Así es como los administradores de TI pueden eliminar cuentas antiguas de Office 365 y también eliminar licencias para evitar pagar por cuentas de usuarios eliminadas o no utilizadas.
Visite el Centro de administración de Microsoft 365
Asegúrese de que el interruptor Probar el nuevo centro de administración esté activado en la parte superior
Haga clic en Usuarios en la barra lateral, seleccione el usuario que desea eliminar y elija Eliminar usuario
Vaya a la página de facturación del Centro de administración de Microsoft 365
Haga clic en la página Productos y servicios
Seleccione la suscripción y luego seleccione Agregar o quitar licencias para eliminar la licencia.
Siempre que alguien deja un trabajo o ya no está en una organización, tiene sentido eliminar sus datos y eliminarlos de Office 365. Esto no solo libera un lugar para futuros empleados, sino que evita que el usuario regrese y acceda a sus datos. También elimina el pago de una tarifa de suscripción adicional a Office 365 para el usuario. En esta guía, veremos cómo los administradores de TI pueden eliminar cuentas antiguas de Office 365.
Antes de entrar en nada, mencionaremos que esta es una guía solo para administradores de TI. Solo las personas que tienen permisos de administración global o de administración de usuarios de Office 365 para una empresa o escuela pueden eliminar cuentas de usuario. También vale la pena señalar que un administrador de TI solo tendrá 30 días para restaurar la cuenta antes de que los datos del usuario se eliminen permanentemente.
También mencionaremos que incluso si elimina un usuario de Office 365, seguirá pagando por su licencia. Deberá dar el paso adicional de dejar de pagar la licencia o transferirla a otro usuario para evitar pagar más.
Si la pérdida de información crítica de la empresa es un problema, existen formas de hacer una copia de seguridad de los datos de un usuario anterior , si es necesario. Finalmente, aún es posible conservar el correo electrónico del usuario, antes de eliminar la cuenta moviendo el correo electrónico a una ubicación diferente. Los administradores de TI con suscripciones de Office 365 de nivel empresarial también pueden conservar los datos del buzón de una cuenta de usuario de Office 365 eliminada convirtiéndola en un buzón inactivo.
Si está eliminando la cuenta de un usuario que ha convertido en un buzón de correo compartido, hay una consideración especial antes de eliminar un usuario. También hay una consideración especial si ha configurado el reenvío de correo electrónico en la cuenta.
¿La razón por la cual? Cuando una persona responde a un mensaje enviado al buzón compartido, el correo electrónico parecerá ser del buzón compartido y no del usuario individual. Además, el reenvío de correo electrónico también depende de tener la cuenta real aún activa y, si elimina la cuenta, el buzón de correo quedará inactivo. En estas situaciones, Microsoft recomienda que deje de pagar la licencia en lugar de eliminar la cuenta (que describimos en la siguiente sección).
De todos modos, para comenzar a eliminar una cuenta o un usuario de Office 365, deberá visitar el Centro de administración de Microsoft 365 . Desde aquí, querrá asegurarse de que el interruptor Probar el nuevo centro de administración esté activado en la parte superior. A continuación, puede hacer clic en Usuarios en la barra lateral, seleccionar el usuario que desea eliminar y elegir Eliminar usuario.
Los administradores de TI con una experiencia más profunda también pueden eliminar muchos usuarios al mismo tiempo con el cmdlet Remove-MsolUser PowerShell. No entraremos en los aspectos técnicos de eso, pero puede leerlo aquí si lo desea .
Nuevamente, eliminar una cuenta de Office 365 aún significa que pagará por la licencia. Puede dejar de pagar la licencia haciendo lo siguiente. Primero querrá ir a la página de Facturación del Centro de administración de Microsoft 365 . Luego, querrá hacer clic en la página Productos y servicios. Luego puede seleccionar la suscripción y luego seleccionar Agregar o quitar licencias para eliminar la licencia. También puede reasignar la licencia a otra persona desde la misma página, si es necesario. Solo tenga en cuenta que no se asignará a alguien automáticamente.
Dependiendo de su situación, es posible que no pueda eliminar la licencia correspondiente una vez que haya eliminado un usuario de Office 365 (en este caso, aún podría reasignar la licencia ahora liberada a un nuevo usuario). Esto sucederá si ha comprado licencias a través de un socio o licencias por volumen. Es posible que tampoco pueda eliminar licencias si está pagando por un plan anual o si se encuentra en medio de un ciclo de facturación. En este caso, no podrá eliminar la licencia de su suscripción hasta que se complete su compromiso. Puede obtener más información sobre cómo eliminar cuentas de Office 365 de Microsoft aquí .
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