So beginnen Sie mit der Verwendung des Genehmigungsworkflows von Microsoft Teams (2022)

Heute werfen wir einen ersten Blick auf den Genehmigungs-Workflow von Microsoft Teams. Wann würden Sie jemals eine Genehmigungs-App verwenden? Nun, vielleicht haben Sie ein neues Keksrezept und Sie brauchen den Präsidenten Ihrer Keksfirma, um alle neuen Rezepte abzusegnen. Sie können dafür die App der Genehmigung verwenden. Zunächst sehen wir uns an, wie Sie Genehmigungen direkt in der App anfordern und erteilen können, und dann sehen wir uns an, wie Sie dies über einen Chat oder einen Kanal tun können. Wir werden uns auch ansehen, wie Sie dies außerhalb des Kontexts von Microsoft-Teams tun können. Sagen wir zum Beispiel von SharePoint.

Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie die Genehmigungs-App erhalten können. Und es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie unten links darauf zugreifen können, oder wir können auf das Apps-Symbol klicken, sobald sich dieses öffnet.

Dies zeigt Ihnen alle verschiedenen Apps, die Sie zu Microsoft Teams hinzufügen können, in der oberen linken Ecke. Sie können nach Apps suchen. Lassen Sie uns Genehmigungen hier oben in der linken oberen Ecke eingeben. Wir sehen ein Ergebnis für die App der neuen Zulassung. Hier können Sie darauf klicken.

Alternativ können wir auch auf die Auslassungspunkte in der Navigationsleiste auf der linken Seite klicken. Sie können auch nach Genehmigungen suchen und dann hier darauf klicken.

Lassen Sie uns auf Genehmigung klicken. Dies öffnet die Genehmigungs-App. Wenn dies Teil Ihres täglichen Arbeitsablaufs sein wird, können Sie auch die Genehmigungs-App anheften, damit Sie einfachen Zugriff darauf haben. Auf der linken Seite sehen Sie nun ein Symbol für Genehmigungen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken. Sie können diese App an Ihre Navigationsleiste anheften.

Jetzt, wo wir uns in der Approval-App befinden, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns an der Erfahrung zu orientieren. Auf der linken Seite sehen wir zwei getrennte Kategorien. Die erste wird empfangen und hier kann ich alle Genehmigungsanfragen von mir sehen, also wollen die Leute im Grunde, dass ich Dinge genehmige.

Und hier auf der rechten Seite sehen Sie auch eine Liste all dieser Anfragen auf der linken Seite. Ich kann auch alle Genehmigungsanfragen sehen, die ich an andere gesendet habe, also möchte ich im Grunde, dass jemand anderes etwas für mich genehmigt.

Oben gibt es ein Hamburger-Symbol. Wenn ich darauf klicke, werden alle diese verschiedenen Kategorien ausgeblendet, und wenn ich erneut darauf klicke, werden alle Kategorien auf der rechten Seite angezeigt.

In dieser Tabelle kann ich einige allgemeine Details meiner Anfrage hier sehen, Titel, aktueller Status, wann sie erstellt wurde, wer sie angefordert hat und auch an wen sie gesendet wurde. Jetzt sehen Sie in der Statusspalte, dass einige davon geschlossen sind. Einige davon benötigen zusätzliche Informationen, andere stehen noch aus.

Ich kann einen Filter anwenden, wenn ich beispielsweise nur den angeforderten Status sehen möchte. Ich kann darauf klicken, um meine Liste jetzt zu filtern, die meine Liste gefiltert hat.

Wenn ich weitere Details zu dieser Anfrage sehen möchte, kann ich einfach darauf doppelklicken.

Dadurch werden mir die Details und alle Anhänge angezeigt, die mit dieser Anfrage verbunden sind.

Nun, das ist ein grober Überblick über die Benutzeroberfläche der Genehmigung, aber ich muss noch etwas Arbeit erledigen. Ich habe an einem neuen Keksrezept gearbeitet und möchte, dass unser Präsident es absegnet, also habe ich die neue Genehmigungs-App herausgefunden, um zu sehen, ob das die Dinge ein wenig schneller voranbringen wird. Oben rechts oben kann ich eine neue Genehmigungsanfrage stellen. Klicken wir darauf.

Dadurch wird ein großartiger neuer Genehmigungsanforderungsdialog geöffnet, in dem Sie alle Details meiner Anforderung hier oben eingeben können. Ich muss einen Namen eingeben, damit er leicht verständlich ist. Wenn die Präsidentin ihn in ihrer Liste sieht, weiß sie schnell, was es ist, also habe ich mir einen neuen Keks ausgedacht, also seien Sie einfach direkt. Neue Kekse, Sriracha-Minze. Als nächstes muss ich den Genehmiger eingeben.

Und wie ich schon sagte, ich brauche unsere Präsidentin, um es zu unterzeichnen, also werde ich den Namen der Präsidentin eingeben (Patty als Beispiel) und hoffentlich gibt sie mir grünes Licht. Jetzt konnte ich auch andere Namen eingeben. Nehmen wir an, ich wollte den Direktor unseres Unternehmens eintragen. Wenn ich mindestens zwei Namen in diese Umschaltfläche eingebe, kann ich auswählen, ob ich nur eine Antwort von einem der Genehmiger oder von allen Genehmigern erhalten möchte.

Nun, in diesem Fall muss Patty es nur noch absegnen, also werde ich den Direktor vorerst entfernen. Ich kann auch zusätzliche Details eingeben. Sie wird sich wahrscheinlich nur den Titel hier ansehen und dann entscheiden, ob sie nur auf dieser Grundlage fortfahren möchte oder nicht, aber ich könnte genauso gut einige zusätzliche Details eingeben, nur für den Fall, dass Sie mehr darüber lesen möchten.

Ich kann dieser Genehmigungsanfrage auch einen Anhang hinzufügen. Ich denke, das Anhängen eines Fotos, wie diese Kekse aussehen, wird wirklich helfen, den Fall zu verdeutlichen. Ich klicke auf Anhang hinzufügen und kann eine Datei von meinem Computer hochladen, wenn ich darauf klicke.

Es gibt eine letzte Frage, die wir ausfüllen müssen, bevor wir unsere Genehmigungsanfrage abschließen können, und zwar, ob wir standardmäßig benutzerdefinierte Antworten verwenden möchten. Wenn wir dies deaktiviert lassen, kann Patty die Anfrage genehmigen, was sie meiner Meinung nach wahrscheinlich tun wird. Oder sie kann es jetzt ablehnen, sagen wir, wir wollen ihr die Möglichkeit geben, hier andere Antworten zu verwenden, wir könnten dies einschalten und sagen, ja, das ist eine fantastische Idee, oder wir können eine andere Kundenantwort haben das sagt einfach nein. Jetzt, genau hier, sind Sie auf zwei benutzerdefinierte Antworten beschränkt.

Wenn Sie Power Automat verwenden, können Sie noch mehr benutzerdefinierte Antworten hinzufügen. Aber das müssen wir außerhalb von Teams machen. Später im Beitrag. Ich zeige dir, wie du das machen kannst. Im Moment möchte ich einfach den Standardsatz verwenden, also werde ich ihn ausschalten. Lassen Sie uns jetzt fortfahren und unsere Genehmigungsanfrage senden.

Ich kann jetzt in meiner Setliste sehen, dass ich eine neue Anfrage habe.

Wieder sehe ich alle Details. Wenn ich es aus irgendeinem Grund stornieren wollte, könnte ich hier unten auf Anfrage stornieren klicken.

Wenn ich mir jetzt den aktuellen Status ansehe, sieht es so aus, als ob es bei Patty anhängig wäre. Ich bin wirklich gespannt, was sie von diesem neuen tollen Rezept hält. Ich bin jetzt in Pattys Konto und sie hat eine ganze Reihe von Anfragen, die auf ihre Genehmigung warten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie sie auf der linken Seite der Navigationsleiste auf dem Laufenden bleiben kann, was ihre Aufmerksamkeit erfordert. Klicken wir auf Aktivität, die Genehmigungs-App, Rechte am Aktivitätsfeed.

Hier seht ihr meine Anfrage nach dem neuen Saroja Main Cookie. Patty kann auch zur Navigationsleiste zurückkehren und in die Genehmigungs-App klicken. Und auch hier sieht sie die Genehmigungsanfrage und standardmäßig wird sie eingeblendet, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen, damit sie sich diese Anfrage sofort ansehen kann. Sriracha Men Kekse. Oh, das klingt schrecklich. Ich sollte das einfach sofort ablehnen. Ach, hier ist ein Bild. Ich denke, ich könnte einen kurzen Blick darauf werfen. Hmm. Diese sehen wirklich sehr lecker aus.

Wahrscheinlich probiere ich das zumindest aus. Ich meine, wir haben eine Kultur des Experimentierens. Ich werde hier einige Kommentare hinterlassen. Das Bild hat es verkauft. Weitermachen. Gut. Lassen Sie uns das genehmigen.

Zurück in meiner Benutzeroberfläche kann ich meine Duftliste sehen. Wie ich sehe, hat Patty die Anfrage überprüft und anscheinend hat sie dieses neue Cookie genehmigt.

Wenn ich hier in die Anfrage klicke, sehe ich, dass sie sie gerade genehmigt hat. Unten sieht es so aus, als hätte sie gesagt, das Bild habe es verkauft. Gut, dass ich weiß, wie Patty arbeitet. Um eine neue Genehmigungsanfrage zu erstellen, muss ich nicht durch die Genehmigungs-App gehen.

Ich könnte auch einen direkt über einen Chat oder innerhalb eines Kanals erstellen. Wir haben hier einen neuen Kanal für Genehmigungen eingerichtet. Ich könnte eine neue Konversation starten und hier unten ein Symbol für Genehmigungen sehen.

Wenn ich darauf klicke, werden Sie wahrscheinlich bemerken, dass es einen Dialog gibt. Es ist dasselbe, was wir zuvor gesehen haben. Ich werde schnell eine Genehmigungsanfrage erstellen. Wir haben kürzlich ein neues Handbuch für Leistungen an Arbeitnehmer erstellt und möchten, dass Patti dieses abzeichnet. Ich habe alle Details ausgefüllt und kann loslegen, also klicken wir jetzt hier auf Senden.

Jetzt sehen Sie, dass die neue Genehmigungsanfrage in der Konversationsansicht des Kanals angezeigt wird.

Und hier haben Sie alle Details zu dieser Anfrage. Zurück in Pattis Sicht. Sie kann die Anfrage sehen und hat sich einen Moment Zeit genommen, um dieses neue Leistungshandbuch durchzusehen, und sie ist mit vielen Vorteilen nicht einverstanden, also wird sie auf Details anzeigen klicken. Genau wie zuvor könnte sie entweder ablehnen oder genehmigen, und sie wird diesen zurückweisen müssen. Jetzt kann ich aus meiner Sicht sehen, dass Patty das neue Handbuch für Arbeitnehmerleistungen abgelehnt hat.

Bisher haben wir alle unsere Genehmigungsanfragen direkt im Kontext von Microsoft Teams erstellt. Sie können sich aber auch mit vielen anderen Apps und Diensten direkt mit dem Genehmigungsworkflow verbinden. Ich möchte SharePoint mit dem Genehmigungsworkflow verbinden. Hier bin ich auf einer SharePoint-Site und wir haben eine Liste mit einer ganzen Reihe fantastischer Marketingideen. Im Idealfall möchte ich jedes Mal, wenn ein Teammitglied hier hereinkommt und auf Neu klickt, um eine neue Idee hinzuzufügen, einen Genehmigungsworkflow starten.

Um dies zu erreichen, greifen wir auf Power Automat auf dem Office-Portal zu . Ganz unten auf der linken Seite befindet sich ein Symbol für alle Apps. Dadurch werden alle verschiedenen Apps angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Klicken wir auf diejenige, die Power Automate sagt. Dies erschließt Leistungsautomaten. Wenn Sie Power Automate noch nie zuvor verwendet haben, können Sie Geschäftsprozesse automatisieren, indem Sie verschiedene Apps und Dienste verbinden, um unseren Flow auf der linken Seite zu erstellen. Klicken wir auf das Symbol mit der Aufschrift „Erstellen“.

Dadurch gelangen wir auf den Erstellungsbildschirm und es gibt viele verschiedene Arten von Flows, die wir erstellen können. Wir wollen heute einen automatisierten Cloud-Flow erstellen. Wenn jemand ein neues Element zu SharePoint Power hinzufügt, erkennt die Automatisierung dies und startet dann den Genehmigungsablauf. Klicken wir auf dieses erste Symbol. Dadurch wird eine Eingabeaufforderung geöffnet, an der ich meinen automatisierten Cloud-Flow erstellen kann.

Zuerst muss ich ihr einen Namen geben, und ich nenne diese Marketingidee muss genehmigt werden. Ich kann den Flow-Trigger auch grundsätzlich auswählen, wenn diese Aktion stattfindet. Dies wird den Flow jetzt erneut starten, wenn jemand Sharepoint ein Element hinzufügt. Ich möchte, dass es losgeht, also wählen Sie dieses Element aus, aber Sie können sehen, dass Sie alle möglichen verschiedenen Apps und Dienste verbinden können, um Ihren Flow zu starten. Lassen Sie uns zunächst auswählen, wann ein Element erstellt wird, und dann auf Erstellen klicken.

Geben Sie als Nächstes einige Details zur SharePoint-Site ein. Geben Sie die Site-Adresse ein und ich gebe die Site-Adresse für unser Marketingteam ein. Sobald ich das eingetippt habe, kann ich auch den Listennamen auswählen. Wenn ich darauf klicke, haben wir zwei verschiedene Listen, die mit dieser SharePoint-Website verknüpft sind, und ich möchte die Liste der Marketingideen verwenden und auf „Neuer Schritt“ klicken.

Wählen Sie als Nächstes eine Aktion aus, die ausgeführt wird, wenn ein neues SharePoint-Element hinzugefügt wird. Ich kann nach verschiedenen Konnektoren suchen, um den Genehmigungsworkflow nutzen zu können. Geben wir einfach Genehmigungen ein und sehen Sie sich die Genehmigungs-App an.

Wenn ich darauf klicke, sehe ich alle verschiedenen Aktionen, die jetzt ausgeführt werden können. Ich möchte anfangen und auf eine Genehmigung warten, also klicke ich auf diese Option.

Ich könnte die Genehmigungsart eingeben. Wenn ich darauf klicke, kann ich es auf die Standardeinstellung einfach genehmigen und ablehnen oder hier setzen.

Ich kann benutzerdefinierte Antworten auswählen, wenn Sie sich erinnern, dass wir früher im Dialogfeld nur bis zu zwei benutzerdefinierte Antworten eingeben können, indem wir die Power-Automatisierung verwenden. Wir können so viele eingeben, wie wir möchten ist auf dem Punkt für die Genehmigung, also reicht nur eine Person. Ich begann damit, drei verschiedene benutzerdefinierte Antworten einzugeben. Patty, wenn sie eine dieser Anfragen erhält, könnte sie entweder ja nein sagen oder ich brauche hier mehr Informationen. Ich könnte hineingehen und weitere Optionen hinzufügen, wenn ich möchte, aber ich bin mit diesen drei zufrieden.

Hier kann ich die Details des Genehmigungsantrags beginnend mit dem Titel eingeben. Ich werde Marketingidee muss genehmigt werden eingeben. Ich gebe einen Doppelpunkt ein und sehe dann auf der rechten Seite verschiedene dynamische Inhalte, die als Teil des Titels enthalten sein können, den ich einfügen möchte, also wähle ich diesen aus und die Marketingidee wird hier angezeigt.

Geben Sie als Nächstes an, wem ich es zuweisen möchte. Ich werde dies Patty, unserem Präsidenten, zuweisen und weitere Details hinzufügen, aber im Moment sieht das alles gut aus, und klicken Sie auf Speichern.

Ich wollte einen kleinen Vorgeschmack darauf geben, was Sie mit Power Automat tun können, abhängig von der Antwort, die Patty auswählt. Sie können Power Automat verschiedene Aktionen ausführen lassen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Patty „ Ja “ sagt, Sie könnten Power Automat eine E-Mail senden lassen, die besagt, dass Sie bitte mit dieser Marketingidee fortfahren, oder vielleicht sagt Paddy, dass ich weitere Informationen benötige Geben Sie weitere Informationen an, bevor ich sie genehmigen kann, sodass sie äußerst leistungsfähig ist.

Wir werden damit fortfahren, nachdem ich meinen Flow fertig erstellt habe. Wenn ich alle meine verschiedenen Flows sehen möchte, klicken Sie auf der linken Seite auf Meine Flows und hier sehe ich meinen neuen Flow namens Marketing-Idee muss genehmigt werden.

Lassen Sie uns das jetzt testen, um zu sehen, wie es funktioniert. Ich bin wieder auf der SharePoint-Website und lasse mich klicken, um eine neue Idee hinzuzufügen. Ich bin ziemlich optimistisch, den größten Keks der Welt zu backen. Ich denke, wenn wir den größten Keks der Welt backen, werden wir wahrscheinlich viel Presseberichterstattung bekommen und das wird viel Interesse wecken. Ich bin wirklich überzeugt von dieser Idee, also werde ich sie niederlegen und speichern.

Ich bin jetzt wieder in Paddys Ansicht und hier sehen Sie eine neue Genehmigungsanfrage, die darauf basiert, dass ich ein Element in SharePoint hinzufüge.

Wenn Patty darauf klickt, kann sie alle Details der Genehmigungsanfrage anzeigen und eines der wirklich netten Dinge hier unten ganz unten sehen wir alle benutzerdefinierten Optionen, die sie für Ja, Nein oder Ich brauche mehr Informationen auswählen kann, und wir alle kennen Backen Der größte Keks der Welt, das ist so nah wie möglich an einem Slam Dunk, also werden wir mit Ja gehen und uns einreichen.

So funktioniert der Genehmigungsworkflow von Microsoft Teams.

Jetzt möchte ich es Ihnen übergeben:

Welche Erkenntnis aus dem heutigen Bericht fandest du am interessantesten? Oder vielleicht haben Sie eine Frage zu etwas, das ich abgedeckt habe.

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