Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Microsoft Teams-Administratoren (2022)

Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Microsoft Teams-Administratoren.

Wenn Sie eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung, Einführung und Nutzung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen spielen möchten, werden Sie diesen neuen Leitfaden lieben.

Lassen Sie uns gleich eintauchen.

1 Verstehen Sie Microsoft Teams

1.1 Unterscheidungsmerkmale

1.2 Definitionen

1.2.1 Organisation

1.2.2 Mannschaft

1.2.3 Kanal

1.2.4 Teammitgliedschaft

1.2.5 Teamrollen

1.2.6 Teameinstellungen

2 Stellen Sie Microsoft Teams bereit

2.1 Aktivieren Sie Microsoft Teams für Ihre Organisation

2.2 Anschlüsse

2.3 Clientverteilung

2.4 Aktivieren oder deaktivieren Sie Microsoft Teams-Lizenzen

2.5 Microsoft Teams-URLs und IP-Adressbereiche

3 Pilotteams starten 3.1 Planen

3.1.1 Identifizieren Sie Pilotteams

3.1.2 Identifizieren Sie Team-Champions

3.1.3 Piloten für den Erfolg einrichten

3.2 Starten

3.2.1 Halten Sie ein Kickoff-Meeting mit Team-Champions ab

3.2.2 Laden Sie Team-Champions zu Microsoft Teams ein

3.2.3 Helfen Sie Team-Champions, Pilotprojekte zu inszenieren und zu starten

3.2.3.1 Staging von Microsoft Teams

3.2.3.2 Starten von Microsoft Teams

3.3 Pflege

3.3.1 Schichtarbeit zu Microsoft Teams verlagern

3.3.2 Integrieren Sie Microsoft Teams

3.3.3 Microsoft Teams überwachen

4 Starten Sie den Rest Ihrer Organisation

4.1 Bewusstsein schaffen

4.2 Bereitstellung von Schulungen

4.3 Innovation ermöglichen

Verstehen Sie Microsoft Teams

Microsoft Teams wurde für Teams entwickelt, die eng zusammenarbeiten, um Aufgaben zu erledigen:

• Teilen Sie Informationen und Updates offen, um auf dem Laufenden zu bleiben
• Verlassen Sie sich auf Teamdiskussionen und unterstützen Sie dabei, spontan eine schnelle Entscheidung zu treffen
• Arbeiten Sie an Projekten und Aufgaben zusammen, einschließlich Inhalten und Ergebnissen

Microsoft Teams ist der Chat-basierte Arbeitsbereich in Microsoft 365. Es ist ein Dienst für die Zusammenarbeit in Microsoft 365, der sich mit den einzigartigen Anforderungen und Herausforderungen der Arbeit in Teams befasst. Da die Bedürfnisse eines Unternehmens rund um die Zusammenarbeit einzigartig sind, gibt es keine Einheitslösung. Unternehmen verlassen sich auf eine, zwei oder mehrere Anwendungen in Microsoft 365 wie Outlook, SharePoint, Skype for Business und Yammer, um unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit zu erfüllen.

Unterscheidungsmerkmale

• Als Teil von Microsoft 365 verfügt Microsoft Teams über integrierte Integrationen in Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365-Gruppen und mehr. Auf diese Weise können Sie Ihre Microsoft 365-Investitionen maximieren und gleichzeitig eine einfache und sichere Benutzererfahrung für alle Tools bieten.
• Microsoft 365 hat starke Verpflichtungen in Bezug auf Sicherheit, Compliance, Datenschutz und Transparenz. Microsoft Teams wurde nach denselben Prinzipien entwickelt, um eine Plattform der Enterprise-Klasse bereitzustellen.
• Microsoft Teams wurde von Anfang an unter Berücksichtigung von Compliance, Authentifizierung und Datenschutz entwickelt. Microsoft Teams verfügt über integrierte Compliance mit Unterstützung für Industriestandards wie ISO 27001 und 27018, SOC 1 und SOC 2, HIPPA, EU-Modellklauseln und mehr.
• Microsoft Teams schützt Teamdaten sicher durch starke Sicherheitsmaßnahmen, darunter Zwei-Faktor-Authentifizierung, feste Kennwörter und Zugriffsrichtlinien. Ihre Daten werden verschlüsselt, egal ob es sich um Chats, Notizen oder Dateien handelt. Es sind Ihre Daten, Sie besitzen sie, Sie kontrollieren sie. Microsoft nutzt keine Kundendaten für Werbezwecke und wir schützen Kundendaten mit strengen vertraglichen Verpflichtungen.
• Im Einklang mit unserer Verpflichtung, Kunden größtmögliche Transparenz zu bieten, können Kunden die Betriebszeit, den Speicherort ihrer Daten und detaillierte Berichte darüber einsehen, wie die Microsoft 365-Kontrollen den in Cloud Security definierten Sicherheits-, Datenschutz-, Compliance- und Risikomanagementkontrollen zugeordnet sind Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).
• Microsoft Teams ist für Unternehmen geeignet, mit Support in 18 Sprachen in 181 Märkten und 6 Rechenzentren weltweit, einem zu 99,9 % finanziell abgesicherten SLA und 24/7-Support.

Definitionen

Organisation

Alle Teams, die von Mitarbeitern in Ihrer Organisation erstellt wurden, sind Ihrem Microsoft 365-Mandanten zugeordnet. Sie können allen Mitarbeitern oder einer Untergruppe von Mitarbeitern die Möglichkeit zuweisen, mithilfe von Microsoft 365-Gruppen Teams zu erstellen.

Mannschaft

Ein Team soll eine Gruppe von Menschen zusammenbringen, die eng zusammenarbeiten, um Dinge zu erledigen. Teams können sowohl für projektbasierte Arbeit (z. B. Einführung eines Produkts, Einrichtung eines digitalen Kriegsraums) als auch fortlaufend sein, um die interne Struktur Ihrer Organisation widerzuspiegeln (z. B. Abteilungen und Bürostandorte). Unterhaltungen, Dateien und Notizen über Teamkanäle hinweg sind nur für Teammitglieder sichtbar.

Kanal

• Ein Kanal hilft dabei, die Unterhaltungen, Inhalte und Tools des Teams zu einem bestimmten Thema zu organisieren.
• Kanäle können zum Beispiel nach Themen (Events), Disziplin (Design), Projekt (Launch) oder einfach nur zum Spaß (Fun Stuff) organisiert werden.
• Teambesitzer können Kanäle erstellen und Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Kanäle nach Bedarf zu erstellen. Registerkarten am oberen Rand eines Kanals ermöglichen es Teams, Dateien, Notizen und benutzerdefinierte Inhalte wie Power BI-Metriken, Geschäftsziele in einem Word-Dokument oder Organigramm auf einer PowerPoint-Folie zu speichern.
• Diese Inhalte sind dann für alle im Team leicht zugänglich. Zusätzliche Konnektoren zu Anwendungen von Drittanbietern können auf Kanalebene angepasst werden, um Daten aus alltäglichen Tools wie Trello, Asana, GitHub und mehr einzubinden.

Teammitgliedschaft

• Wenn Microsoft Teams für Ihre gesamte Organisation aktiviert ist, können bestimmte Teambesitzer jeden Mitarbeiter, mit dem sie zusammenarbeiten, in ihr Team einladen. Microsoft Teams macht es Teambesitzern leicht, Personen in der Organisation basierend auf ihrem Namen hinzuzufügen.
• Teambesitzer können auch ein Team basierend auf einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe erstellen. Alle an der Gruppe vorgenommenen Änderungen werden automatisch mit Microsoft Teams synchronisiert. Das Erstellen eines Teams basierend auf einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe vereinfacht nicht nur das Einladen und Verwalten von Mitgliedern, sondern synchronisiert auch Gruppendateien innerhalb von Microsoft Teams.

Teamrollen

Es gibt zwei Hauptrollen in Microsoft Teams : einen Teambesitzer, die Person, die das Team erstellt, und Teammitglieder, die Personen, die sie einladen, ihrem Team beizutreten. Teambesitzer können jedes Mitglied ihres Teams zu einem Mitbesitzer machen, wenn sie es in das Team einladen oder zu einem beliebigen Zeitpunkt, nachdem es dem Team beigetreten ist. Wenn Sie mehrere Teambesitzer haben, können Sie die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung von Einstellungen und Mitgliedschaften, einschließlich Einladungen, teilen.

Teameinstellungen

Teambesitzer können teamweite Einstellungen direkt in Microsoft Teams verwalten. Zu den Einstellungen gehören die Möglichkeit, ein Teambild hinzuzufügen, Berechtigungen für Teammitglieder zum Erstellen von Kanälen festzulegen, Registerkarten und Konnektoren hinzuzufügen, das gesamte Team oder den gesamten Kanal zu @erwähnen und die Verwendung von GIFs, Stickern und Memes.

Als Microsoft Teams-Administrator haben Sie Zugriff auf systemweite Einstellungen im Admin Center. Diese Einstellungen können sich auf die Optionen und Standardeinstellungen auswirken, die Teambesitzer unter Teameinstellungen sehen. Sie können beispielsweise einen Standardkanal „ Allgemein “ für teamweite Ankündigungen, Diskussionen und Ressourcen aktivieren, der in allen Teams angezeigt wird.

Bereitstellen von Microsoft Teams

Microsoft Teams ist für gewerbliche Kunden von Microsoft 365 mit einem der folgenden Pläne verfügbar: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 und E5. Microsoft Teams wird auch Kunden zur Verfügung stehen, die E4 vor der Einstellung gekauft haben. Als Microsoft 365-Kunde steht Microsoft Teams Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung. Bevor Sie Microsoft Teams bereitstellen, sollten Sie einige Dinge über die Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center wissen.

Aktivieren Sie Microsoft Teams für Ihre Organisation

Administratoren müssen das Microsoft 365 Admin Center verwenden, um Microsoft Teams für Ihre Organisation zu aktivieren.

• Gehen Sie zu „ Microsoft 365 Admin Center “
• Navigieren Sie zu Einstellungen > Organisationseinstellungen.
• Wählen Sie „ Dienste “ und klicken Sie auf Microsoft Teams .

• Aktivieren Sie auf dem sich öffnenden Einstellungsbildschirm von Microsoft Teams Business & Enterprise und andere, wenn Sie Microsoft Teams für Ihre Organisation aktivieren möchten. Sie können auch den Gastzugang aktivieren und auf Speichern klicken .

• Sie können steuern, welche Benutzer in Ihrer Organisation Microsoft Teams verwenden können. Standardmäßig ist die Erstellung von Microsoft 365-Gruppen in Exchange Online aktiviert. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, wie Administratoren die Erstellung neuer Gruppen auf bestimmte Benutzer beschränken können.
• Jeder Exchange Online-Benutzer verfügt über eine OWA-Postfachrichtlinie, die regelt, was er mit seinem Postfach tun kann und was nicht. Mithilfe des Cmdlets Set-OwaMailboxPolicy können Sie den Parameter GroupCreationEnabled so konfigurieren, dass er $ true für Benutzer ist, die Gruppen erstellen dürfen, und $false für Benutzer, die nicht berechtigt sind, Gruppen zu erstellen. Derzeit besteht die einzige Möglichkeit zum Aktualisieren der Postfachrichtlinie in Windows PowerShell.
• Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von PowerShell zum Verwalten von Microsoft 365-Gruppen – Administratorhilfe .

Hinweis: Diese Befehle deaktivieren die Gruppenerstellung nur für OWA und Outlook.

Wenn Sie die Gruppenerstellung in Ihrer Organisation deaktivieren möchten, verwenden Sie die Azure Active Directory-Einstellungen. Oder die allgemeine Verfügbarkeit von Microsoft 365 Planner bietet die Möglichkeit, den Kontrollmechanismus in eine Richtlinie zu ändern, die in Azure Active Directory gespeichert ist. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass das Azure Active Directory einen zentralen Punkt bietet, den alle Microsoft 365-Anwendungen überprüfen können. Nachdem eine geeignete Richtlinie erstellt wurde, ist die Kontrolle über die Erstellung neuer Microsoft 365-Gruppen überall konsistent. Weitere Informationen finden Sie im Blogbeitrag Steuern der Erstellung von Microsoft 365-Gruppen mithilfe einer Azure Active Directory-Richtlinie .

Anschlüsse

Konnektoren ermöglichen es Ihren Microsoft Teams-Benutzern, Updates von beliebten Diensten wie Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub und VSTS zu erhalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden von Apps mit Ihren Gruppen und der Office Connectors-Plattform .

Client-Verteilung

• Die Setup-Dateien für den Microsoft Teams-Client sind eine ausführbare Datei, die von Administratoren und Endbenutzern von https://teams.microsoft.com/downloads heruntergeladen werden kann . Endbenutzer auf Desktops können die Anwendung installieren, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Administratoren können das Installationsprogramm auch verteilen und es über Client-Verteilungstools verteilen.
• Endbenutzer, die mobile Geräte verwenden, können die Microsoft Teams-App aus dem App Store der mobilen Plattform herunterladen.
• Microsoft Teams ist unter Windows (Windows 7 und höher) und Mac-Desktop (Mac 10.10 und höher) verfügbar.
• Es ist auch für iOS v9 und höher (iPhone und iPad), Android 4.4 und höher und Windows Phone 10.0.10586 und höher verfügbar. Microsoft Teams unterstützt den Webclient auf Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ und Chrome 51.0+
• Benutzer, die versuchen, den Microsoft Teams-Webclient in Safari zu öffnen, werden zum Herunterladen des Desktop-Clients weitergeleitet. Unterstützung für Safari kommt zu einem späteren Zeitpunkt.

Aktivieren oder deaktivieren Sie Microsoft Teams-Lizenzen

• Administratoren verwalten Microsoft Teams-Lizenzen mithilfe des Microsoft 365 Admin Center. Sie müssen ein globaler Microsoft 365-Administrator oder Benutzerverwaltungsadministrator sein, um Microsoft Teams-Lizenzen verwalten zu können.
• Wenn Sie die Benutzer einschränken möchten, die Zugriff auf Microsoft Teams in Ihrer Organisation haben, oder einen Benutzer entfernen möchten, den Sie einschränken möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Microsoft Teams-Lizenz für diese Person oder Personen deaktivieren.
• Sobald die Lizenz deaktiviert ist, können die Benutzer Microsoft Teams nicht mehr im Microsoft 365-App-Startfeld und auf der Startseite sehen.
• Sie weisen Benutzern die Microsoft Teams-Lizenz auf die gleiche Weise zu oder heben die Zuweisung auf, wie Sie jede andere Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz zuweisen. Melden Sie sich bei Microsoft 365 an, navigieren Sie zum Microsoft 365 Admin Center, und weisen Sie auf der Seite Benutzer > aktive Benutzer die Microsoft Teams-Lizenz für Benutzer zu oder heben Sie die Zuweisung auf. Weitere Informationen finden Sie unter Zuweisen oder Entfernen von Lizenzen für Microsoft 365 for Business .

Microsoft Teams-URLs und IP-Adressbereiche

Wenn Ihre Organisation Computer in Ihrem Netzwerk daran hindert, sich mit dem Internet zu verbinden, sehen Sie sich Microsoft 365-URLs und IP-Adressbereiche an . In diesem Artikel werden die Endpunkte aufgelistet, die Sie in Ihre ausgehenden Zulassungslisten und die Internet Explorer-Zone vertrauenswürdiger Sites von Clientcomputern aufnehmen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Computer Microsoft Teams in Microsoft 365 erfolgreich verwenden können.

Starten Sie Pilotteams

Bevor Sie Microsoft Teams in Ihrer gesamten Organisation einführen, wird empfohlen, mit 2-3 Pilotteams zu beginnen. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Einführungsplan zu verfeinern und sicherzustellen, dass Sie für eine unternehmensweite Bereitstellung bereit sind. Erfolgreiche Piloten tragen auch dazu bei, ihre Erfahrungen bekannt zu machen, was in der gesamten Organisation Vorfreude auf die nächste Startwelle weckt.

Planen

Identifizieren Sie Pilotteams

Wenden Sie sich an einige Abteilungen, um 2-3 Pilotteams zu identifizieren. Um am Pilotprojekt teilnehmen zu können, sollte sich das gesamte Team dazu verpflichten, Microsoft Teams als primäre Methode zur Kommunikation und Zusammenarbeit an Projekten für mindestens eine Woche zu verwenden. Dies gibt Pilotteams die Möglichkeit, die Fähigkeiten von Microsoft Teams vollständig zu verstehen und den besten Weg zu finden, es in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.

Identifizieren Sie Team-Champions

Identifizieren Sie Champions in Pilotteams und gewinnen Sie sie, um die Einführung von Microsoft Teams voranzutreiben. Champions haben nicht nur eine Leidenschaft für das, was sie tun, sondern freuen sich auch, zu evangelisieren und ihren Kollegen zu helfen, effektivere Lösungen zu lernen.

Richten Sie Piloten für den Erfolg ein

Geben Sie Champions die Flexibilität, Microsoft Teams für ihre Piloten anzupassen, und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie die Kontrolle durch erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen im Admin Center behalten. Durch offene Einstellungen können Pilotteams alles erkunden, was Microsoft Teams zu bieten hat. Sie können die Einstellungen jederzeit anpassen, wenn sich Teams weiterentwickeln.

Start

Halten Sie ein Kickoff-Meeting mit Team-Champions ab

Der beste Weg, Pilotteams für Microsoft Teams zu begeistern, besteht darin, alle zusammenzubringen, entweder persönlich oder virtuell. Planen Sie ein Kickoff-Meeting, um Microsoft Teams vorzustellen, das Pilotprogramm zu besprechen und Team-Champions dazu zu bringen, Microsoft Teams kennenzulernen. Zeigen Sie die Produkttour als Überblick über Microsoft Teams und das Onboarding, um zu zeigen, wie Sie Ihr Team zum Laufen bringen können.

Laden Sie Team-Champions zu Microsoft Teams ein

Beginnen Sie mit der Verwendung von Microsoft Teams mit Ihren Team-Champions, während Sie den Start planen. Kommunizieren Sie wichtige Updates zum Start, erfassen Sie Feedback von Pilotteams, beantworten Sie kurze Fragen und teilen Sie Erfolge in Microsoft Teams.

Helfen Sie Team-Champions dabei, Pilotprojekte zu inszenieren und zu starten

Staging von Microsoft Teams

Unterstützen Sie Champions bei der Bereitstellung ihrer Microsoft-Teams, einschließlich Teameinstellungen, Kanälen und Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern wie Trello, Asana, GitHub und mehr. Ermutigen Sie Team-Champions, Willkommensbeiträge und Teamressourcen zu erstellen, die Benutzer im Produkt entdecken können. Es wird empfohlen, die anfängliche Bereitstellung sehr gering zu halten, damit Benutzer nach Bedarf Kanäle organisch erstellen, Registerkarten anpassen und Konnektoren hinzufügen können.

Starten von Microsoft Teams

• Team-Champions sind dafür verantwortlich, den Zweck ihrer Teams, den Umfang der Nutzung im Vergleich zu anderen Tools, Normen für die Kommunikation im Freien und Konventionen für die Erstellung von Teamkanälen zu definieren.
• Ermutigen Sie Team-Champions, während sie sich auf den Start vorbereiten, ein Meeting mit ihrem Pilotteam zu organisieren, ähnlich wie bei Ihrem ersten Kickoff-Meeting.
• Team-Champions sollten sicherstellen, dass die Teammitglieder ordnungsgemäß für die Verwendung von Microsoft Teams eingerichtet sind, indem sie jedem Zeit geben, sich anzumelden, die Desktop- und mobilen Anwendungen herunterzuladen und miteinander zu chatten.

Nähren

Verschieben Sie die Arbeit zu Microsoft Teams

Helfen Sie Pilotteams beim Abheben, indem Sie Champions ermutigen, wichtige Gespräche, Updates und Projekte auf Microsoft Teams zu verlagern. Dadurch fühlen sich die Teammitglieder sicher, den Wechsel selbst vorzunehmen.

Integrieren Sie Microsoft Teams

Bringen Sie Live-Updates und Daten von Anwendungen und Diensten von Drittanbietern wie Trello, Asana, GitHub direkt in Microsoft Teams. Dies spart den Mitarbeitern Zeit, indem sie mehrere Tools prüfen, um zeitnahe Informationen zu erhalten. Ermutigen Sie Team-Champions, ihre Ideen für benutzerdefinierte Integrationen mit Anwendungen und Bots von Drittanbietern zu teilen, die auf ihre Teams zugeschnitten sind.

Überwachen Sie Microsoft Teams

Teilen Sie Analysen zur Einführung und Nutzung von Microsoft Teams mit Team-Champions und erinnern Sie sie daran, Feedback von Teammitgliedern im „ Feedback “-Kanal zu teilen.

Starten Sie für den Rest Ihrer Organisation

Bewusstsein schaffen

Gehen Sie über Pilotteams hinaus, um Ihr gesamtes Unternehmen über Microsoft Teams zu informieren. FastTrack stellt dafür Ressourcen für IT-Administratoren bereit, indem es Ressourcen einschließt, die helfen, das Wort zu verbreiten, wie z. B. die Ankündigungsvorlage, die Countdown-Vorlage, Flyer, Poster und E-Mails mit Tipps und Tricks.

Training anbieten

Organisieren Sie Schulungsveranstaltungen und Q&A-Sitzungen, die auf bestimmte Teams und Anwendungsfälle zugeschnitten sind.

Innovationen ermöglichen

Arbeiten Sie mit Champions im gesamten Unternehmen zusammen, um erweiterte Anwendungsfälle zu identifizieren, einschließlich benutzerdefinierter Integrationen und Bots, um Microsoft Teams optimal zu nutzen. Erwägen Sie, ein Team für Microsoft Teams-Verfechter im gesamten Unternehmen zu gründen, um Ideen auszutauschen, die die Art und Weise verändern, wie ihre Teams zusammenarbeiten. Teilen Sie Microsoft Teams-Feedback über die Benutzerstimme oder über den Feedback-Link im Produkt. Tauschen Sie sich mit anderen IT-Experten in der Microsoft Teams Tech Community aus .

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