantwort bearbeiten, beginnt der Timer von vorne und jeder, der Ihnen das erste Mal nach der Bearbeitung eine Nachricht sendet, erhält eine automatische Antwort.
• Google Mail ist intelligent genug, um nicht automatisch auf Nachrichten zu antworten, die automatisch in den Spam-Ordner oder in Mailinglisten einsortiert werden.
• Andere Gmail-Nutzer sehen Ihren Abwesenheitsstatus, wenn sie damit beginnen, eine E-Mail an Sie zu verfassen. 

Erstellen Sie intelligentere Abwesenheitsantworten in Gmail mit Filtern

Wenn Sie eine zielgerichtetere automatische Antwort mit angepassten Nachrichten für bestimmte Personen erstellen möchten, können Sie dies mithilfe von Google Mail-Filtern tun .

1. Bevor Sie einen Filter für die automatische Wiedergabe verwenden können, müssen Sie eine E-Mail-Vorlage zum Antworten erstellen. Erstellen Sie dazu eine neue E-Mail in Google Mail mit der E-Mail, mit der Sie antworten möchten. Wählen Sie dann das Drei-Punkte-Menü „Mehr“ in der unteren rechten Ecke des Fensters und wählen Sie Vorlagen , wählen Sie Entwurf als Vorlage speichern und dann Als neue Vorlage speichern .

1. Geben Sie der Vorlage im Popup-Fenster einen Namen.

1. Um auf Google Mail-Filter zuzugreifen, gehen Sie zurück zu den Google Mail-Einstellungen. Wählen Sie oben im Einstellungsfenster Filter und blockierte Adressen aus.

1. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten und wählen Sie Neuen Filter erstellen aus .

4. Geben Sie im Formular Filter erstellen die E-Mail-Adresse, an die Sie automatisch antworten möchten, in das Feld Von ein . Wählen Sie Filter erstellen, wenn Sie fertig sind.

1. Aktivieren Sie im Fenster Filter erstellen das Kontrollkästchen neben Vorlage senden . Wählen Sie im Dropdown-Feld die zuvor erstellte Chef-Antwortvorlage aus.

1. Wählen Sie abschließend einfach die Schaltfläche Filter erstellen unten aus, und Ihr neuer Filter und Ihre automatische Antwort sind jetzt aktiv.

Jedes Mal, wenn die Person mit der Adresse, die Sie im Filter definiert haben, Ihnen eine E-Mail sendet, erhält sie jetzt eine Abwesenheitsantwort mit der von Ihnen erstellten Vorlage.