El modo confidencial en G Suite se presentó en abril pasado, pero aún no se ha puesto a disposición del público. Permite al usuario enviar un correo electrónico con fechas de vencimiento, revocar mensajes antiguos enviados y eliminar opciones como reenviar, copiar, imprimir y descargar a través de controles integrados de administración de derechos (IRM). Todo esto para proteger los datos personales de los usuarios de G suite.
De forma predeterminada, el modo confidencial en G Suite está habilitado, sin embargo, los usuarios de G suite pueden deshabilitarlo fácilmente.
Aquí explicaremos por qué los usuarios de G suite y otros deben usar el modo confidencial de G Suite, cómo enviar mensajes y archivos adjuntos usando el modo confidencial de Gmail, eliminar el acceso anticipado y más.
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¿Por qué utilizar el modo confidencial?
El modo confidencial de G Suite brinda control al remitente para crear fechas de vencimiento para sus correos electrónicos y revocar los mensajes enviados anteriormente.
¿Cómo empezar con el modo confidencial de G Suite?
Antes de comenzar, recuerde que si está usando Gmail con una cuenta profesional o educativa, deberá comunicarse con el administrador del sistema para usar el modo confidencial de Gmail.
Administrador: si eres un administrador, puedes decidir si los usuarios de G suite pueden usar el modo confidencial en G suite o no. Para ello, vaya a Aplicaciones> G Suite> Configuración de Gmail> Configuración de usuario. Desde aquí, seleccione una de las siguientes opciones para permitir o no permitir que los usuarios de G Suite utilicen el modo confidencial en G Suite:
Desactivar
Habilitar
Pasos para usar el modo confidencial de Gmail en su PC:
Nota: Si el modo confidencial está habilitado, deberá ir al final del mensaje y hacer clic en Editar.
Si se selecciona " Sin contraseña de SMS ", el destinatario que utilice la aplicación Gmail puede abrirla directamente. Mientras que los destinatarios que no utilicen la aplicación Gmail recibirán un correo electrónico con un código de acceso.
Si se selecciona " contraseña de SMS ", el destinatario obtiene una contraseña a través de un mensaje de texto.
Sugerencia: Aquí, deberá ingresar el número de teléfono de los destinatarios, no el suyo.
Ahora, cualquier mensaje que envíe estará protegido a través del modo confidencial de G Suite.
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¿Cómo eliminar el acceso anticipado usando el modo confidencial en G Suite?
Para evitar que el destinatario vea el correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, siga los pasos a continuación:
¿Cómo deshabilitar el modo confidencial?
Para deshabilitar el modo confidencial de Gmail, siga los pasos a continuación:
¿Cómo acceder a un correo electrónico enviado con el modo confidencial de G Suite?
Si ha recibido un correo electrónico con el modo confidencial, puede abrir tanto el mensaje como el archivo adjunto antes de la fecha de vencimiento o hasta que el remitente elimine el acceso. Para ver el correo electrónico si es usuario de Gmail, siga los pasos a continuación:
Elija Enviar contraseña> la recibirá en su teléfono> ingrese la misma y haga clic en Enviar.
Si está utilizando otra cuenta de correo electrónico, abra el correo electrónico> seleccione Ver el enlace de correo electrónico. Esto abrirá una nueva página, seleccione Enviar código de acceso> verifique el mensaje con el código de acceso> ingréselo y haga clic en Enviar.
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¿Cómo funciona el modo confidencial de G Suite con Vault y eDiscovery?
Cuando se envía un mensaje con el modo confidencial, Gmail reemplaza el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos con un enlace. Esto significa que cuando un usuario envía un mensaje usando el modo confidencial de G Suite, Vault retiene, conserva, busca y exporta los mensajes del modo confidencial. El mensaje solo es accesible cuando el remitente del mensaje es de dentro de la organización.
¿Qué hacer si su correo electrónico ha caducado y el número proporcionado es para un mensaje de error de país no admitido?
Mientras usa el modo Confidencial en Gmail, si recibe el mensaje de error El correo electrónico ha caducado, existe la posibilidad de que el acceso al correo electrónico se haya eliminado antes de la fecha de vencimiento. En tal caso, deberá pedirle al remitente que le reenvíe el correo electrónico.
Si recibe el número proporcionado es para un país no admitido, recuerde que solo puede enviar códigos de acceso por SMS para números que pertenecen a estas regiones:
Norteamérica
Sudamerica
Europa
Australia
Asia: India, Corea y Japón
¿Cómo funciona el modo confidencial de Gmail en los destinatarios?
Google envía un enlace, cuando se abre en la aplicación o en la web, muestra el contenido del mensaje en línea. Si el destinatario no es un usuario de Gmail, deberá hacer clic para ver un correo electrónico en un portal alojado en la nube separado.
Además de esto, si desea utilizar el modo confidencial en G Suite en Android, iPhone y iPad, siga los pasos a continuación:
¿Cómo usar el modo confidencial de G Suite en Android, iPhone y iPad ?
Si el modo confidencial está habilitado, ve a la parte inferior> toca Editar> habilita el modo confidencial.
Una vez hecho esto, si desea establecer un código de acceso, una fecha de vencimiento y otros controles, elija entre:
Sin contraseña de SMS
Contraseña de SMS
Después de esto, toque Listo.
De esta forma podrás enviar un mensaje usando el Modo Confidencial desde tu Android, iPhone y iPad.
Espero que haya disfrutado del artículo y utilice el modo confidencial para proteger sus datos proporcionados por G Suite. Si hay algo más, le gustaría que escribiéramos sobre déjenos un comentario.
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