Cómo ampliar la reunión: configurar, unirse, organizar, programar, usar el fondo virtual y más

El mundo está aislado, haciendo todo lo posible para contener la propagación del COVID-19, la horrible pandemia que ha infectado a más de 1,4 millones de personas en todo el mundo. El distanciamiento social es la única estrategia eficaz en este momento, y debemos seguir estrictamente el libro de reglas para evitar que el patógeno adquiera más huéspedes.

Con las medidas de bloqueo en vigor, las empresas, las instituciones educativas e incluso los clubes de lectura han buscado refugio en las plataformas de videoconferencia / conferencias. Hay un montón de opciones para elegir, por supuesto, pero ninguna otra plataforma ha visto su base de usuarios elevarse tan alto como una de las aplicaciones líderes en el segmento: Zoom.

En este artículo, lo llevaremos a través de los rincones y rincones de la aplicación, asegurándonos de que tenga una idea clara de cómo funciona la plataforma y cuáles son sus características, ya sea que sea una versión gratuita de Zoom o una con licencia. Así que, sin más preámbulos, empecemos.

Contenido

• ¿Qué es Zoom Meeting?
• Configuración de la reunión de Zoom: ¿Qué necesita?
• ¿Existe una aplicación separada para las reuniones de Zoom?
• ¿Cómo organizar una reunión de Zoom?
• Cómo invitar a tus amigos a una reunión
• ¿Cómo solucionar el error "El anfitrión tiene otra reunión en curso"?
• ¿Cómo unirse a una reunión de Zoom?
• Cómo encontrar la contraseña de la reunión
• ¿Cómo programar una reunión?
• ¿Cómo programar reuniones periódicas?
• Cómo finalizar una reunión de Zoom
• ¿Qué es un ID de reunión de Zoom?
• ¿Necesita algún código para unirse a las reuniones de Zoom?
• Sugerencias para reuniones de video de Zoom
• Grabación de reuniones con zoom
• ¿Puede grabar una reunión de Zoom sin permiso?
• ¿Puede unirse a una reunión aleatoria de Zoom?
• ¿Qué es Zoombombing?
• La lucha de Zoom contra Zoombombing
• ¿Cómo hacer que sus reuniones de Zoom sean más seguras?
• Zoom fondos de reuniones
• ¿Qué es un seminario web de Zoom?
• Características distintivas de los seminarios web de Zoom

¿Qué es Zoom Meeting?

Zoom se enorgullece de facilitar un entorno de oficina, incluso en las ubicaciones más remotas. Al brindarle acceso a un montón de herramientas de productividad y la mejor claridad de audio / video de su clase, Zoom se asegura de que sus reuniones sean tan eficientes como fáciles.

Una reunión de conferencia remota alojada en la plataforma Zoom se denomina reunión Zoom. El anfitrión de la reunión tiene el mayor control, mientras que los demás asistentes, si no se asignan coanfitriones, tienen el mismo peso.

Configuración de la reunión de Zoom: ¿Qué necesita?

Dado que realizaría toda la sesión en línea, es de suma importancia que tenga una conexión a Internet estable. Otros requisitos son:

• Cuenta Zoom (gratuita o de pago)
• Navegador web o la aplicación Zoom (disponible tanto para escritorio como para teléfono)
• Opcional:
  • Cámara web para videoconferencias
  • Micrófono
  • Buenas condiciones de iluminación.
  • Potente hardware para facilitar fondos virtuales

Actualización [20 de agosto de 2020] : Zoom ha agregado la capacidad de unirse a reuniones usando Zoom en casa en pantallas inteligentes. La función le permitirá participar en reuniones con solo tocar un botón o mediante el uso de comandos de voz. El primero en recibirlo será el Portal de Facebook (en septiembre), seguido de Amazon Echo Show y Google Nest Hub Max durante el final del otoño. 2020.

¿Existe una aplicación separada para las reuniones de Zoom?

El cliente que descarga después de registrarse en Zoom actúa como la aplicación todo en uno para todos los servicios de Zoom. No hay una aplicación separada solo para reuniones de Zoom. La aplicación única le permite organizar y unirse a reuniones de Zoom, ya sea que tenga un teléfono o una PC.

¿Cómo organizar una reunión de Zoom?

Como se mencionó en la sección anterior, necesita una cuenta de Zoom para organizar o unirse a reuniones. Si aún no lo ha hecho, haga clic en este enlace para registrarse. Después de completar el proceso de registro, solo necesita iniciar sesión y comenzar a organizar una reunión creando una nueva reunión.

Organizar una reunión desde la aplicación para PC

Si está utilizando un cliente de escritorio, abra la aplicación, inicie sesión y luego haga clic en la opción de pantalla Nueva reunión o Compartir.

Organizar reunión desde el navegador

Visite Zoom , inicie sesión y, en la página de inicio, coloque el mouse en la opción 'HOSTAR UNA REUNIÓN' y luego seleccione cualquiera de las tres opciones entre Con video apagado, Con video encendido y Compartir solo pantalla.

Cómo invitar a tus amigos a una reunión

Puede invitar a sus amigos mientras está en una reunión o cuando está creando una reunión programada. Exploremos cómo.

Invitar durante una reunión

Organice una reunión como se describe arriba. En la ventana emergente de la reunión, haga clic en Invitar para agregar participantes. Deberá agregar su nombre de contacto o su identificación de correo electrónico para agregarlos a la reunión.

Invitar a una reunión programada

En la Web , visite la página Próximas reuniones, luego marque el reloj en Programar reunión> y luego haga clic en el  enlace Copiar la invitación .

Se abrirá una ventana emergente con los detalles de la reunión, como se muestra a continuación.

En la aplicación para PC, primero presione la pestaña de reuniones en la parte superior para obtener una lista de todas las reuniones programadas. Ahora, haga clic en el enlace de la reunión a la que desea invitar detalles y luego haga clic en Copiar invitación (como se muestra a continuación).

Los detalles se copiarán en el portapapeles de su PC. Entonces, para compartir, simplemente redacte un correo electrónico y pegue los detalles en el cuerpo del correo electrónico . O compártelo con cualquier otro medio como mensaje.

¿Cómo solucionar el error "El anfitrión tiene otra reunión en curso"?

Zoom es una de las plataformas de videoconferencia más fáciles de usar del mundo. Pero incluso las cosas más convenientes tienden a tener algunas limitaciones. Para Zoom, es la cantidad de reuniones que puede organizar al mismo tiempo.

La plataforma no permite que ningún usuario, de pago o gratuito, ejecute varias reuniones al mismo tiempo. Por lo tanto, si esperaba pasar de una reunión a otra, es posible que Zoom no sea la mejor opción para usted.

Si se enfrenta a este problema ("El organizador tiene otra reunión en curso") como participante, simplemente pídale a su organizador que finalice correctamente la reunión anterior. Este problema solo puede ocurrir si el anfitrión programa dos reuniones superpuestas y habilita " Unirse antes que el anfitrión " para ambas.

¿Cómo unirse a una reunión de Zoom?

A continuación se explica cómo unirse a una reunión en la aplicación de su PC o navegador web.

Únase a una reunión en la aplicación para PC

Unirse a una reunión de Zoom es tan sencillo como organizar una. Una vez que haya iniciado sesión en su cliente de escritorio, simplemente haga clic en el botón Unirse.

Ingrese el ID de la reunión de Zoom, marque un par de opciones, ya sea que desee que Zoom acceda a su micrófono y cámara web, y presione Unirse . Deberá ingresar la contraseña de su reunión que debe tener el anfitrión de la reunión.

Unirse a una reunión en la web

Por otro lado, si está utilizando un navegador , inicie sesión primero y luego haga clic en UNIRSE A UNA REUNIÓN primero. O haga clic en este enlace para visitar directamente la página Unirse a una reunión . Luego, ingrese el ID de la reunión que recibió del anfitrión de la reunión.

Cómo encontrar la contraseña de la reunión

Si está organizando una reunión, simplemente puede hacer clic en el botón Invitar en la ventana de la reunión y luego hacer clic en el botón Copiar invitación en la nueva ventana emergente.

Sin embargo, si está intentando unirse a una reunión, deberá solicitar la contraseña al anfitrión de la reunión. Lea más en el enlace a continuación.

► Cómo encontrar la contraseña de la reunión de Zoom

¿Cómo programar una reunión?

Ya hemos visto lo fácil que es organizar una reunión en Zoom. En esta sección te contamos cómo puedes programar tus reuniones en la plataforma. Cuando se trata de reuniones programadas, tiene dos opciones: a través del portal web o el cliente de escritorio.

Portal web

Dirígete al portal oficial de Zoom e inicia sesión con las credenciales correctas. Ahora, haga clic en Mi cuenta para cargar la página de perfil . Ahora, vaya a la pestaña Reuniones . La pestaña Reuniones no solo le brinda control total sobre las próximas reuniones, sino que también le permite programar una nueva con solo un par de clics.

Haga clic en Programar una nueva reunión para comenzar. Establezca el tema de su reunión, la fecha y la hora, la duración, la contraseña, si usted (el anfitrión) y los participantes podrían activar la transmisión de video, la fuente de audio y más. Al confirmar las opciones, haga clic en Guardar para finalizar el proceso.

Cliente de escritorio

Después de iniciar sesión, haga clic en el botón Programar en el panel de su cliente de Zoom. Al igual que en el portal web, puede establecer el tema de la discusión, la fecha y la hora, la contraseña y más. Haga clic en Avanzado para revelar opciones adicionales, como sala de espera, unirse antes que el anfitrión y más. Una vez que esté satisfecho, haga clic en Programar para confirmar la reunión.

¿Cómo programar reuniones periódicas?

En un intento de facilitarles la vida a los anfitriones que organizan reuniones diarias, semanales o mensuales, Zoom ha introducido una función llamada Reuniones periódicas. La función le permite programar reuniones con múltiples ocurrencias, utilizando el mismo ID de reunión. De esa manera, sus asistentes no tendrán que pasar por la molestia de iniciar sesión cada vez que se lleve a cabo una reunión, sobre el mismo tema.

Para activarlo, primero, inicie sesión en su cliente de escritorio y haga clic en Programar . Marque la opción Reuniones periódicas y presione Programar . Permita el acceso al calendario que seleccionó, seleccione la recurrencia y, finalmente, presione Guardar .

Cómo finalizar una reunión de Zoom

Cuando esté en una reunión, puede finalizarla con un solo clic.

Si es el anfitrión de la reunión, obtendrá las tres opciones que se muestran en la captura de pantalla anterior. Sin embargo, si es un participante, no obtendrá la opción "Finalizar reunión para todos".

¿Qué es un ID de reunión de Zoom?

Cada reunión de Zoom se identifica mediante una identificación numérica única denominada Id. De reunión. Estos son números de 9 dígitos asignados al azar, con dos guiones (-) después de los intervalos de tres dígitos.

Si es el anfitrión, deberá transmitir su ID de reunión a los participantes. Los asistentes, por otro lado, deben solicitar al anfitrión el ID de la reunión. Los ID de reunión también se pueden encontrar en las invitaciones a reuniones.

Cabe señalar que Zoom también asigna una ID de reunión personal única a cada usuario. También puede utilizar ese número de 12 dígitos para organizar una reunión. Sin embargo, a diferencia de las ID de reunión habituales, las ID de reunión personal no cambian con cada reunión.

¿Necesita algún código para unirse a las reuniones de Zoom?

No, no necesitas un código. Las reuniones de Zoom se identifican por sus ID de reunión únicos. Por lo tanto, deberá pedirle a su anfitrión la identificación de la reunión antes de continuar. Si la reunión está protegida con contraseña, también necesitará la contraseña. No se requieren otros códigos.

Sugerencias para reuniones de video de Zoom

Ahora que está familiarizado con el funcionamiento de Zoom, es hora de ver cómo podría mejorar sus videoconferencias. Desde su apariencia hasta la apariencia de su fondo de video, hay muchas cosas interesantes en la tienda. Sin embargo, nos centraremos en los cinco mejores consejos del lote.

Compartir pantalla

Compartir pantalla es una de las características más útiles de Zoom, y no hace falta ser un experto para dominarlo. Una vez que comience su reunión, haga clic en el botón Compartir pantalla en el panel en la parte inferior de la pantalla. Puede compartir todo su escritorio o elegir una ventana específica que tenga abierta. Haga clic en el botón Detener compartir (botón rojo) para dejar de compartir su pantalla.

Fondo virtual

Para tener un fondo de aspecto más profesional, o divertido, puede hacer uso de la función de fondo virtual líder en la industria de Zoom. Simplemente vaya a Fondo virtual, en Configuración, para establecer un nuevo fondo virtual elegante. Para obtener más información, consulte nuestra colección de fondos de Zoom gratuitos aquí .

Apague el micrófono / video al unirse a una reunión

Puede optar por apagar el micrófono y la cámara web desde el principio. Para hacerlo, vaya a Configuración, Audio (video) y haga clic en Silenciar micrófono al unirse a una reunión (Apague mi video al unirse a una reunión).

Presiona la barra espaciadora para silenciar / reactivar

La barra espaciadora de su teclado actúa como una práctica palanca durante las reuniones de Zoom. Mantenga presionado el botón para silenciar / reactivar su micrófono. Hablar con confianza en las reuniones de Zoom nunca ha sido tan fácil.

Atajos prácticos

Dominar algunas combinaciones de teclas puede ser de gran ayuda para mejorar su eficiencia en las reuniones de Zoom. Zoom tiene una guía de atajos dedicada en su sitio web, que cubre prácticamente todo, desde funciones básicas hasta baratijas avanzadas.

Grabación de reuniones con zoom

The leading video conferencing platform also allows you to record your meetings, making sure you don’t miss out on anything important.

Cloud

If you are a paid Zoom user — Pro and above — you can choose to Record to the Cloud. This option is enabled by default for paid subscribers and additional storage can be bought for as low as $40 per month — 100 GB. You can download your recordings to your PC or stream them directly through a browser.

You can also pick the recording layout — active speaker, gallery view, and shared screen — for varying the tone of the recordings. Click on the record option to start.

Local

All Zoom users — free users, too — can opt for local recording. Here, instead of shooting your recordings up to the cloud, you’re keeping them safely on your PC. After the recording is processed, you can upload it to Google Drive and distribute it among your peers. There’s no limit on how much you can record, so, feel free to log entire sessions.

Can you record a Zoom meeting without permission?

As mentioned earlier, hosts pretty much have full control over the meeting. So, if you were looking to record a meeting, sneakily, without notifying your boss, you’re sadly out of luck. Zoom’s built-in screen recorder is an exceptionally handy tool, but it doesn’t allow you to record without your host’s permission.

When a meeting’s underway, hosts can enable recording for some users by going into More — adjacent to the attendee’s name — and clicking on Allow record. If that said participant starts recording, the participants’ menu will prompt that the user’s been recording the meeting.

To bypass the permissions and record without making a peep, you could choose some third party software to record your entire desktop. Not only will it allow you to maintain a personal video journal, but it will also give you more flexibility in terms of the output file type.

Can you join a random Zoom meeting?

To join any Zoom meeting, you’ll need to have the unique meeting id of the said meeting. Additionally, Zoom has started encouraging hosts to make their meetings password protected, which acts as a fail-safe against malicious intrusions. So, unless you somehow get hold of both the meeting id and password, there’s no way for you to crash a random Zoom meeting.

What is Zoombombing?

Until very recently, Zoom didn’t have an air-tight security policy in place, which led to embarrassing incidents and abandoned meetings.

Zoom’s userbase has been expanding exponentially since the COVID-19 outbreak, and not all of them are happy campers. Many hackers and people with malicious intent took this opportunity to invade private, non-protected, Zoom meetings, and broadcast disturbing or pornographic content. Zoombombing, as people are calling it, has been classified as a form of online trolling, and the platform has taken some drastic measures to curb the onslaught.

Zoom’s fight against Zoombombing

Having seen many of its meetings abandoned, Zoom has introduced some effective security measures. The platform has now enabled password for meetings and toggled on Waiting Room by default. The latter adds an extra layer of security by allowing the host to screen the participants waiting to join. Additionally, Zoom has released an update that removes the meeting id from the title bar. This makes sure your private meeting id isn’t exposed even if you take a screenshot.

How to make your Zoom meetings more secure?

Zoom itself is doing all it can to make sure you’re not exposed to online trolling aka Zoombombing, despite making use of password mandatory now. However, there are a few things you could do to make sure your Zoom calls are as safe as possible.

Use Zoom meeting ID only

The option of giving away your Personal Meeting ID (PMI) might seem more convenient — as they don’t change with every meeting — but they expose you to greater risks. So, avoid using your Personal Meeting ID. Make sure you only use the random meeting ID Zoom generates when you create a new meeting; nothing else.

Lock your meetings

After all of your attendees have joined, always lock your meetings. This little step keeps intruders at bay, making your meetings super secure. To do so, open the Participants List, go to More, and hit Lock Meeting.

Use the Waiting Room

As mentioned in the previous section, Zoom has turned on Waiting Rooms by default for all users. This allows you to see the participants in the waiting room and only let in the ones you deem as important.

Zoom meeting backgrounds

Virtual Backgrounds is one of Zoom’s most-celebrated features. It allows you to set a custom image or video as your meeting background and dissipate any visual distractions that may arise. There are loads of excellent background images floating around the internet, and we’ve picked out some of the best for you. Check out our Virtual Backgrounds article to know more and download your favorites.

What is a Zoom Webinar?

Apart from hosting meetings, you can also use the Zoom platform to host Webinars. Webinars allow you to reach up to 10,000 people at once, giving you the opportunity to get your ideas across. Think of it as a virtual TED Talk or a lecture. You (the host) get to share your screen, talk freely, and use your webcam’s video feed to be more expressive. The audience can use the chat and Q/A options to get their opinions or concerns across.

Zoom Webinars’ distinguishing traits

Zoom meetings and Webinars might look eerily identical, but there are some traits that set the two apart. In this section, we’ll chalk down some characteristics unique to Zoom Webinars.

• Only available for paid subscribers (Pro and above)
• The audience can range between 100 and 1000 (depending on add-on package)
• Participant roles: Panelist, Host/Co-host, Attendee
• Adecuado para una audiencia de más de 50 personas.
• Menos interactivo que las reuniones de Zoom
• Los asistentes solo pueden interactuar a través del chat y las opciones de preguntas y respuestas
• No hay salas para grupos pequeños

Esperamos haber respondido a todas sus consultas sobre las reuniones de Zoom. En caso de que necesite ayuda con respecto a las reuniones de Zoom, asegúrese de preguntar en la sección de comentarios anterior.