Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Google Docs

Google Docs es parte del conjunto de herramientas de productividad basadas en la nube de Google. Facilita la colaboración en documentos y compartirlos con otros. Le mostramos cómo realizar un seguimiento de los cambios en Documentos para que pueda ver las diferencias en la última versión.

La diferencia con los cambios de seguimiento de Word

En Microsoft Word, la colaboración de documentos ocurre en serie. Una persona habilita "Seguimiento de cambios", trabaja en un documento, termina de editarlo y envía el documento a la siguiente persona para su revisión. Esa persona puede revisar los cambios registrados y realizar ediciones, creando así múltiples versiones del mismo documento.

En Google Docs, no hay varias versiones de un documento, solo una copia en la nube, que varios usuarios pueden editar simultáneamente.

Si desea conocer otras diferencias, consulte Google Docs vs. Microsoft Word: ¿cuáles son las diferencias?

Recuerde compartir su documento

Si desea realizar un seguimiento de los cambios en un documento de Google para que otra persona pueda revisarlos, debe compartir el documento con esa persona. 

Para compartir un documento con otra persona:

1. Seleccione el botón Compartir en la parte superior derecha del Documento de Google.

1. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona en Agregar personas y grupos .

1. Una vez que haya terminado de agregar la lista de personas, elija su función en el menú desplegable de la derecha .

1. Marca o desmarca la casilla que les notifica que has compartido el documento.

1. Escriba una nota explicativa si es necesario.

1. Seleccione Enviar .

Consultar el historial de revisión de documentos

Google Docs mantiene un registro del historial de un documento desde el momento en que se creó. Entonces, incluso si olvida o no sabe cómo realizar un seguimiento de los cambios en su documento de Google, siempre puede buscarlos utilizando el historial de revisión del documento:

1. Abre tu Documento de Google .
2. Seleccione Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones .

1. En el panel de la derecha, verá la hora, la fecha y el autor de cada sesión de revisión de ese documento. Puede hacer clic en cualquiera de estos y ver los cambios realizados por cada editor.

1. Al hacer clic en los tres puntos verticales en cualquier versión creada automáticamente, puede elegir darle un nombre a una versión en particular o hacer una copia como un nuevo Documento de Google separado.

1. También puede restaurar el documento a cualquier versión anterior si alguien realizó modificaciones destructivas en el texto.

Usar modo de sugerencia

El modo de sugerencia es la característica más cercana al seguimiento de cambios que encontrarás en Google Docs. Esto es más útil cuando ha sido invitado a editar un documento escrito por otra persona.

Cuando utiliza el modo Sugerencia:

• Verás las ediciones hechas en un color diferente. 
• También verá esos cambios resumidos como comentarios en el lado derecho del documento. 
• Usted y otros editores pueden intercambiar mensajes de chat sobre cambios individuales dentro de esas burbujas de comentarios. 
• Cuando haya acordado un cambio, simplemente seleccione la marca de verificación para aceptarlo, o seleccione la X para rechazarlo.

Aquí hay un ejemplo de cómo se ve:

Activar el modo Sugerencias es fácil:

1. Seleccione el menú desplegable con el icono del lápiz .

1. Elija Sugerencias o haga clic en este botón verde de acceso directo de sugerencias cuando se desplaza sobre una página.

Ahora está listo para realizar los cambios que desee en el documento sin alterar el texto de forma permanente.

Dejar comentarios para otros usuarios

Además de las sugerencias automáticas, también puede dejar comentarios para otros editores y escritores para dar más contexto a sus sugerencias.

Para dejar un comentario:

1. Abre el Documento de Google .

1. Resalte el texto que desea comentar o coloque el cursor en el punto donde desea dejar un comentario.

1. Selecciona Insertar > Comentar o usa el atajo azul "+" que aparece a la derecha de la página cuando pasas el cursor sobre ella.

1. Escriba su comentario y luego seleccione el botón Comentar .

Recuerda que puedes etiquetar a otros editores usando el símbolo @. También puede usar la función de chat en vivo si otros escritores están en línea al mismo tiempo que usted.

Descargue su documento como un archivo de Word

Puede convertir sugerencias en cambios controlados descargando su documento de Google como un documento de Word. Cuando se abren en Word, las sugerencias se mostrarán como cambios controlados y se conservarán todos los comentarios. Aquí está cómo hacerlo:

Seleccione Archivo > Descargar > Microsoft Word .

Nota: El documento descargado ahora es independiente del Google Doc en la nube. Ningún cambio realizado en ese documento se reflejará en la versión en la nube. Si desea compartir las ediciones del documento de Word, deberá cargarlo como un nuevo documento de Google y compartirlo desde cero.

No recomendamos editar en Word y Docs de esta manera, ya que puede llevar mucho tiempo, presentar problemas de formato y generar confusión. Una buena alternativa es usar Microsoft 365 , que incluye características y colaboración similares basadas en la nube.

Nunca pierdas la pista de nuevo

Ahora puede rastrear y compartir cambios en Google Docs. Solo recuerda compartir este artículo con cualquier otro editor que trabaje contigo en un documento, ya que todos tienen que activar el modo de sugerencia de forma independiente.